信息系统软件采购制度

PAGE信息系统软件采购制度一、总则（一）目的为规范公司信息系统软件采购行为，确保采购活动合法、合规、有序进行，提高采购效率，保证采购质量，满足公司业务发展对信息系统软件的需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门信息系统软件的采购活动，包括但不限于操作系统、数据库管理系统、办公软件、业务应用系统等各类软件的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照公司内部规定和流程进行采购操作，确保采购过程透明、公正、公平。3.需求导向原则：以满足公司业务需求为出发点，充分调研和分析业务部门需求，确保采购的软件能够有效支持公司业务运营。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能稳定、功能满足需求的软件产品，保障公司信息系统的稳定运行。5.成本效益原则：在保证软件质量和满足业务需求的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购需求管理（一）需求提出1.各业务部门根据自身业务发展和工作需要，定期梳理信息系统软件需求，并填写《信息系统软件采购需求申请表》。申请表应详细说明软件名称、功能要求、性能指标、使用范围、预计使用时间及预算等内容。2.对于临时性或紧急的软件需求，业务部门应及时与相关负责人沟通，经同意后可随时提交需求申请表。（二）需求评估1.信息管理部门收到采购需求申请表后，组织相关技术人员和业务专家对需求进行评估。评估内容包括需求的合理性、必要性、可行性以及与公司现有信息系统的兼容性等。2.根据评估结果，对需求进行分类处理：对于合理、可行且符合公司发展战略的需求，纳入采购计划；对于部分不合理或可行性较低的需求，与业务部门沟通协商，提出修改建议，待业务部门确认后再行评估；对于不符合公司整体规划或与现有系统严重冲突的需求，予以驳回，并向业务部门说明原因。（三）需求变更管理1.在采购过程中，如因业务发展、政策调整或其他原因导致软件采购需求发生变更，业务部门应及时填写《信息系统软件采购需求变更申请表》，详细说明变更内容、变更原因及对采购进度和预算的影响。2.信息管理部门对变更申请进行审核，评估变更的必要性和可行性。审核通过后，通知采购部门按照变更后的需求进行采购操作。同时，对采购合同、预算等相关文件进行相应调整。三、采购流程（一）采购申请1.经需求评估通过的软件采购需求，由信息管理部门汇总后填写《信息系统软件采购申请表》，提交至公司采购决策机构审批。申请表应附上需求评估报告、预算明细等相关资料。2.采购决策机构根据公司战略规划、业务需求、资金状况等因素，对采购申请进行审批。审批通过后，方可开展采购活动。（二）采购方式选择1.根据软件采购的特点、市场情况以及公司实际需求，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的软件采购项目。通过发布招标公告，吸引众多潜在供应商参与投标，按照规定的评标标准进行评标，选择最优供应商。邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的软件项目，或采用公开招标方式的费用占项目采购价值比例过大的项目，可采用邀请招标方式。由采购部门向符合条件的特定供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。竞争性谈判：当招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的软件采购项目，可采用竞争性谈判方式。与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：符合下列情形之一的软件采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的软件采购项目，可采用询价方式。向不少于三家的供应商发出询价通知书，让其报价，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。2.采购方式的选择应严格按照相关法律法规和公司规定执行，并在采购申请中详细说明选择该采购方式的理由。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选根据采购需求和采购方式，采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商库。收集渠道包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、软件著作权证书、业绩情况、信誉状况、技术实力、售后服务能力等。只有通过资格审查的供应商才能进入后续采购环节。2.供应商评估对于进入采购环节的供应商，采购部门组织相关人员对其进行综合评估。