原材料采购市场询价制度

PAGE原材料采购市场询价制度一、总则（一）目的为规范公司原材料采购市场询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购质量，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有原材料采购项目，包括但不限于生产用原材料、辅助材料、包装材料等的采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：原材料采购市场询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询价过程中，应平等对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应及时、准确地公开，确保供应商能够充分了解询价要求，参与公平竞争。4.成本效益原则：在保证原材料质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价职责分工（一）采购部门1.负责制定原材料采购询价计划，明确询价的原材料种类、规格、数量、交货时间等要求。2.组织实施询价活动，通过多种渠道收集供应商信息，向潜在供应商发送询价函，并整理、分析供应商的报价。3.与供应商进行商务谈判，确定最终采购价格、交货方式、付款方式等条款。4.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、报价情况、合作历史等，定期对供应商进行评价和管理。（二）质量部门1.参与原材料采购询价过程，对询价原材料的质量标准提出明确要求，并协助采购部门审核供应商的质量保证能力。2.在采购合同签订前，对拟采购原材料的样品进行检验和测试，确保原材料质量符合公司要求。3.在原材料到货时，负责对原材料进行验收，如发现质量问题，及时与采购部门和供应商沟通协调，采取相应的处理措施。（三）财务部门1.参与原材料采购询价活动，从财务角度对采购成本进行分析和评估，为采购决策提供参考意见。2.审核采购合同中的付款条款，确保付款方式合理、安全，符合公司财务管理制度。3.负责对采购费用进行核算和报销，监督采购资金的使用情况。（四）其他部门根据公司实际情况，其他相关部门如生产部门、技术部门等可根据需要参与原材料采购询价活动中的部分环节，提供技术支持、生产需求等方面的信息和建议。三、询价流程（一）询价准备1.需求分析采购部门根据公司生产经营计划和库存情况，分析原材料的需求数量、规格、质量要求、交货时间等，形成原材料采购需求清单。2.市场调研采购人员通过多种渠道收集原材料市场信息，包括但不限于行业报告、供应商目录、网络平台、行业展会等，了解市场价格动态、供应商分布情况、产品质量水平等，为询价活动提供参考依据。3.供应商筛选根据市场调研结果，采购部门对潜在供应商进行筛选，建立供应商名录。筛选标准可包括供应商的信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。（二）询价实施1.询价函发送采购部门向筛选后的供应商发送询价函，询价函应明确询价原材料的详细规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价有效期等内容，并要求供应商在规定时间内回复报价。询价函可通过邮件、传真、信函等方式发送。2.供应商报价供应商收到询价函后，应按照询价函要求，在规定时间内将报价文件回复给采购部门。报价文件应包括报价单、产品规格说明书、质量检验报告、售后服务承诺等相关资料。3.报价整理与分析采购部门收到供应商报价后，对报价进行整理和分析。对比不同供应商的报价，分析价格差异原因，同时结合供应商的产品质量、交货期、售后服务等因素，综合评估供应商的报价合理性。（三）商务谈判1.谈判准备采购部门根据报价分析结果，选定参与商务谈判的供应商。对谈判事项进行准备，包括确定谈判目标、谈判策略、谈判人员分工等。2.谈判过程采购人员与供应商就采购价格、交货方式、付款方式、质量保证、售后服务等条款进行谈判协商。谈判过程中应保持冷静、理智，充分沟通双方的利益诉求，寻求达成共识的解决方案。3.谈判结果确定经过谈判，双方达成一致意见后，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同条款符合法律法规和公司要求。（四）合同签订与执行1.合同签订采购部门将谈判确定的采购合同提交给公司相关部门审核，审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订采购合同。2.合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保原材料按时、按质、按量交付。质量部门负责对到货原材料进行验收，如发现质量问题，及时通知采购部门与供应商协商解决。财务部门按照采购合同约定的付款方式支付货款。四、询价信息管理（一）询价文件管理采购部门负责对询价过程中产生的文件进行整理和归档，包括询价函、供应商报价文件、谈判记录等。询价文件应妥善保存，以备查阅和审计。（二）供应商信息管理1.建立供应商信息数据库，记录供应商的基本信息、联系方式、经营范围、产品目录、报价历史、合作记录等内容。2.定期对供应商信息进行更新和维护，确保信息的准确性和完整性。3.根据供应商的表现，对供应商进行分类管理，如优质供应商、合格供应商、淘汰供应商等，并采取相应的管理措施。（三）市场价格信息管理1.采购部门安排专人负责收集、整理原材料市场价格信息，建立市场价格信息档案。2.定期对市场价格信息进行分析和总结，掌握价格波动趋势，为采购决策提供参考依据。3.将市场价格信息与供应商报价进行对比分析，评估供应商报价的合理性，及时发现价格异常情况并采取相应措施。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对原材料采购市场询价活动进行审计，检查询价过程是否符合制度规定，采购合同是否合法合规，采购成本是否合理等，并出具审计报告。2.公司管理层定期对原材料采购工作进行检查和指导，监督采购部门严格执行询价制度，确保采购工作的规范运行。（二）供应商监督1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评价，评价结果作为供应商合作的重要依据。2.对于违反合同约定或出现质量问题的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、扣除货款、要求赔偿等，并记录在供应商档案中。（三）考核与奖惩1.制定原材料采购询价工作考核办法，对采购部门及相关人员的询价工作进行考核，考核指标可包括采购成本控制、采购质量保证、交货期执行情况、供应商管理等方面。2.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，