行政政府采购内控制度

PAGE行政政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织行政政府采购管理，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，确保采购活动合法合规、公正透明、廉洁高效，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及行政政府采购的所有部门和人员，包括采购需求部门、采购执行部门、财务部门、审计部门等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购活动的供应商平等竞争，不得偏袒任何一方。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.风险防控原则：识别、评估和应对采购过程中的各种风险，建立健全风险防控机制，确保采购活动安全可控。5.权责对等原则：明确各部门和人员在采购活动中的职责和权限，做到权责一致，相互制约。二、采购预算管理（一）预算编制1.采购需求部门应根据本部门工作需要和业务发展规划，提前编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容。2.采购需求部门在编制采购预算时，应充分考虑市场价格波动、政策变化等因素，确保预算的合理性和准确性。3.采购预算编制完成后，应按照公司/组织内部预算审批流程进行审核和批准。经批准后的采购预算作为年度采购活动的控制依据，不得随意调整。（二）预算执行1.采购执行部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得超预算采购。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对采购支出进行统计和分析，确保采购资金按照预算用途使用。3.采购需求部门应配合财务部门做好采购预算执行情况的监督检查工作，及时提供相关资料和信息。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请预算调整：国家政策发生重大变化，导致采购项目必须进行调整的；因不可抗力因素，致使采购项目无法按原计划实施的；采购需求发生重大变化，需要调整采购项目内容或金额的；其他经公司/组织批准的特殊情况。2.预算调整申请应由采购需求部门提出，详细说明调整的原因、内容、金额等，并附相关证明材料。经采购执行部门、财务部门审核后，报公司/组织领导审批。3.预算调整批准后，采购执行部门应按照新的预算组织采购活动，并及时通知财务部门调整相关预算指标。三、采购需求管理（一）需求提出1.采购需求部门应根据本部门工作实际需要，提出明确、合理、合规的采购需求。采购需求应包括采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务标准、交货时间、交货地点等内容。2.采购需求部门在提出采购需求前，应进行充分的市场调研和分析，了解同类产品或服务的市场价格、质量水平、供应商情况等信息，确保采购需求具有合理性和可行性。3.采购需求部门应建立采购需求内部审核机制，对采购需求进行审核和把关。审核内容包括采购需求的必要性、合理性、合规性、完整性等。经审核通过后的采购需求方可提交给采购执行部门。（二）需求审核1.采购执行部门收到采购需求部门提交的采购需求后，应进行认真审核。审核内容包括采购需求与预算的匹配性、技术参数的合理性、质量要求的明确性、服务标准的可行性等。2.对于复杂或专业性较强的采购项目，采购执行部门可以组织相关专家或专业人员进行论证和评审。论证和评审意见应作为采购需求审核的重要依据。3.采购执行部门审核通过后的采购需求，应报财务部门进行预算审核。财务部门主要审核采购需求与预算的一致性，确保采购资金的合理安排。（三）需求变更1.在采购合同签订前，如因特殊原因需要变更采购需求，采购需求部门应提出书面申请，详细说明变更的原因、内容、对采购预算和合同履行的影响等，并附相关证明材料。2.采购需求变更申请经采购执行部门、财务部门审核后，报公司/组织领导审批。审批通过后，采购执行部门应及时与供应商协商变更合同条款，并签订补充协议。3.在采购合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更采购需求，采购需求部门应及时通知采购执行部门和供应商，并按照规定的程序办理变更手续。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要方式之一。对于达到公开招标限额标准的采购项目，原则上应采用公开招标方式进行采购。2.采购执行部门应按照国家有关规定，编制公开招标文件。公开招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购项目技术规格、数量、服务要求、评标标准和方法、合同主要条款等内容。3.公开招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括采购项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式等信息。4.采购执行部门应组织开标、评标活动。开标应公开进行，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标结果应向社会公示。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标的采购方式。2.对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，或采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的采购项目，可以采用邀请招标方式。3.采购执行部门应根据采购项目特点和需求，确定邀请招标的供应商名单。邀请招标的供应商应具备相应的资格条件，且数量不得少于三家。4.采购执行部门应向被邀请的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间、地点、方式、投标截止时间、开标时间和地点等信息。5.采购执行部门应组织开标、评标活动，评标标准和方法应与公开招标一致。评标结果应向被邀请的供应商公示。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的采购项目，可以采用竞争性谈判方式。3.