招标采购小组工作制度

PAGE招标采购小组工作制度一、总则（一）目的为规范公司招标采购工作流程，确保招标采购活动公开、公平、公正、高效进行，保护公司利益，提高采购质量和效益，特制定本工作制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有招标采购项目，包括但不限于工程建设、货物采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招标采购的供应商，不偏袒、不歧视，确保竞争环境公平公正。3.公开透明原则：招标采购信息公开透明，接受公司内部和外部监督。4.择优选择原则：在满足需求的前提下，选择质量可靠、价格合理、信誉良好的供应商。5.效益原则：注重采购成本控制，提高采购资金使用效益。二、招标采购小组组成及职责（一）组成人员招标采购小组由公司内部相关部门人员组成，包括但不限于采购部门、技术部门、财务部门、法务部门等。成员应具备相应的专业知识和工作经验，熟悉招标采购流程和相关法律法规。（二）职责分工1.采购部门负责招标采购项目的整体策划和组织实施工作。收集、整理采购需求，编制招标文件。发布招标公告，组织潜在供应商报名、资格审查。组织开标、评标会议，记录评标过程和结果。与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。2.技术部门参与采购需求的技术论证，提供技术支持和建议。对投标文件中的技术方案进行评审，提出技术评审意见。协助采购部门解决采购过程中的技术问题。3.财务部门参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的建议。对投标报价进行审核，评估采购项目的成本效益。负责采购资金的支付和核算工作。4.法务部门审查招标文件、采购合同等法律文件，确保其合法合规。参与招标采购过程中的法律事务处理，提供法律咨询和建议。对采购项目的合法性进行监督和审查三、招标采购流程1.需求申报使用部门根据实际工作需要，填写《招标采购需求申报表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、交货时间、售后服务等内容，并提交至采购部门。采购部门对需求申报进行初步审核，核实需求的合理性和必要性，对于不符合要求的申报，及时与使用部门沟通并反馈修改意见。2.采购预算编制采购部门会同财务部门，根据需求申报情况，结合市场价格行情，编制采购项目的预算金额。预算编制应遵循科学合理、实事求是的原则，确保预算能够足额覆盖采购项目的成本支出。3.招标文件编制采购部门根据需求申报和预算编制情况，组织相关人员编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知前附表、投标文件格式、技术规格、商务条款、评标标准和方法、合同主要条款等内容。招标文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保投标人能够准确理解招标内容。4.招标公告发布采购部门通过公司官网、行业媒体、政府采购平台等渠道发布招标公告，公开招标采购项目的相关信息。招标公告应包括项目名称、招标内容、投标人资格要求、报名时间、地点、方式、招标文件获取方式等内容，确保潜在投标人能够及时获取招标信息。5.供应商报名及资格审查潜在供应商在规定时间内按照招标公告要求进行报名，提交报名资料。报名资料应包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明材料等相关证明文件。采购部门会同相关部门对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的资质条件、信誉状况、业绩情况、财务状况等。对于符合资格要求的供应商，采购部门发放招标文件；对于不符合资格要求的供应商，采购部门及时通知其未通过审查的原因，并拒绝其参与本次招标采购活动。6.投标文件接收与开标采购部门按照招标文件规定的时间和地点接收投标文件，并对投标文件的密封情况进行检查。对于密封不符合要求的投标文件，采购部门有权拒收。在规定的开标时间，采购部门组织开标会议。开标会议由采购部门主持，邀请所有投标人代表参加。开标会议应按照招标文件规定的程序进行，当众宣布投标人名称、投标报价、交货期、质量承诺等主要内容，并记录开标过程。7.评标采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由公司内部相关部门人员和技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，并推荐中标候选人。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况和结果。评标委员会在评审过程中发现投标文件存在疑问时，可要求投标人进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。8.中标候选人公示采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标候选人名单，并在公司官网、行业媒体等渠道进行公示。公示期不得少于三个工作日。公示期间，接受公司内部和外部对中标候选人的监督和质疑。对于公示期间收到的质疑，采购部门应及时进行调查核实，并将处理结果告知相关方。9.中标通知与合同签订公示期满无异议后，采购部门向中标人发出中标通知书。中标通知书应明确中标项目名称、中标金额、交货时间、质量要求等主要内容，并要求中标人在规定时间内签订采购合同。中标人应在收到中标通知书后的规定时间内，与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、金额价格金额、交货时间、地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。四监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招标采购项目进行审计，检查招标采购程序是否合规、采购合同是否履行等情况。2.公司监察部门对招标采购过程中的违规行为进行调查处理，确保招标采购活动公正廉洁。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，及时整改存在的问题。2.主动接受社会公众的监督，对于公众提出的意见和建议及时进行处理和反馈。（三管理措施1.建立招标采购项目档案管理制度，对招标采购过程中的文件资料进行归档保存，以备查阅和审计。2.对招标采购小组成员进行培训，提高其业务水平和法律意识，确保招标采购工作的质量和效率。3.定期对招标采购工作进行总结和评估，分析存在的问题和不足，及时调整和完善工作制度和流程。五、违规处理（一）对供应商的违规处理1.供应商有下列情形之一的，取消其参与本次招标采购活动的资格，列入公司不良供应商名单，并视情节轻重给予相应的处罚：提供虚假材料谋取中标、成交的；采取不正当手段诋毁排挤其他供应商的；与采购部门、评标委员会成员或者其他供应商恶意串通作弊的；向采购部门、评标委员会成员行贿或者提供其他不正当利益的；在招标采购过程中违反法律法规和公司规定的其他行为。2.对于列入不良供应商名单的供应商，在一定期限内禁止其参与公司所有招标采购项目。同时，公司将视情况向相关行业协会、监管部门通报该供应商的违规行为，建议对其进行相应的处罚。（二）对公司内部人员的违规处理1.公司内部人员在招标采购过程中违反法律法规和公司规定，有下列情形之一的，视情节轻重给予警告、记过、记大过、降职、撤职、开除等处分；涉嫌违法犯罪的，移交司法机关依法处理：泄露招标采购信息的；与供应商勾结谋取私利的；在评标过程