基金会采购制度

PAGE基金会采购制度一、总则（一）目的为规范基金会采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基金会内部开展的各类采购活动及相关参与人员。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照基金会章程及相关规定进行采购操作，保障采购流程的规范性。3.公开性原则：采购信息应在规定范围内公开，接受社会监督，确保采购过程透明。4.公正性原则：对待所有供应商一视同仁公正评标，保证采购结果公平合理。5.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求资金使用效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构基金会设立采购决策委员会，由基金会管理层、财务人员及相关专业人员组成。主要职责包括：1.审议采购政策、制度及重大采购项目计划。2.对采购预算进行审核。3.审批采购项目的采购方式、采购文件及评标结果等重大事项。（二）采购执行部门基金会指定专门的采购部门负责具体采购活动的执行，其职责如下：1.根据采购需求编制采购计划，明确采购项目、数量、时间等内容。2..组织开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商库。3.按照规定程序选择采购方式，编制采购文件。4.组织采购项目的开标、评标、谈判等活动。5.与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。6.整理、归档采购文件及相关资料。（三）监督部门基金会内部审计部门负责对采购活动进行全程监督，主要职责为：1.监督采购决策程序的合规性。B.检查采购活动是否按照规定的采购方式和程序进行。C.审查采购文件及合同的合法性、合规性。D.对采购过程中的违规行为进行调查并提出处理建议。三、采购预算管理（一）预算编制原则1.依据基金会年度工作计划和项目需求，科学合理地编制采购预算。2.充分考虑采购项目的必要性、可行性和效益性，确保预算资金的合理使用。3.遵循稳健性原则，预留一定的弹性空间以应对可能的预算调整。（二）预算编制流程1.各部门根据工作需要，在规定时间内提出采购需求，提交至采购部门。2.采购部门汇总各部门采购需求，结合基金会年度工作计划，编制采购预算草案。3.采购预算草案经财务部门审核后，提交采购决策委员会审议通过。4.采购决策委员会批准后的采购预算下达至各部门执行。（三）预算调整1.因特殊原因需要调整采购预算的，由相关部门提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。2.采购部门对申请进行审核，提出审核意见后提交财务部门。3.财务部门审核后，提交采购决策委员会审议批准。4.采购决策委员会批准后的预算调整通知相关部门执行。四采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购项目达到国家规定的公开招标数额标准，且具有足够的潜在供应商可供选择时，采用公开招标方式。2.招标程序：A.采购部门发布招标公告，公告内容包括招标项目的名称、内容、数量、技术要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等。B.接受潜在供应商报名，对报名供应商进行资格预审。C.发售招标文件，组织答疑会，解答供应商对招标文件的疑问。D.接收投标文件，组织开标、评标活动。E.向中标供应商发出中标通知书，并在规定媒体上公告中标结果。（二）邀请招标1.适用条件：A.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。B.采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请程序：A.采购部门根据采购项目特点和需求供应商库，选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。B.组织被邀请供应商进行投标，后续程序参照公开招标方式执行。（三）竞争性谈判1.适用条件：A.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。B.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。C.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。D.不能事先计算出价格总额的。2.A.采购部门成立谈判小组，谈判小组由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。B.谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。C..确定参加谈判的供应商名单，向其发出谈判邀请。D.组织谈判活动，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交最后报价。E.谈判小组根据谈判情况，推荐成交候选人，采购部门确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用条件：A.只能从唯一供应商处采购的。B.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。C..必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：A.采购部门向采购决策委员会提交单一来源采购申请，说明采购项目的名称、内容、金额、单一来源采购理由等。B.采购决策委员会审核申请，批准后采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：A.采购部门成立询价小组，询价小组由三人以上单数组成。B.询价小组向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内报价。C.询价小组对供应商的报价进行比较，选择符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。五、采购文件管理（一）采购文件编制要求1.采购文件应根据采购方式和采购项目特点进行编制，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购文件中的条款应清晰、准确、完整，避免出现歧义或模糊不清的表述。3.采购文件应符合法律法规及行业标准要求，不得设置不合理条款限制或排斥潜在供应商。（二）采购文件审核与批准1.采购文件编制完成后，由采购部门负责人审核，确保文件内容符合采购需求和相关规定。2.采购文件经审核通过后，提交采购决策委员会审批。采购决策委员会对采购文件的合法性、合规性、公正性等进行审查，批准后方可发布。（三）采购文件发放与保存1.采购文件向受邀供应商发放，发放时应做好记录，注明发放时间、供应商名称、文件名称等信息。2.采购部门负责采购文件的保存，保存期限按照相关法律法规及基金会档案管理规定执行。保存的采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、评标报告、采购合同等资料。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门建立供应商准入机制，明确供应商的基本条件，包括具有独立承担民事责任的能力、良好的商业信誉、健全的财务会计制度、履行合同所必需的设备和专业技术能力、依法缴纳税收和社会保障资金等记录。2.潜在供应商向采购部门提交准入申请，提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、业绩证明、财务状况等相关资料。3.采购部门对申请资料进行审核，必要时进行实地考察，评估供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等情况。审核通过的供应商纳入供应商库。（二）供应商评价与考核1.采购部门定期对供应商进行评价与考核，评价内容包括产品质量服务水平价格履行合同情况等。2.建立供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合的方式进行评价。评价结果分为优秀、良好合格不合格四个等级。3.根据评价与考核结果，对供应商采取相应的管理措施优秀供应商可给予更多的合作机会良好供应商继续保持合作合格供应商进行督促改进不合格供应商取消合作资格。（三）供应商动态管理1.采购部门及时更新供应商库信息，对注销、吊销营业执照、列入失信名单等不再符合准入条件的供应商，及时从供应商库中剔除。2.跟踪供应商的经营状况、产品质量、服务水平等变化情况，对出现重大问题的供应商，及时调整合作策略或终止合作。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应在规定时间内与供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、付款方式、售后服务、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应提交采购决策委员会审核，审核通过后方可签订。（二）合同履行1.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的生产、运输、交货等进度。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量交付货物或提供服务。采购部门有权对供应商的履行情况进行监督检查，要求供应商提供相关证明材料。3.如因不可抗力或其他特殊原因导致合同无法履行或需要变更的，双方应及时协商解决，并签订补充协议或变更合同。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、性能等是否符合合同要求，服务是否达到约定标准。2.验收人员应填写验收报告，明确验收结论。验收合格的，采购部门按照合同约定办理付款手续；验收不合格需及时与供应商沟通协商解决，要求供应商采取整改措施或重新提供货物或服务，直至验收合格。（四）合同归档采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料进行归档保存，保存期限按照基金会档案管理规定执行。合同归档资料应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议、验收报告、付款凭证等。八、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购价格波动、质量问题、法律合规风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险的等级和影响程度。（二）风险应对措施1.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。如对于供应商违约风险，可在合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或选择信誉良好的供应商；对于采购价格波动风险，可采用套期保值、签订长期合同等方式进行应对；对于质量问题风险，加强验收环节管理，要求供应商提供质量保证承诺等。2.建立风险预警机制，及时发现风险信号，采取有效措施进行处理，降低风险损失。（三）风险监督与改进1.采购部门对风险应对措施的执行情况进行监督检查，确保措施有效落实。2.根据风险监督情况，及时总结经验教训，对采购制度和流程进行改进完善，不断提高采购风险管理水平。九、信息公开与保密（一）信息公开1.基金会按照相关规定，在指定媒体或平台上公开采购项目的招标公告、中标结果、采购合同等信息，接受社会监督。2.采购部门负责采购信息的整理