政府采购正版软件制度

PAGE政府采购正版软件制度一、总则（一）目的为规范本公司/组织在政府采购活动中软件采购行为，确保所采购软件均为正版，保护知识产权，促进软件产业健康发展，依据相关法律法规，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织参与的所有政府采购项目中涉及软件采购的活动，包括但不限于办公软件、操作系统、数据库软件、行业应用软件等。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家关于软件知识产权保护的法律法规以及政府采购相关规定，确保采购行为合法合规。2.正版化原则采购的软件必须为获得合法授权的正版软件，杜绝采购盗版软件。3.效益性原则在满足业务需求的前提下，合理控制软件采购成本，提高采购资金使用效益。4.责任明确原则明确各部门在软件采购过程中的职责，确保正版软件采购工作有序进行。二、职责分工（一）采购部门1.负责在政府采购活动中按照本制度要求，对软件采购项目进行策划和实施。2.审核软件供应商的资质，确保其具有合法的软件销售授权。3.与软件供应商签订采购合同，明确软件正版化相关条款和责任。（二）使用部门1.提出软件采购需求，明确所需软件的功能、性能等技术要求。2.配合采购部门对软件供应商进行考察和评估，提供技术方面的意见和建议。3.负责所采购软件的安装、使用和日常管理，确保软件的合法使用。（三）法务部门1.审查软件采购合同的合法性和合规性，确保合同条款符合法律法规要求。2.对软件采购过程中涉及的知识产权问题提供法律支持和咨询。3.协助处理软件采购过程中的法律纠纷。（四）财务部门1.负责审核软件采购预算，确保采购资金的合理安排。2.按照合同约定支付软件采购款项，并对采购资金的使用情况进行监督。三、采购流程（一）需求申报使用部门根据业务需要，填写软件采购需求申请表，详细说明所需软件的名称、功能、数量、技术规格、预算等信息，并提交至采购部门。（二）需求审核采购部门对使用部门提交的软件采购需求申请表进行审核，重点审核需求的合理性、必要性以及预算的准确性。如发现问题，及时与使用部门沟通协商，进行调整和完善。（三）市场调研采购部门会同使用部门等相关人员，对市场上满足需求的软件供应商及产品进行调研。调研内容包括软件的功能、性能、价格、售后服务、供应商信誉等方面。通过多种渠道收集信息，如网络搜索、行业咨询、供应商推荐等，形成市场调研报告。（四）供应商选择1.根据市场调研报告，采购部门筛选出若干符合要求的软件供应商。2.对筛选出的供应商进行资质审查，要求其提供软件著作权登记证书、软件销售授权证明等相关文件，确保其具有合法销售正版软件的资格。3.组织相关人员对供应商进行实地考察或邀请供应商进行产品演示，进一步了解供应商的实力和产品情况。4.综合考虑供应商的产品质量、价格、售后服务等因素，确定最终的软件供应商。（五）采购谈判采购部门与选定的软件供应商进行采购谈判，就软件的价格、交货期、售后服务、正版化保证等条款进行协商。谈判过程中要明确软件必须为正版软件，且供应商需提供合法有效的授权证明。谈判达成一致后，形成采购谈判纪要。（六）合同签订采购部门根据采购谈判结果，起草软件采购合同。合同中应明确软件的名称、规格、数量、价格、交货时间、地点、验收标准、售后服务内容、知识产权归属、违约责任等条款，特别要强调软件正版化的相关要求。合同经法务部门审核通过后，由公司/组织法定代表人或授权代表与软件供应商签订。（七）采购执行1.采购部门按照合同约定，跟踪软件供应商的交货进度，确保软件按时、按质、按量交付。2.在软件交付前，采购部门通知使用部门、法务部门、财务部门等相关人员做好验收准备工作。（八）验收1.成立验收小组，由使用部门、采购部门、法务部门等相关人员组成。2.验收小组按照合同要求和相关标准，对软件的数量、质量、功能、正版化情况等进行验收。3.软件供应商需提供软件的正版授权证明文件，验收小组对其进行审核确认。4.验收合格后，验收小组出具验收报告。如验收不合格，采购部门应及时与软件供应商沟通协商，要求其限期整改或退换货，直至验收合格。（九）付款财务部门根据验收报告和采购合同，审核无误后按照合同约定支付软件采购款项。四、正版软件管理（一）安装与使用1.使用部门按照软件使用说明书的要求，在规定的设备上正确安装所采购的正版软件。2.严格按照软件的使用许可协议使用软件，不得擅自复制、传播、转让软件。3.对于多人使用的软件，应明确使用权限，防止未经授权的使用。（二）维护与更新1.软件供应商应按照合同约定提供软件维护和更新服务，使用部门应及时配合软件供应商进行软件维护和更新工作。2.定期对软件进行检查和维护，确保软件的正常运行。如发现软件出现故障或问题，及时联系软件供应商解决。（三）报废与处置1.当软件因技术过时、业务不再需要等原因需要报废时，使用部门应填写软件报废申请表，说明报废原因和软件使用情况。2.采购部门会同法务部门等相关人员对软件报废申请进行审核，审核通过后按照国家有关规定进行处置，确保软件的知识产权得到妥善保护。处置方式包括删除软件数据、销毁软件介质等。（四）监督检查1.公司/组织定期对各部门软件正版化使用情况进行监督检查，检查内容包括软件的安装使用情况、授权证明文件保存情况等。2.对发现的问题及时提出整改意见，要求相关部门限期整改。对违反软件正版化规定的行为，按照公司/组织相关规定进行处理。五、培训与宣传（一）培训1.针对新采购的软件，软件供应商应提供相应的培训服务，帮助使用人员熟悉软件的功能和操作方法。2.公司/组织内部可根据实际情况，组织相关的软件使用培训，提高员工的软件使用技能和正版化意识。（二）宣传1.通过内部宣传渠道，如宣传栏、内部网站、邮件等，宣传软件正版化的重要性和相关法律法规知识。2.组织开展软件正版化宣传活动，如专题讲座、知识竞赛等，增强员工对软件正版化的认识和理解。六、法律责任与违规处理（一）法律责任1.如因采购或使用盗版软件导致公司/组织面临法律纠纷或遭受经济损失的，相关责任部门和人员应承担相应的法律责任。2.公司/组织在政府采购活动中因违反软件正版化规定，受到相关部门处罚的，按照处罚决定执行，并追究相关责任部门和人员的责任。（二）违规处理1.对于在软件采购和使用过程中违反本制度规定的部门和人员，视情节