一建法规非招标采购制度

PAGE一建法规非招标采购制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织的非招标采购活动，确保采购过程合法、公正、透明，提高采购效率，降低采购成本，根据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内除依法必须进行招标项目以外的各类物资采购、服务采购等非招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得歧视或偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，确保供应商能够及时了解采购需求和采购程序，保障其知情权和参与权。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，不得隐瞒或欺诈。二、采购范围与方式（一）采购范围1.物资采购：包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品等。2.服务采购：涵盖咨询服务、技术服务、劳务服务、维修服务等。（二）采购方式1.询价采购适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。操作流程：采购部门根据需求制定询价文件，明确采购货物或服务的规格、数量、质量要求等。向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出询价通知书。供应商在规定时间内报价，采购部门对各供应商的报价进行比较，选择报价合理、满足需求的供应商成交。2.竞争性谈判采购适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。操作流程：成立谈判小组，成员应包括采购代表和有关专家，人数为三人以上单数。制定谈判文件，明确谈判程序、内容、合同草案条款等。确定邀请参加谈判的供应商名单，不少于三家。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，谈判小组根据谈判文件和报价情况确定成交供应商。3.单一来源采购适用条件：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。操作流程：采购部门提出单一来源采购申请，说明理由和拟采购的货物或服务的名称、数量、金额等。组织相关部门和专家进行论证，形成论证意见。将申请和论证意见报公司/组织管理层审批。审批通过后，与单一供应商进行协商，签订采购合同。4.竞争性磋商采购适用条件：政府购买服务项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；按照法律法规依法招标的工程建设项目以外的工程建设项目。操作流程：成立磋商小组，成员应包括采购代表和有关专家，人数为三人以上单数。制定磋商文件，明确磋商程序、内容、合同草案条款等。发布磋商公告，邀请符合条件的供应商参加磋商。磋商小组与供应商进行磋商，包括技术交流、商务谈判等环节。要求供应商在规定时间内提交最后报价，磋商小组根据磋商文件和报价情况确定成交供应商。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据工作需要，定期或不定期向采购部门提交采购需求计划，详细说明所需货物或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等。2.采购需求计划应经过部门负责人审核签字，确保需求的合理性和必要性。（二）采购申请审批1.采购部门收到采购需求计划后，进行汇总整理，并根据采购金额和采购方式等因素，按照公司/组织的审批权限进行审批。2.对于金额较小的采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，需提交公司/组织管理层审批。3.审批通过后，采购部门方可开展采购活动。（三）供应商选择与管理1.供应商库建立采购部门负责建立供应商库，收集供应商的基本信息、资质证明、业绩情况等资料。对供应商进行分类管理，根据其提供的货物或服务类型、质量、价格、信誉等因素进行评估和分级。2.供应商选择根据采购项目的特点和要求，从供应商库中筛选出符合条件且具有良好信誉的供应商作为潜在供应商。对于新的采购项目，采购部门可通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式寻找潜在供应商，并对其进行资格审查。按照规定的采购方式，邀请潜在供应商参与采购活动。3.供应商管理采购部门定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。与供应商保持沟通与合作，及时解决合作过程中出现的问题，维护良好的合作关系。（四）采购文件编制与发放1.根据采购方式和采购项目的具体情况，采购部门编制相应的采购文件，如询价通知书、谈判文件、磋商文件等。2.在采购文件中明确采购项目的各项要求、采购程序、评审标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.将采购文件及时发放给参与采购活动的供应商，并要求供应商在规定时间内进行响应。（五）采购评审与确定成交供应商1.按照采购方式的规定组建评审小组，评审小组由采购代表和有关专家组成。2.评审小组对供应商提交的响应文件进行评审，根据评审标准对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评价。3.对于采用竞争性谈判、竞争性磋商等采购方式的项目，评审小组在评审过程中可与供应商进行谈判或磋商，要求供应商对响应文件进行澄清和补充。4.根据评审结果，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（六）合同签订与履行1.采购部门与成交供应商签订采购合同，合同内容应符合采购文件的要求，明确双方的权利和义务，包括货物或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。2.在合同签订前，采购部门应将合同草案提交公司/组织的法务部门或相关专业人员进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务，采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。4.供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付货物或提供服务，采购部门应组织验收，验收合格后方可支付货款或服务费用。（七）采购档案管理1.采购部门负责建立采购档案，对采购活动全过程的文件资料进行整理、归档和保管。2.采购档案应包括采购需求计划、采购申请审批文件、采购文件（含询价通知书、谈判文件,磋商文件等）、供应商响应文件、评审记录、成交通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等资料。3.采购档案应妥善保管，保存期限按照国家法律法规和公司/组织的规定执行，以便日后查阅和审计。四、监督与管理（一）内部监督1.公司/组织内部设立专门的监督部门或岗位，对非招标采购活动进行全程监督。2.监督部门或岗位应检查采购活动是否遵守本制度及相关法律法规的规定，采购程序是否合规，采购文件是否规范，评审过程是否公正等。3.对于发现的问题，监督部门或岗位应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保采购活动合法合规。（二）供应商投诉处理1.建立供应商投诉处理机制，接受供应商对采购活动中存在的问题的投诉。2.供应商投诉应在规定时间内以书面形式提出，并提供相关证据材料。3.采购部门收到投诉后，应及时进行调查核实，并将处理结果反馈给供应商。对于投诉属实的，应依法依规进行处理，维护供应商的合法权益。（三）责任追究1.对