学校职工福利采购制度

PAGE学校职工福利采购制度一、总则（一）目的为规范学校职工福利采购行为，确保福利采购的公平、公正、公开，提高资金使用效益，保障广大职工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校所有用于职工福利采购的活动。（三）原则1.合规性原则严格遵守国家法律法规、财务制度以及相关行业标准，确保福利采购活动合法合规。2.公平公正原则采购过程中应遵循公平、公正的原则，保证所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，不得偏袒任何一方。3.效益原则在保证福利质量的前提下，注重采购成本控制，提高资金使用效益，实现福利资源的优化配置。4.透明原则采购流程、采购信息应保持公开透明，接受学校内部监督和社会公众监督。二、采购组织及职责（一）采购领导小组1.组成人员由学校领导班子成员、工会代表、财务人员等组成。2.主要职责负责审议职工福利采购计划和预算，确保采购活动符合学校整体发展规划和财务状况。对重大采购项目进行决策，协调解决采购过程中的重大问题。监督采购流程的执行情况，确保采购活动公正、透明。（二）采购工作小组1.组成人员由工会相关人员、后勤管理部门人员、纪检监察人员等组成。2.主要职责负责具体实施职工福利采购工作，包括制定采购方案、组织招标、谈判、签订合同等。对供应商进行资格审查，建立供应商库，确保供应商的合法性和信誉度。收集、整理采购相关资料，建立采购档案，妥善保管采购过程中的各类文件和记录。配合采购领导小组做好采购项目的验收工作，确保采购物品或服务符合要求。三、采购计划与预算（一）采购计划制定1.每年年初，采购工作小组应根据学校实际情况和职工需求，结合上一年度福利采购执行情况，制定本年度职工福利采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容，并报采购领导小组审议通过。3.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购项目或预算金额，应按照规定程序进行申报和审批，并及时调整采购计划。（二）采购预算编制1.采购预算应根据采购计划进行编制，确保预算金额合理、准确。2.预算编制应充分考虑市场价格波动因素，预留一定的弹性空间，以应对可能出现的价格变化。3.采购预算经学校财务部门审核后，报学校领导班子审批，并纳入学校年度财务预算。四、采购方式（一）公开招标1.对于金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行操作，发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式进行采购。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.邀请招标的评标程序和方法与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.对于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件不少于三家的供应商分别进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。3.谈判小组应根据谈判文件和谈判情况，要求供应商在规定的时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的；2.单一来源采购应按照规定程序进行审批，在保证采购质量和合理价格的前提下，与供应商协商确定采购价格和合同条款。3.单一来源采购应在采购文件中详细说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并经学校内部公示无异议后，报上级主管部门备案。（五）询价1.对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。2询价应向三家以上的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。3.采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购流程（一）采购申请1.学校各部门根据工作需要和职工福利需求，填写职工福利采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额、用途等内容，并提交给采购工作小组。2.采购申请表应经部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）采购审批1.采购工作小组收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核，审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.初步审核通过后，采购申请表报采购领导小组审批。采购领导小组应根据学校实际情况和采购计划，对采购项目进行审议，并做出审批决定。3.对于重大采购项目，采购领导小组应组织相关人员进行论证和评估，确保采购决策科学合理。（三）采购实施1.采购工作小组根据采购领导小组的审批意见，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式的，应按照相关法律法规的规定发布招标公告或投标邀请书，组织开标、评标、定标等工作；采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的，应按照规定程序组织谈判、协商、询价等工作。3.在采购过程中，采购工作小组应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购工作小组应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同签订后，应报学校财务部门备案，并作为支付采购款项的依据之一。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购工作小组应组织相关人员按照采购合同约定的质量标准进行验收。2.验收合格后，采购工作小组应填写验收报告，经验收人员签字确认后，报采购领导小组审核。3.采购领导小组审核通过后，学校财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定程序办理付款手续，支付采购款项。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购工作小组应建立供应商资格审查制度，对参与学校职工福利采购的供应商进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、经营业绩、信誉状况、产品质量、售后服务等方面。3.只有通过资格审查的供应商才能参与学校职工福利采购活动。（二）供应商库建立1.采购工作小组应建立供应商库，将通过资格审查的供应商纳入供应商库管理。2.供应商库应定期进行更新和维护，对不符合要求的供应商及时进行清理，对新的合格供应商及时进行补充。3.在采购活动中，应优先从供应商库中选择供应商。（三）供应商评价与考核1.采购工作小组应建立供应商评价与考核制度，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价与考核。2.评价与考核结果应作为供应商选择、续用、淘汰的重要依据。3.对于评价与考核不合格的供应商，采购工作小组应及时与其沟通，要求其限期整改；整改后仍不符合要求的，应将其从供应商库中删除，并禁止其参与学校职工福利采购活动。七、采购监督与审计（一）内部监督1.学校纪检监察部门应加强对职工福利采购活动的内部监督，对采购过程中的违规行为进行严肃查处。2.采购工作小组应定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况，接受采购领导小组的监督检查。3.学校财务部门应加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金专款专用，安全、合理、有效使用。（二）审计监督1.学校审计部门应定期对职工福利采购项目进行审计，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等方面。2.审计部门应重点关注采购项目的预算执行情况、采购程序的执行情况、合同签订与履行