九州通集中采购制度

PAGE九州通集中采购制度一、总则（一）目的为规范九州通集团集中采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强内部控制，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于九州通集团总部及所属各子公司、分公司的集中采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规定，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：通过集中采购，实现规模经济，降低采购成本，提高采购效益。3.质量优先原则：在保证采购质量的前提下，进行采购活动，确保所采购的物资和服务符合公司业务需求。4.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.集团采购委员会组成：由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：负责审议集中采购战略、重大采购项目、采购政策等，对集中采购活动进行决策和监督。2.采购执行小组组成：根据采购项目的不同，由采购部门、相关业务部门、质量控制部门等人员组成。职责：负责具体采购项目的实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购执行与验收等工作。（二）采购部门职责1.制定和完善集中采购管理制度、流程和标准。2.组织实施集中采购项目，包括采购需求收集、供应商开发与管理、采购谈判、合同签订与执行等。3.建立和维护供应商数据库，定期评估供应商绩效。4.收集、分析采购市场信息，为采购决策提供支持。5.协调与其他部门的关系，确保采购活动顺利进行。（三）相关业务部门职责1.提出采购需求，明确采购物资和服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购项目的供应商选择、采购谈判等工作。3.协助采购部门进行采购验收，提供技术支持和质量反馈。（四）质量控制部门职责1.制定采购物资和服务的质量标准和验收规范。2.参与采购项目的供应商评估和选择，对采购物资和服务进行质量检验和验收。3.监督采购过程中的质量控制措施执行情况，处理质量问题。三、采购流程（一）采购需求收集与分析1.各业务部门定期提交采购需求计划，详细说明所需物资和服务的名称、规格、数量、预计采购时间等。2.采购部门对采购需求进行汇总、分析，结合库存情况、市场供应情况等，确定是否需要进行集中采购以及采购时间和数量。（二）采购计划制定1.根据采购需求分析结果，采购部门制定集中采购计划，明确采购项目名称、采购内容、采购预算、采购时间安排、采购方式等。2.采购计划经采购部门负责人审核后，提交集团采购委员会审议批准。（三）供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出潜在供应商，并进行实地考察、资质审核、样品测试等。实地考察：了解供应商的生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等。资质审核：审核供应商的营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证等相关资质证书。样品测试：对供应商提供的样品进行质量检测，确保符合采购要求。3.综合评估潜在供应商的报价、质量、交货期、售后服务等因素，选择确定中标供应商。4.与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资和服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等。5.建立供应商绩效评估机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评估，评估结果作为供应商后续合作的依据。（四）采购执行与验收1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，跟踪采购进度，确保按时交货。2.供应商交货前，采购部门通知质量控制部门和相关业务部门做好验收准备。3.质量控制部门按照质量标准和验收规范对采购物资和服务进行检验和验收，出具验收报告。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等，以及服务的内容、质量、效果等。验收合格的物资和服务办理入库手续；验收不合格的，采购部门及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。4.相关业务部门在使用采购物资和服务过程中，如发现质量问题或其他异常情况，应及时反馈给采购部门和质量控制部门，采购部门负责协调供应商解决问题。（五）付款与结算1.采购部门根据采购合同和验收报告，办理付款申请手续。2.财务部门对付款申请进行审核，审核通过后按照合同约定的付款方式和时间进行付款。3.采购部门与供应商进行结算，核对采购金额、付款金额、发票等信息，确保结算准确无误。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂、市场竞争充分的采购项目。2.招标程序编制招标文件：明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过公司官网、招标平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商提供招标文件。开标、评标：组织开标会议，由评标委员会对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。签订合同：与中标供应商签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于采购时间紧迫、采购需求规格不明确、市场竞争不充分的采购项目。2.谈判程序成立谈判小组：由采购部门、相关业务部门、质量控制部门等人员组成。制定谈判文件：明确采购项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。邀请供应商参与谈判：向符合条件的供应商发出谈判邀请书。谈判：与供应商进行谈判，就采购价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组根据谈判结果，确定成交供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、采购需求规格明确、市场货源充足的采购项目。2.询价程序选择询价供应商：从供应商数据库中选择若干家符合条件的供应商作为询价对象。发出询价函：向询价供应商发出询价函，明确采购项目的规格、数量、质量要求、交货期等内容，要求供应商报价。收集报价：收集询价供应商的报价单。比较报价：对各供应商的报价进行比较，选择报价合理、交货期合适的供应商作为成交供应商。签订合同：与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的采购项目。2.单一来源采购程序提出申请：业务部门提出单一来源采购申请，说明采购项目的必要性、唯一性等理由。审核批准：采购部门对申请进行审核，报集团采购委员会批准。确定供应商：与唯一供应商进行协商，确定采购价格、交货期等条款。签订合同：与供应商签订采购合同。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，包括供应商风险、市场风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商风险应对加强供应商管理，建立供应商评估和选择机制，定期对供应商进行考核和评价。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和赔偿条款。建立供应商备用机制，在主要供应商出现问题时，能够及时切换到备用供应商。2.市场风险应对关注市场动态，及时收集市场信息，分析市场价格走势和供应情况。与供应商建立长期稳定的合作关系，争取更有利的采购价格和条款。采用套期保值等金融工具，规避市场价格波动风险。3.质量风险应对制定严格的采购质量标准和验收规范，加强对采购物资和服务的质量检验和验收。要求供应商提供质量保证文件，对供应商的质量管理体系进行审核。建立质量追溯机制，对出现质量问题的采购物资和服务进行追溯和处理。4.合同风险应对加强合同管理，对采购合同进行严格审核，确保合同条款合法合规、明确清晰。定期对合同执行情况进行跟踪和检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同纠纷。5.付款风险应对加强付款管理，严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款。对供应商的付款申请进行审核，确保付款依据充分、金额准确。建立付款风险预警机制，对可能出现的付款风险进行及时预警和处理。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对集中采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.监察部门对采购过程中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违规行为。（二）外部监督1.接受政府有关部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.主动接受社会公众的监督，对投诉和举报进行及时处理和反馈。七、信息管理（一）采购信息收集采购部门定期收集采购市场信息、供应商信息、采购项目信息等，建立采购信息数据库。（二）采购信息