大学招标采购中心制度

PAGE大学招标采购中心制度一、总则（一）目的为规范大学招标采购活动，加强对招标采购工作的管理与监督，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学范围内各类货物、工程和服务的招标采购活动，包括但不限于教学设备、科研仪器、办公用品、基建工程、维修改造项目以及各类服务外包等。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保程序合法、内容合规。2.公正性原则：遵循公平、公正的原则，对待所有参与招标采购的供应商，不偏袒、不歧视，保证竞争环境公平。3.公开性原则：招标采购信息应全面、及时、准确地公开，保障各方知情权，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求资金使用效益最大化，降低采购成本。5.诚信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，履行各自的责任和义务。二、管理机构及职责（一）招标采购领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责审议招标采购工作的重大事项，包括采购政策、制度的制定与修订。对招标采购项目进行决策，审查采购计划、采购方式、采购文件等。协调解决招标采购过程中出现的重大问题，监督招标采购工作的执行情况。（二）招标采购中心1.组成：配备专业的招标采购工作人员，包括采购专员、评标专家等。2.职责贯彻执行国家有关招标采购的法律法规和学校的相关制度。负责编制和执行年度招标采购计划，组织实施各类招标采购活动。制定和完善招标采购工作流程、操作规范和管理制度。负责招标采购文件的编制、审核、发布和解释工作。组织开标、评标、定标等活动，负责评标专家的抽取和管理。负责与供应商的沟通、谈判、合同签订及履行监督等工作。建立和管理招标采购档案，做好采购项目的资料归档和统计分析工作。（三）监察审计部门1.职责对招标采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、公正。受理对招标采购活动中违规违纪行为的投诉举报，进行调查处理。对采购项目进行审计，审查采购资金的使用情况、采购效益等。（四）使用部门1.职责根据实际需求，提出采购申请，明确采购项目的技术规格、数量金额、时间要求等。参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和需求论证。负责采购项目的验收工作，对采购质量进行评价。三、招标采购流程（一）采购申请1.使用部门根据教学、科研、管理等工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、技术要求、用途等内容，并经部门负责人审核签字后提交至招标采购中心。2.招标采购中心对采购申请进行初审，审核采购项目是否符合学校发展规划和年度预算安排，申请内容是否完整、准确。如不符合要求，及时反馈使用部门进行修改完善。（二）采购预算编制与审核1.使用部门根据采购项目的实际需求和市场价格行情，编制采购预算。采购预算应科学合理、准确详实，不得故意高估或低估预算金额。2.财务部门对采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、合规性以及与学校财务状况的匹配性。审核通过后的采购预算作为招标采购的控制依据。（三）采购方式确定1.招标采购中心根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，综合考虑选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.对于达到公开招标数额标准的采购项目，原则上应采用公开招标方式进行采购。因特殊情况需要采用其他采购方式的，需按照规定报经招标采购领导小组批准，并在采购文件中说明理由。（四）采购文件编制1.招标采购中心根据确定的采购方式和采购项目需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、评标标准、合同条款等内容。2.采购需求应明确、具体、完整，能够准确反映采购项目要求。评标标准应科学合理、客观公正，能够体现采购项目的核心需求和重点评价指标。合同条款应明确双方权利义务、质量标准、付款方式、售后服务等内容，确保合同的合法性、完整性和可操作性。3.采购文件编制过程中，应充分征求使用部门、专家等意见，进行必要的论证和审核。采购文件编制完成后，经招标采购中心负责人审核签字，报招标采购领导小组审批。（五）信息发布1.对于公开招标和邀请招标项目，招标采购中心应在规定的媒体上发布采购公告（招标邀请书）。采购公告（招标邀请书）应包括采购项目名称、编号、采购人、采购内容及要求、采购方式、投标人资格条件、获取采购文件的时间、地点、方式及采购文件售价等内容。2.信息发布应确保及时、准确、全面，不得隐瞒或遗漏重要信息。同时，应做好信息发布记录，留存相关资料备查。（六）供应商报名与资格审查1.供应商应在采购公告规定的时间内，按照要求报名并提交相关资格证明文件。招标采购中心对供应商的报名资料进行初审，审查供应商是否符合采购文件规定的资格条件。2.对于资格审查合格的供应商，招标采购中心发放采购文件；对于资格审查不合格的供应商，应及时通知其原因，并拒绝其参与本次采购活动。（七）开标、评标与定标1.招标采购中心按照采购文件规定的时间、地点组织开标会议。