政府参股公司采购制度

PAGE政府参股公司采购制度一、总则（一）目的为规范政府参股公司的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府参股公司及其下属各部门、各分支机构的采购活动，包括但不限于货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，采购过程应接受社会监督，保证采购活动的公开透明。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果的公平公正。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒或提供虚假信息。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。组织实施采购活动，包括采购计划编制、采购文件起草、供应商选择、采购合同签订等。对采购过程进行监督和管理，协调解决采购过程中的问题。建立和维护供应商库，定期对供应商进行评估和管理。2.需求部门根据业务需求提出采购申请，明确采购项目的规格、数量、质量要求等。参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和业务指导。负责采购项目的验收工作，确保采购货物、工程和服务符合要求。3.财务部门负责采购资金的预算安排和支付管理。参与采购合同的审核，对采购资金的使用进行监督和核算。协助采购管理部门进行采购成本控制和效益分析。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购结果是否公正。对采购项目的资金使用情况进行审计，防范采购风险。二、采购计划管理（一）采购需求预测1.需求部门应根据业务发展规划、年度预算和实际工作需要，提前对采购需求进行预测。2.采购需求预测应综合考虑市场变化、技术发展、政策调整等因素，确保预测结果的准确性和合理性。（二）采购计划编制1.采购管理部门根据采购需求预测结果，结合公司库存情况和资金状况，编制年度采购计划。2.年度采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并报公司管理层审批。3.对于临时性、紧急性采购项目，需求部门应填写《紧急采购申请表》注明采购原因、采购物品或服务的详细说明、预计金额等，经相关领导审批后，采购管理部门可按照特事特办的原则及时组织采购。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、业务调整等原因需要调整采购计划，需求部门应填写《采购计划调整申请表》，详细说明调整原因、调整内容等，报采购管理部门审核。2.采购管理部门根据实际情况对调整申请进行审核，并报公司管理层审批。经批准后的采购计划调整申请，采购管理部门应及时调整采购计划，并通知相关部门。三、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标，能够吸引众多供应商参与竞争，确保采购结果的公平公正。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。采购管理部门应根据项目特点和供应商情况，选择不少于三家符合条件的供应商发出邀请招标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购管理部门应成立谈判小组，与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购管理部门应组织相关人员进行论证，并报公司管理层审批。5.询价：采购物品规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购管理部门应向不少于三家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（二）采购程序公开招标程序1.招标公告发布：采购管理部门在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间、开标时间和地点等。2.招标文件编制：采购管理部门根据招标项目特点和要求，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款、技术规格书、投标文件格式等内容。3.资格预审（如有）：对于大型或复杂的采购项目，采购管理部门可对潜在投标人进行资格预审。资格预审文件应明确资格预审的标准和方法，采购管理部门组织对潜在投标人进行资格审查，确定合格投标人名单。4.发售招标文件：采购管理部门向通过资格预审（如有）的潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件费用。5.投标文件编制与提交：投标人应按照招标文件要求编制投标文件，并在规定的投标截止时间前将投标文件送达指定地点。6.开标：采购管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。7.评标：采购管理部门组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由公司内部相关人员和技术、经济等方面的专家组成。评标委员会按照评标办法对投标文件进行评审，推荐中标候选人名单。8.中标通知：采购管理部门根据评标委员会推荐的中标候选人名单，确定中标人，并向中标人发出中标通知书，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。9.合同签订：中标人应在中标通知书规定的时间内与采购管理部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购项目的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等内容。（三）采购程序邀请招标程序1.发出邀请招标邀请书：采购管理部门根据项目特点和供应商情况，选择不少于三家符合条件的供应商发出邀请招标邀请书。邀请招标邀请书应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.后续程序参照公开招标程序中的招标文件编制、投标文件编制与提交、开标、评标、中标通知、合同签订等环节执行。（四）采购程序竞争性谈判程序1.成立谈判小组：采购管理部门成立谈判小组，谈判小组由公司内部相关人员和技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为三人以上单数。2.制定谈判文件：采购管理部门根据采购项目特点和要求，制定谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判程序、合同条款、技术规格书、谈判文件格式等内容。3.邀请供应商：采购管理部门向不少于三家符合条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。谈判邀请书应包括谈判项目名称、谈判内容、供应商资格要求、获取谈判文件的时间和方式、谈判时间和地点等内容。4.