询价采购规章制度

PAGE询价采购规章制度一、总则（一）目的为规范公司询价采购活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司内部各部门涉及的询价采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：询价采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程透明，机会均等。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、询价采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购内容进行初步审核，判断是否符合公司采购政策和预算安排。2.对于金额较大或重要的采购项目，需提交公司管理层进行审批。审批通过后，采购部门方可开展询价采购工作。（三）询价准备1.采购人员根据采购项目的特点和要求，收集相关市场信息，确定潜在供应商名单。2.编制询价文件，询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、质量标准、交货时间、售后服务等内容。（四）询价发出1.采购人员向潜在供应商发出询价文件，明确要求供应商在规定时间内提交报价文件。2.询价文件应通过书面、电子邮件等正式方式发送，并确保供应商能够清晰理解询价内容。（五）报价文件接收1.采购人员接收供应商提交的报价文件，对报价文件的完整性、准确性进行检查。2.对于不符合要求的报价文件，及时与供应商沟通，要求其补充或修正。（六）报价评审1.采购部门组织相关人员对供应商报价进行评审，评审内容包括报价金额、产品质量、交货期、售后服务等方面。2.评审人员应根据询价文件的要求，对各供应商的报价进行综合评估，选择最优供应商。（七）合同签订1.确定中标供应商后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同需经公司法律部门审核后，方可正式签订。（八）采购执行1.供应商按照采购合同的要求组织生产或提供服务，并按时交货。2.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。（九）验收付款1.采购物资或服务到货后，采购部门组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，采购部门按照采购合同的约定办理付款手续。付款申请需经相关部门审核签字后，提交至财务部门支付。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商评估标准，对潜在供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估。2.通过市场调研、供应商推荐、行业协会介绍等方式，广泛收集供应商信息，建立供应商数据库。3.根据采购项目的需求，从供应商数据库中筛选出符合要求的潜在供应商，并邀请其参与询价采购活动。（二）供应商考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行考核评价。考核评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.对于考核评价结果为不合格的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，应取消其供应商资格。（三）供应商激励1.对于考核评价结果为优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先采购、增加采购份额、提供合作机会等。2.通过建立供应商激励机制，提高供应商的积极性和主动性，促进供应商不断提高产品质量和服务水平。四、询价采购文件管理（一）文件编制1.询价文件应根据采购项目的特点和要求进行编制，确保文件内容完整、准确、清晰。2.询价文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、交货时间、售后服务等要求，以及报价文件的格式和内容要求。（二）文件审核1.询价文件编制完成后，需经采购部门负责人审核签字。审核内容包括文件的完整性、准确性、合规性等方面。2.对于重要的采购项目，询价文件还需提交公司法律部门进行审核，确保文件符合法律法规要求。（三）文件存档1.询价采购活动结束后，采购部门应将询价文件、报价文件、采购合同等相关文件进行整理归档。2.文件存档应按照公司档案管理规定进行分类存放，便于查询和使用。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对询价采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.采购部门应定期向公司管理层汇报询价采购工作进展情况，接受管理层的监督和指导。（二）外部监督1.积极接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查提出的问题和建议，应认真整改落实，并及时反馈整改情况。六、违规处理（一）违规行为界定1.在询价采购活动中，存在以下行为之一的，视为违规行为：违反采购流程，擅自简化或跳过必要环节；与供应商串通，谋取不正当利益；泄露采购信息，给公司造成损失；其他违反法律法规或公司规章制度的行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理措施，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，将依法移送司法机