学校工会采购制度

PAGE学校工会采购制度一、总则（一）目的为规范学校工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规及学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校工会使用工会经费进行的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家法律法规和学校的相关规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购过程应公开、公正、透明，接受工会会员的监督。3.公平竞争原则通过公平竞争，选择优质的供应商和服务提供商，确保采购质量和性价比。4.效益优先原则注重采购资金的使用效益，在保证质量的前提下，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购领导小组学校工会成立采购领导小组，由工会主席担任组长，副主席担任副组长，成员包括工会委员及相关代表。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购工作小组采购工作小组由工会财务人员、相关业务人员等组成，负责具体实施采购工作。其职责包括：1.编制采购计划和预算；2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、评审供应商、签订采购合同等；3.负责采购项目的验收工作；4.整理和归档采购文件资料。（三）监督小组学校工会设立监督小组，由工会会员代表组成。监督小组负责对采购活动全过程进行监督，确保采购工作符合规定程序和要求，维护工会会员的合法权益。三、采购计划与预算（一）采购计划1.各部门根据工作需要，每年年底前向工会提交下一年度的采购需求计划，包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等。2.采购工作小组对各部门提交的采购需求计划进行汇总、审核和分析，结合工会经费预算情况，编制年度采购计划。3.年度采购计划经采购领导小组审议通过后实施。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序报采购领导小组批准。（二）采购预算1.采购预算应根据采购计划编制，明确各项采购项目的预算金额。2.采购预算应严格控制在工会经费预算范围内，确保经费使用合理、合规。3.采购工作小组应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。四、采购方式（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到10万元以上；服务类采购项目，单项或批量采购金额一次性达到10万元以上。2.公开招标采购项目应按照以下程序进行：采购工作小组委托具有相应资质的招标代理机构进行招标；招标代理机构发布招标公告，邀请潜在供应商投标；供应商按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件；采购工作小组组织开标、评标和定标，确定中标供应商；采购工作小组与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标采购项目应按照以下程序进行：通过随机方式选择不少于三家符合相应资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书；供应商按照投标邀请书要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件；采购工作小组组织开标、评标和定标，确定中标供应商；采购工作小组与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判采购项目应按照以下程序进行：采购工作小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项；采购工作小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书；供应商按照谈判文件要求编制响应文件，并在规定时间内提交响应文件；采购工作小组组织谈判，谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判；谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商；采购工作小组与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购采购项目应按照以下程序进行：采购工作小组提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等，并附上相关证明材料；采购申请经采购领导小组审议通过后，报学校相关部门审批；审批通过后，采购工作小组与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价采购项目应按照以下程序进行：通过随机方式选择不少于三家符合相应资格条件的供应商，并向其发出询价通知书；供应商按照询价通知书要求编制报价文件，并在规定时间内提交报价文件；采购工作小组对供应商的报价文件进行评审，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商；采购工作小组与成交供应商签订采购合同。五、采购程序（一）采购申请各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等，并提交给采购工作小组。（二）采购审批采购工作小组对采购申请表进行审核，提出审核意见。对于金额较大或重要的采购项目，报采购领导小组审批。采购申请经批准后，方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.根据采购方式和采购项目的特点，采购工作小组选择合适的采购方式，并组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购工作小组应严格按照规定程序进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。3.采购工作小组应与供应商保持密切沟通，及时了解采购项目的进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购工作小组应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购工作小组应组织相关人员进行验收。验收内容包括货物的数量、规格型号、质量标准等是否符合采购合同要求。2.验收合格后，采购工作小组应按照采购合同约定的付款方式办理付款手续。付款时，应提供合法有效的发票等凭证。3.对于验收不合格的采购项目，采购工作小组应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因造成的损失，采购工作小组应按照采购合同约定追究供应商的责任。六、采购文件管理（一）采购文件的组成采购文件包括采购计划、采购申请表、采购预算、采购方式审批文件、招标文件、投标文件、谈判文件、响应文件、询价通知书、报价文件、采购合同、验收报告等。（二）采购文件的编制采购工作小组应按照规定格式和要求编制采购文件，确保采购文件内容完整、准确、清晰。采购文件应明确采购项目的要求、采购程序、评审标准等事项，为采购活动提供依据。（三）采购文件的审核采购文件编制完成后，应提交采购工作小组审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。审核通过后的采购文件方可发布或使用。（四）采购文件的归档采购活动结束后，采购工作小组应及时将采购文件进行整理、归档。采购文件应按照类别、时间顺序等进行分类存放，便于查阅和管理。采购文件的保存期限应按照国家相关规定执行。七、监督与检查（一）内部监督1.监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等。2.采购工作小组应定期向采购领导小组汇报采购工作情况，接受采购领导小组的监督和指导。3.工会会员有权对采购活动提出意见和建议，对发现的问题有权向监督小组或采购领导小组反映。（二）外部监督1.采购活动应接受学校审计部门的审计监督，审计部门有权对采购项目的预算执行情况、采购程序、采购合同等进行审计检查。2.采