职校采购业务管理制度

PAGE职校采购业务管理制度一、总则（一）目的为规范我校采购业务流程，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各专业在教学、科研、行政、后勤等活动中涉及的物资采购、服务采购等业务。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护学校利益，保障各供应商的合法权益。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本最小化，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由校领导、相关职能部门负责人等组成。采购领导小组负责审议重大采购项目，制定采购政策和策略，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门学校设立采购中心，作为采购业务的执行部门。采购中心负责具体采购项目的组织实施，包括采购计划编制、采购文件制定、供应商选择、合同签订、采购验收等工作。（三）需求部门各教学系部、职能部门等为采购需求部门，负责提出采购需求，参与采购过程中的技术参数确定、验收等工作。（四）各部门职责1.采购领导小组职责研究决定采购工作中的重大事项，如采购政策、采购预算、采购方式等。对采购项目进行审批，确保采购项目符合学校发展规划和实际需求。监督采购活动的全过程，对采购过程中的违规行为进行纠正和处理。2.采购中心职责根据采购需求部门的要求，编制采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等内容。制定采购文件，包括招标文件？询价文件、竞争性谈判文件等，明确采购程序、评审标准等要求。组织供应商报名、资格审查、采购评审等活动，确定中标供应商或成交供应商。与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。负责采购项目的执行，包括协调供应商供货、组织验收等工作。建立采购档案，对采购项目的相关文件、资料进行整理、归档和保管。3.需求部门职责结合本部门实际工作需要，提出准确、详细的采购需求，包括物资的技术参数、服务的具体要求等。参与采购文件的编制，对采购文件中的技术参数、服务要求等内容进行审核。配合采购中心进行供应商选择、采购评审等工作，提供必要的数据和资料。负责采购项目的验收工作，对采购物资或服务的质量进行检验和评估，并出具验收报告。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门年度工作计划和实际需求，在每年规定时间内编制采购预算草案，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额等内容。采购预算草案应详细说明采购项目的必要性、资金来源等情况。2.采购中心对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总、审核，结合学校年度财务预算安排，提出采购预算建议方案，报采购领导小组审议。3.采购领导小组根据学校发展规划和财力状况，对采购预算建议方案进行审核和调整，确定学校年度采购预算，并下达给各部门执行。（二）预算执行1.采购项目应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。2.)采购中心在采购过程中，应严格控制采购成本，确保采购资金的合理使用。对于超预算采购的项目，应及时向采购领导小组报告，并说明原因。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，定期对采购资金支出进行审核和分析，确保采购资金专款专用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一，可申请调整采购预算：因国家政策调整、市场价格波动等原因，导致采购项目成本大幅增加，原采购预算无法满足采购需求的。根据学校事业发展需要，新增采购项目或对原采购项目进行重大调整的。其他不可预见的因素，导致原采购预算需要调整的。2.预算调整申请应经需求部门负责人、采购中心负责人审核后，报采购领导小组审批。采购领导小组应根据实际情况，对预算调整申请进行认真研究和审核，必要时可组织相关人员进行论证。3.预算调整申请批准后，采购中心应及时调整采购计划和采购文件，并按照新的采购预算组织实施采购活动。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。通过公开招标方式，能够吸引众多供应商参与竞争，确保采购项目的质量和价格优势。2.)邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目？？3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小采购项目。（二）采购程序1.采购申请需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目/的名称、规格、数量、技术参数、预算金额、采购时间要求等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购中心？2.采购审批采购中心对采购申请表进行审核，审核内容包括采购项目的必要性、采购预算的合理性、采购方式的适用性等。审核通过后，报采购领导小组审批。采购领导小组根据学校相关规定和实际情况，对采购申请进行审批。3.采购文件编制采购中心根据采购审批结果，组织编制采购文件。采购文件应明确采购项目的技术要求、商务条款、评审标准、采购程序等内容，确保采购文件的合法性、公正性和科学性？4.发布采购信息根据采购方式的不同，采购中心通过学校官网、政府采购平台、招标代理机构等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。对于公开招标和邀请招标项目，应发布招标公告；对于竞争性谈判、单一来源采购和询价项目，应发布采购邀请书。5.供应商报名与资格审查潜在供应商按照采购文件的要求进行报名，提交相关证明材料。采购中心对供应商的资格进行审查，核实供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等信息，确保供应商具备参与采购活动的资格和能力。6.采购评审采购中心组织成立评审小组，按照采购文件规定的评审标准对供应商的投标文件或者响应文件进行评审。评审小组应客观、公正地进行评审，记录评审过程和结果，并出具评审报告。7.确定中标供应商或成交供应商采购领导小组根据评审报告，确定中标供应商或成交供应商。对于中标供应商或成交供应商，采购中心应及时发出中标通知书或成交通知书，并通知未中标供应商或未成交供应商。8.合同签订采购中心与中标供应商或成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并严格按照合同约定执行。9.采购验收采购项目完成后，采购中心组织需求部门等相关人员进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物资或服务的质量、数量、规格等进行检验和评估，出具验收报告。验收合格的，办理结算手续；验收不合格的，按照合同约定要求供应商进行整改或退换货。**五、采购合同管理**（一）合同签订采购中心应在中标通知书或成交通知书发出之日起规定时间内，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式等条款。采购合同签订前应进行审核，确保合同条款符合法律法规和学校要求。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供采购物资或服务；学校应按照合同约定的付款方式及时支付货款。2.采购中心应建立合同履行跟踪机制，定期对合同履行情况进行检查和督促，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如遇合同变更、解除等情况，应按照法律法规和合同约定的程序进行处理。（三**）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因一方严重违约或不可抗力等原因导致采购合同无法继续履行的，双方可协商解除合同。解除合同应签订书面协议，并按照法律法规和合同约定的程序进行处理。（四）合同纠纷处理**1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.学校应积极维护自身合法权益，在合同纠纷处理过程中，应及时收集相关证据，配合有关部门进行调查和处理。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心应定期对采购业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对建立供应商评估和选择机制，对供应商的资质、信誉、业绩等进行全面评估，选择优质供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，包括违约责任、质量保证、价格调整等条款。加强对供应商的日常管理和监督，定期对供应商的供货情况、质量状况等进行检查和评估，及时发现和解决问题。2.质量风险应对在采购文件中明确质量标准和验收要求，要求供应商提供质量合格证明文件。加强采购验收环节的管理，严格按照验收标准对采购物资或服务进行检验和评估，确保质量符合要求。对于质量不合格的采购物资或服务，应及时要求供应商进行整改或退换货，直至达到质量标准。3.价格风险应对加强市场调研，了解市场价格动态，合理确定采购预算和采购价格。在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格波动情况及时调整采购价格。采用多种采购方式，如招标、询价、竞争性谈判等，通过竞争机制降低采购价格。4.法律风险应对加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识，确保采购行为合法合规。在采购过程中，严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购文件、采购合同等具有法律效力。对于重大采购项目，可聘请法律顾问进行法律咨询和指导，防范法律风险。七、采购监督与审计（一）内部监督1.)学校内部审计部门应定期对采购业务进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时