采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、供应商须知、采购项目技术规格、数量、服务要求、谈判程序、评审标准和方法、合同主要条款等内容。5.谈判小组应与供应商进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对谈判文件作出澄清、说明或者补正。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采购执行部门应组织专业人员对单一来源采购项目进行论证，并形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源采购的原因、供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。4.采购执行部门应将单一来源采购项目的论证意见报公司/组织领导审批。审批通过后，采购执行部门应与单一来源供应商协商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。3.采购执行部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。4.采购执行部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书。询价通知书应包括询价邀请书、供应商须知、采购项目技术规格、数量、服务要求、询价程序、评审标准和方法、合同主要条款等内容。5.询价小组应要求供应商一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购执行部门应在中标、成交供应商确定后，按照招标文件、投标文件或谈判文件的要求，与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式等内容。2.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本送财务部门进行审核。财务部门主要审核合同条款与采购预算的一致性、付款方式的合理性、资金来源的合规性等。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本送采购需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同生效后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应督促供应商按时、按质、按量履行合同，确保采购项目顺利实施。2.采购需求部门应配合采购执行部门做好合同履行的监督检查工作，及时向采购执行部门反馈合同履行过程中出现的问题。3.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数、服务标准等是否符合合同约定。2.验收人员应按照合同要求和相关标准，对采购项目进行逐一检查和测试，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、验收日期、验收人员、验收内容、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，采购需求部门应出具验收合格证明。验收不合格的采购项目，采购需求部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格为止。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，财务部门应审核采购合同执行情况、验收报告、发票等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于采用预付款方式的采购项目，财务部门应在审核采购合同和预付款申请后，按照合同约定的比例支付预付款。预付款支付后，采购执行部门应督促供应商按时履行合同义务。3.对于采用货到付款方式的采购项目，财务部门应在收到供应商提供的货物和验收合格证明后，按照合同约定的金额支付货款。4.对于采用分期付款方式的采购项目，财务部门应按照合同约定的分期支付时间和金额，及时办理分期付款手续。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素。风险因素包括政策风险、市场风险、供应商风险、合同风险、验收风险、付款风险等。2.采购执行部门可以采用问卷调查、案例分析、专家咨询等方式，对采购活动中的风险进行识别和评估。3.采购执行部门应建立采购风险识别清单，详细记录风险因素的名称、描述、可能导致的后果等内容。（二）风险评估1.采购执行部门应根据风险识别结果，对采购风险进行评估。风险评估可以采用定性评估和定量评估相结合的方法，确定风险的等级和影响程度。2.风险等级可以分为高风险、中风险、低风险三个等级。高风险是指风险发生的可能性很大，且一旦发生将对采购活动产生重大影响；中风险是指风险发生的可能性较大，且一旦发生将对采购活动产生较大影响；低风险是指风险发生的可能性较小，且一旦发生将对采购活动产生较小影响。3.采购执行部门应根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于高风险因素，应采取重点监控和严格控制的措施；对于中风险因素，应采取适当的防范和控制措施；对于低风险因素，应采取一般的关注和管理措施。（三）风险应对1.针对政策风险，采购执行部门应密切关注国家政策变化，及时调整采购策略，确保采购活动符合政策要求。2.针对市场风险，采购执行部门应加强市场调研和分析，合理预测市场价格波动，采取适当的采购方式和时机，降低市场风险。3.针对供应商风险，采购执行部门应建立供应商评估和管理机制，对供应商的资质、信誉、业绩等进行评估和考核，选择优质供应商，降低供应商风险。4.针对合同风险，采购执行部门应加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性，降低合同风险。5.针对验收风险，采购执行部门应建立健全验收制度，明确验收标准和程序，加强验收人员培训，确保采购项目验收合格，降低验收风险。6.针对付款风险，财务部门应加强付款管理，严格审核付款依据和手续，确保付款安全，降低付款风险。七、监督与考核（一）内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行内部审计监督，检查采购活动是否符合法律法规和公司/组织内控制度的要求。审计内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、采购合同签订与履行、采购验收、采购付款等环节。2.审计部门应根据内部审