开标过程应公开、透明，由专人负责唱标、记录，公布投标人名称、投标报价、交货期、质量承诺等主要内容。2.评标会议由依法组建的评标委员会负责。评标委员会成员应从学校评标专家库中随机抽取，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人或确定中标人。3.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。评标委员会应独立评审，不受任何单位和个人的干预。4.定标工作由招标采购领导小组根据评标委员会的推荐意见进行决策。中标人确定后，招标采购中心应及时向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（八）合同签订1.中标人应在中标通知书发出之日起规定时间内，与采购人签订合同。合同签订应严格按照采购文件和投标文件的内容执行，不得擅自变更合同条款。2.招标采购中心负责对合同签订过程进行监督，确保合同签订程序合法、内容合规。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、监察审计部门等备案。（九）履约验收1.采购项目完成后，使用部门应按照合同约定组织验收。验收内容包括货物的规格、数量、质量、性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务的标准、质量、效果等。2.验收过程中，使用部门应成立验收小组，成员应包括专业技术人员、管理人员等。验收小组应按照验收标准和程序进行验收，出具验收报告。验收报告应包括验收项目名称、验收依据、验收内容、验收结论等内容，并由验收小组成员签字确认。3.对于验收合格的项目，使用部门应在验收报告上签字盖章，并及时办理付款手续；对于验收不合格的项目，使用部门应及时通知中标人进行整改或重新采购，直至验收合格为止，并按照合同约定追究中标人的违约责任。（十）资金支付1.财务部门根据合同约定和验收报告，审核采购项目资金支付申请。审核通过后，按照学校财务管理制度和资金支付流程办理付款手续。2.资金支付应严格按照合同约定的付款方式和时间节点进行，不得提前或延迟支付。同时，应确保资金支付的安全性和准确性，防止出现资金风险。四、评标专家管理（一）专家库建设1.建立学校评标专家库，专家库成员应具备相关专业知识、丰富的实践经验和良好的职业道德。专家库涵盖各类货物采购、工程建设、服务外包等领域专业技术人员。2.评标专家库成员应通过个人申请、单位推荐等方式产生，并经过资格审查、培训考核等程序后入库。招标采购中心负责评标专家库的日常管理和维护工作。（二）专家抽取1.招标采购中心根据采购项目的专业需求，从评标专家库中随机抽取评标专家。抽取过程应严格按照规定程序进行操作，确保抽取结果的随机性和公正性。2.抽取评标专家时，应明确采购项目名称、编号及所需专家专业类别、人数等信息。抽取结果应记录在案，并及时通知被抽取的评标专家。（三）专家职责1.评标专家应遵守国家法律法规和学校招标采购制度，客观公正地履行评标职责。2.评标专家应按时参加评标会议，认真阅读采购文件和投标文件，按照评标标准和方法进行评审，独立发表评审意见，不得与其他评标专家或外界人员私下接触，不得收受供应商的财物或其他利益。3.评标专家应保守评标过程中的商业秘密和技术秘密，不得泄露评标情况和中标候选人推荐意见等信息。（四）专家考核与监督1.建立评标专家考核制度，对评标专家的评标表现、职业道德等方面进行考核评价。考核结果作为评标专家续聘、解聘的重要依据。2.监察审计部门对评标专家的评标活动进行监督，发现评标专家存在违规违纪行为的，应及时进行调查处理，并按照规定取消其评标专家资格。五、监督与管理（一）内部监督1.监察审计部门对招标采购活动进行全程监督，重点监督采购程序的合规性、采购过程的公正性、采购结果的合法性等方面。2.招标采购中心应建立健全内部管理制度，加强对采购工作人员的培训和管理，规范采购工作流程，防范内部风险。3.定期对招标采购项目进行内部审计，审查采购项目的预算执行情况、合同履行情况、资金使用效益等，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受学校师生员工和社会公众的监督，设立举报信箱和举报电话，及时受理对招标采购活动中违规违纪行为的投诉举报。2.主动接受财政、审计、纪检监察等部门的监督检查，积极配合相关部门的工作，对提出的问题及时整改落实。（三）责任追究1.对于在招标采购活动中违反法律法规和学校制度规定的单位和个人，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、没收违法所得、暂停或取消相关资格等。2.对于因违规行为给学校造成经济损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、档案管理（一）档案内容招标采购档案应包括采购项目的申请文件、采购预算、采购文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书、合同文本、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与归档1招标采购中心应指定专人负责采购档案的整理和归档工作，按照采购项目的类别和时间顺序进行分类整理，确保档案资料完整、准确、规范。2.采购档案应及时归档，不得拖延或积压。归档后的档案应妥善保管，便于查阅和使用。（三）档案查阅与借阅1.学校内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填