行政单位采购办制度

PAGE行政单位采购办制度一、总则（一）目的为了加强行政单位采购工作的管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于行政单位内部采购办的各项采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则：采购办及相关人员应诚实守信，履行承诺，维护采购双方的合法权益。二、采购组织与职责（一）采购办的设置行政单位设立专门的采购办，负责本单位采购工作的组织实施和管理。采购办应配备与采购工作相适应的专业人员，明确各岗位的职责分工。（二）采购办的职责1.制定采购计划：根据单位工作需要和预算安排，编制年度采购计划，并报单位领导审批。2.组织采购活动：按照采购计划，组织实施各类采购项目，包括采购文件编制、供应商选择、采购合同签订等。3.采购合同管理：负责采购合同的起草、审核、签订、履行、变更和终止等工作，确保合同的合法性和有效性。4.采购资金管理：配合财务部门做好采购资金的支付和结算工作，严格控制采购成本。5.采购档案管理：负责采购活动中各类文件、资料、合同等档案的收集、整理、归档和保管工作。6.监督检查：对采购活动进行全程监督检查，确保采购过程合规、公正、透明，及时发现和纠正采购过程中的问题。7.其他职责：完成单位领导交办的其他与采购相关的工作任务。（三）采购人员的职责1.采购经办人员负责采购项目的具体实施，包括与供应商沟通、询价、谈判、签订合同等工作。收集、整理采购项目的相关资料，确保采购活动的顺利进行。及时向采购办负责人汇报采购工作进展情况，反馈采购过程中出现的问题。2.采购审核人员对采购文件、采购合同等进行审核，确保其符合法律法规和单位规定。审查采购项目的预算执行情况，防止超预算采购。对采购过程中的重大事项提出审核意见，为采购决策提供参考。3.采购办负责人全面负责采购办的日常工作，组织制定采购工作制度和流程。审核采购计划和采购项目，协调解决采购过程中的重大问题。对采购人员的工作进行监督和考核，确保采购工作的质量和效率。三、采购流程(一)采购需求申报1.各部门根据工作需要，填写采购需求申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额等内容，并提交相关证明材料。2.采购需求申请表经部门负责人审核签字后，报采购办。(二)采购计划编制1.采购办收到采购需求申请表后，进行汇总整理，并结合单位年度预算和采购资金安排，编制采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间、采购预算等内容，报单位领导审批。(三)采购方式确定1.根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，采购办确定合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当按照规定履行审批手续。(四)采购文件编制1.根据确定的采购方式，采购办编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，经采购审核人员审核，采购办负责人批准。(五)供应商选择与采购实施1.公开招标采购项目，采购办应在指定媒体上发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。2.邀请招标采购项目，采购办应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判采购项目，采购办应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购项目，采购办应与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价采购项目，采购办应向不少于三家的供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。6.在采购实施过程中，采购经办人员应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。(六)评标与定标1.对于采用招标、竞争性谈判等方式的采购项目，采购办应组织评标委员会或谈判小组进行评标或谈判。评标委员会或谈判小组由单位代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会或谈判小组应按照采购文件规定的评标标准或谈判要求，对供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审，推荐成交候选人或确定成交供应商。3.采购办根据评标委员会或谈判小组的评审结果，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。(七)采购合同签订与履行1.采购办应在成交通知书发出之日起三十日内，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，采购经办人员应及时将合同副本送财务部门备案，并跟踪合同的履行情况，确保供应商按照合同约定履行义务。3.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款的，采购办应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。(八)验收与付款1.采购项目完成后，采购办应组织相关部门和人员按照采购合同约定的质量标准进行验收。验收合格的，由验收人员签署验收报告。2.验收合格后，采购办应及时办理付款手续。财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间，向供应商支付采购款项。3.对于验收不合格的采购项目，采购办应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补救措施或退换货物。如因供应商原因给单位造成损失的，采购办应依法追究供应商的违约责任。四、采购监督与管理（一）内部监督1.单位内部审计部门应定期对采购办的采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否合法有效、采购资金使用是否合理等。2.采购办应建立内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，定期对采购工作进行自查自纠，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部监督1.接受财政部门、监察部门等相关部门的监督检查，积极配合有关部门对采购活动的调查和处理。2.采购办应主动接受社会监督，对采购项目的招标公告、中标结果等信息及时进行公开，保障社会公众的知情权和监督权。（三）违规处理1.对于采购过程中出现的违规行为，如违反采购程序、收受供应商贿赂等，单位将依法依规追究相关人员的责任。2.对违规供应商，采购办有权取消其参与本单位采购活动的资格，并依法追究其违约责任。情节严重的，将向相关部门通报，禁止其在一定期限内参与政府采购活动。五、采购档案管理（一）档案范围采购档案包括采购活动中形成的各类文件、资料、合同等，主要包括采购需求申请表、采购计划、采购文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、评标报告、成交通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理与归档1.采购经办人员应在采购活动结束后及时将相关文件资料收集齐全，并按照档案管理的要求进行整理。2.整理后的档案应按照类别、时间顺序进行编号，编制档案目录，确保档案资料的完整性和规范性。3.采购档案应由专人负责归档保管，存放于专门的档案柜中，并建立电子档案备份，以便查询和使用。（三）档案查阅与借阅1.本单位内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购办负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或复制。2.外单位人员因工作需要查阅采购档案的，应持单位介绍信，经采购办负责人批准，并办理相关登记手续后，方可查阅。查阅档案时，应严格遵守档案管理规定，不得泄露档案内容