学校原材采购制度范本

PAGE学校原材采购制度范本一、总则（一）目的为规范学校原材采购行为，加强采购管理，确保采购工作公开、公平、公正，保障学校教学、科研及日常运营的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各教学单位及附属机构涉及的原材采购活动，包括但不限于教学用品、办公用品、实验耗材、后勤物资等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，符合相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平竞争原则，为所有供应商提供平等的参与机会，不得偏袒任何一方。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购原材符合学校使用要求和质量标准。4.效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护学校和供应商的合法权益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购领导小组，由学校领导、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议重大采购项目，制定采购政策和策略，监督采购活动的执行情况，对采购工作中的重大事项进行决策。（二）采购执行部门学校设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，负责采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购项目执行及采购款项支付等工作。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程，遵守职业道德规范。（三）需求部门各需求部门负责提出原材采购需求，明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求等，并对采购物品的使用效果进行跟踪和反馈。需求部门应指定专人负责与采购部门沟通协调，确保采购需求准确、及时传达。（四）监督部门学校设立监督部门，负责对采购活动进行全程监督。监督部门应定期检查采购工作的执行情况，对采购过程中的违规行为进行调查处理，确保采购活动依法依规进行。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据教学、科研及日常工作需要，填写《原材采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等内容，并由部门负责人签字确认。2.《原材采购申请表》应提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初步审核，审核通过后报采购领导小组审批。（二）采购预算编制1.采购部门根据采购申请，结合市场价格行情，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的总金额、分项金额及资金来源等内容。2.采购预算编制完成后，报学校财务部门审核。财务部门应根据学校财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，确保采购预算合理可行。（三）供应商选择1.采购部门根据采购项目特点和需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况等内容。2.采购部门根据采购预算和质量要求，从供应商数据库中筛选出若干潜在供应商，并向其发出询价函或招标邀请书。询价函或招标邀请书应明确采购项目的基本要求、技术规格、报价要求、交货时间、售后服务等内容。3.供应商应在规定时间内回复询价函或投标文件。采购部门对供应商的报价和投标文件进行评审，综合考虑供应商的信誉、产品质量、价格、售后服务等因素，选择合适的供应商。评审结果应报采购领导小组审批。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应报学校法务部门审核。法务部门应对采购合同的合法性、合规性进行审查，确保合同条款符合法律法规要求。审核通过后，采购合同方可正式签订。（五）采购项目执行1.采购部门按照采购合同约定，及时向供应商下达采购订单，并跟踪采购项目的执行情况。采购订单应明确采购物品名称、规格、型号、数量、交货时间、交货地点等内容。2.供应商应按照采购订单要求，按时、按质、按量将采购物品送达指定地点。采购部门应组织相关人员对采购物品进行验收，验收合格后方可办理入库手续。（六）采购款项支付1.采购物品验收合格后，采购部门应根据采购合同约定，及时办理采购款项支付手续。采购款项支付应严格按照学校财务管理制度执行，确保资金支付安全、合规。2.采购部门应在收到供应商开具的发票后，核对发票信息与采购合同及验收单一致无误后，填写付款申请单，报学校财务部门审核支付。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购部门通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标，从中选择中标供应商的采购方式。公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、涉及公共利益等项目。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定的程序进行。采购部门应在指定媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.招标文件应明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。投标人应按照招标文件要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。采购部门应组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购部门通过向特定的供应商发出招标邀请书，邀请其参加投标，从中选择中标供应商的采购方式。邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购部门应根据采购项目特点和需求，从供应商数据库中筛选出若干潜在供应商，并向其发出招标邀请书。招标邀请书应明确招标项目的基本要求、技术规格、报价要求、交货时间、售后服务等内容。潜在供应商应在规定时间内回复招标邀请书，并提交投标文件。采购部门应组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购部门与不少于三家供应商进行谈判，从中选择成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购部门应根据采购项目特点和需求，确定谈判供应商名单，并向其发出谈判邀请书。谈判邀请书应明确谈判项目的基本要求、技术规格临时调整情况、报价要求、交货时间、售后服务等内容。谈判供应商应在规定时间内提交响应文件，并参加谈判。采购部门应组织谈判活动，与谈判供应商就采购项目的技术规格、价格、交货时间、售后服务等内容进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购部门从某一特定供应商处采购原材的采购方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购部门应填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、采购内容、单一来源采购理由等内容，并提交至采购领导小组审批。采购领导小组审批通过后，采购部门方可与单一来源供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购部门向有关供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，采购部门根据报价情况选择成交供应商的采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购部门应根据采购项目特点和需求，确定询价供应商名单，并向其发出询价单。询价单应明确询价项目的基本要求、技术规格、报价要求、交货时间、售后服务等内容。询价供应商应在规定时间内提交报价文件。采购部门应根据报价情况，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。采购合同应包括合同编号、签订日期、采购项目名称、采购内容、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应报学校法务部门审核。法务部门应对采购合同的合法性、合规性进行审查，确保合同条款符合法律法规要求。审核通过后，采购合同方可正式签订。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时向供应商下达采购订单，跟踪采购项目的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交付采购物品。供应商应按照采购订单要求，按时、按质、按量将采购物品送达指定地点，并提供相应的售后服务。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面协议。合同变更、解除协议应报学校法务部门备案。（三）合同验收1.采购物品交付后，采购部门应组织相关人员对采购物品进行验收。验收内容包括采购物品的名称、规格、型号、数量、质量标准、外观等方面。验收合格后方可办理入库手续。2.验收人员应填写《采购物品验收单》，详细记录验收情况。验收单应包括验收日期时间、采购项目名称、采购内容、规格型号、数量、质量标准、验收情况、验收人员签字等内容。验收单作为采购款项支付的重要依据之一。（四）合同存档采购合同签订后，采购部门应将合同副本存档。合同存档期限应按照学校档案管理规定执行，确保合同档案的完整性和安全性。合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、变更协议及相关审批文件等内容。六、采购监督与审计（一）监督机制1.学校监督部门应定期对采购活动进行检查和监督，确保采购工作依法依规进行。监督部门应重点检查采购项目的审批程序、采购方式选择、供应商选择、采购合同签订、采购款项支付等环节的执行情况。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督。采购人员应严格遵守采购制度和职业道德规范，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。采购部门应定期对采购人员的工作进行考核，发现问题及时处理。（二）审计要求1.学校审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审计采购项目的预算执行情况、采购成本控制情况、采购合同履行情况等。审计部门应出具审计报告，对审计发现的问题提出整改意见和建议。2.采购部门应积极配合审计部门的工作，提供相关资料和信息。对审计部门提出的整改意见和建议，采购部门应认真落实，及