谈判：谈判小组与供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组应要求供应商对其谈判文件进行澄清、说明或者补正，并根据谈判情况调整谈判文件的内容。谈判小组应记录谈判过程和内容。5.确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，谈判小组根据谈判情况和最后报价，确定成交供应商，并向其发出成交通知书同时将成交结果通知所有未成交的供应商。6.合同签订：成交供应商应在成交通知书规定时间内与采购管理部门签订采购合同。采购合同应明确双方权利和义务、采购项目的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等内容。（五）采购程序单一来源采购程序1.提出申请：需求部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、采购内容、单一来源采购原因、拟采购供应商名称等内容，并报采购管理部门。2.组织论证：采购管理部门组织相关人员对单一来源采购申请进行论证。论证人员应包括公司内部法务、财务、技术等方面的人员。论证人员应出具论证意见，明确采购项目是否符合单一来源采购条件。3.审批：采购管理部门将单一来源采购申请及论证意见报公司管理层审批。经批准后的单一来源采购申请，采购管理部门方可组织实施单一来源采购。4.协商谈判：采购管理部门与拟采购供应商进行协商谈判，确定采购价格和合同条款等内容。5.合同签订：采购管理部门与拟采购供应商签订采购合同。采购合同应明确双方权利和义务、采购项目的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式等内容（六）采购程序询价程序1.发出询价通知书：采购管理部门向不少于三家符合条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括询价项目名称询价内容、供应商资格要求、询价文件格式、报价截止时间等内容。2.供应商报价：供应商应按照询价通知书要求编制报价文件，并在规定的报价截止时间前将报价文件送达指定地点。3.确定成交供应商：采购管理部门根据供应商的报价情况，按照满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向其发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。4.合同签订：成交供应商应在成交通知书规定时间内与采购管理部门签订采购合同。采购合同应明确双方权利和义务、采购项目的规格、数量、价格、交货时间质量标准验收方式等内容。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入标准：采购管理部门应根据公司采购项目的特点和要求，建立供应商准入标准，包括供应商资质、生产能力、产品质量、售后服务、信誉等方面的要求。2.供应商申请：有意向成为公司供应商的企业，应向采购管理部门提交《供应商准入申请表》，并提供相关证明材料，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明等。3.供应商审核：采购管理部门对供应商提交的申请材料进行审核，并组织相关人员对供应商进行实地考察。审核和考察内容包括供应商的资质、生产能力、产品质量、售后服务、信誉等方面。经审核和考察合格的供应商，纳入公司供应商库管理。（二）供应商评估与考核1.建立供应商评估指标体系：采购管理部门应建立供应商评估指标体系，包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面的指标。采购管理部门定期对供应商进行评估，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.供应商考核：采购管理部门根据供应商评估结果，对供应商进行考核。对于考核结果为优秀的供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于考核结果为不合格的供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作、取消供应商资格等措施。3.供应商动态管理：采购管理部门应根据供应商评估和考核结果，对供应商库进行动态管理。对于表现优秀的供应商，可推荐进入公司战略合作伙伴名单；对于不符合要求的供应商，及时从供应商库中剔除。（三）供应商激励与约束1.供应商激励：公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予经济奖励、优先合作等。同时，公司与供应商建立长期稳定的合作关系，共同开展技术研发、质量改进等活动，实现互利共赢。2.供应商约束：公司建立供应商约束机制，对违反合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除保证金、支付违约金、暂停合作、取消供应商资格等。同时，公司通过法律手段维护自身合法权益，追究供应商的法律责任。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标（成交）通知书发出之日起规定时间内签订。采购合同的签订应遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，明确双方的权利和义务。2.采购合同应采用书面形式，内容应包括合同编号、签订日期、采购项目名称、采购内容、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。3.采购管理部门负责起草采购合同文本，合同文本应经公司法务部门审核后，报公司管理层审批。审批通过后的采购合同，由采购管理部门与供应商签订。（二）合同履行1.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的交货进度、质量状况等信息。需求部门应配合采购管理部门做好合同履行过程中的协调工作。2.供应商应按照采购合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行交货义务。如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同履行条款的，供应商应及时通知采购管理部门，并经双方协商一致后签订补充协议。3.采购管理部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付货款。财务部门应严格审核付款申请，确保付款手续合规合法。（三）合同变更与解除1采购合同履行过程中如需变更合同条款，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他特殊原因需要解除采购合同的，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订解除协议。解除协议应明确双方的权利和义务，以及解除合同后的善后事宜。3.采购合同变更或解除后，采购管理部门应及时通知相关部门，并办理相关手续，如调整采购计划、变更付款方式等。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中如发