评估方式包括实地考察、样品测试、技术交流、客户反馈调查等。评估内容主要包括软件产品质量、技术支持能力、售后服务水平、价格合理性、交货期可靠性等方面。根据评估结果，对供应商进行打分排序，选择排名靠前的供应商作为候选供应商。3.供应商确定根据采购方式和评估结果，确定最终的供应商。对于公开招标、邀请招标等采购方式，按照评标结果确定中标供应商；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，根据谈判结果或综合比较情况确定成交供应商。采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括软件产品规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款。（四）采购合同签订1.采购合同由公司法律顾问审核，确保合同条款符合法律法规要求，明确双方的权利义务，保障公司利益。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订合同。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本提交至信息管理部门、财务部门等相关部门备案，以便跟踪合同执行情况和进行后续付款、验收等操作。（五）采购执行与监控1.采购部门负责按照采购合同约定，跟踪供应商的软件生产、交付进度，及时与供应商沟通协调，确保软件按时、按质、按量交付。2.信息管理部门应配合采购部门做好采购过程中的技术对接工作，对软件产品进行初步验收，检查软件功能、性能等是否符合采购需求。3.财务部门根据采购合同和相关审批文件，按照规定的付款方式和时间节点进行付款操作。付款前，需对采购发票等凭证进行审核，确保付款依据合法合规。4.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同执行情况、资金使用效益等方面，发现问题及时督促整改。四、验收管理（一）验收准备1.软件交付前，供应商应提前通知采购部门和信息管理部门，采购部门组织相关人员成立验收小组，明确验收人员职责。2.验收小组根据采购合同和需求文档，制定详细的验收方案，明确验收标准、验收流程和验收方法。（二）初步验收1.软件交付后，验收小组首先对软件的外观、数量、包装等进行检查，确保软件产品与采购合同约定一致。2.按照验收方案，对软件的功能、性能进行测试，检查软件是否满足业务需求和技术指标要求。测试过程中，应记录测试结果和发现的问题。（三）最终验收根据初步验收情况，对软件进行进一步的检查和评估。对于初步验收中发现的问题，要求供应商限期整改，整改完成后再次进行验收。只有当软件完全满足采购合同要求和业务需求时，才能通过最终验收。（四）验收报告验收完成后，验收小组应编写验收报告，详细记录验收过程、验收结果、发现的问题及整改情况等内容。验收报告经验收小组成员签字确认后，提交至采购部门、信息管理部门和财务部门等相关部门存档。五、付款管理（一）付款申请1.供应商按照采购合同约定完成软件交付并通过验收后，应向采购部门提交付款申请，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证。2.采购部门对付款申请进行审核，核实软件交付情况和验收结果，检查发票等凭证的真实性、合法性和完整性。审核通过后，填写《信息系统软件采购付款申请表》，提交至财务部门。（二）付款审批1.财务部门收到付款申请表后，对付款金额、付款方式、付款时间等进行审核，并按照公司财务审批流程进行审批。2.审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间节点进行付款操作。对于需要支付预付款的采购项目，应严格按照合同约定的比例和条件支付预付款。六、售后服务管理（一）售后服务要求1.采购合同中应明确供应商的售后服务内容和要求，包括软件的安装调试、培训、维护、升级、故障排除等方面。2.供应商应提供一定期限的免费售后服务，在售后服务期内，及时响应公司提出的服务需求，确保软件系统的正常运行。（二）售后服务监督与评估1.信息管理部门负责对供应商的售后服务进行监督，建立售后服务档案，记录供应商的服务响应时间、解决问题的情况、服务质量等信息。2.定期对供应商的售后服务进行评估，通过用户反馈、服务报告等方式，评价供应商的服务水平。对于服务质量不达标或未履行售后服务承诺的供应商，按照合同约定进行处理，如扣除服务费用、要求供应商整改或更换供应商等。七、档案管理（一）采购档案内容1.采购活动过程中形成的各类文件和资料，包括采购需求申请表、采购申请表、采购方式审批文件、供应商筛选及评估资料、采购合同、验收报告、付款凭证、售后服务记录等，均应作为采购档案进行管理。2.采购档案应按照项目进行分类整理，确保档案资料的完整性和系统性。（二）档案保管与查阅1.采购档案由公司指定的部门或专人负责保管，建立档案保管制度