基建工程采购制度

PAGE基建工程采购制度一、总则（一）目的为加强公司基建工程采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，保障工程质量和进度，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有基建工程项目的采购活动，包括但不限于建筑材料、设备、构配件、工程服务等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督和社会公众监督。4.效益原则：在保证工程质量和进度的前提下，合理控制采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，维护市场秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立基建工程采购领导小组，由公司高层管理人员组成，负责审议和决策重大采购事项，包括采购战略、采购预算、采购计划、供应商选择等。（二）采购执行部门公司设立采购部，作为基建工程采购的执行部门，负责具体采购工作的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行、采购验收等。（三）相关部门职责1.工程管理部门：负责提出基建工程采购需求，提供技术规格和质量要求，参与供应商选择和采购合同评审，协助采购部进行采购验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金使用，参与采购合同评审，对采购成本进行核算和控制。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购结果的合理性。4.法务部门：负责审查采购合同，提供法律咨询和法律支持，确保采购合同的合法性和有效性。三、采购流程（一）采购需求提出1.工程管理部门根据基建工程的设计文件和施工计划，结合工程实际进度和质量要求，提出采购需求，填写《基建工程采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、技术要求、交货时间、交货地点等。2.采购需求申请表经工程管理部门负责人审核签字后，提交给采购部和相关部门。（二）采购预算编制1.采购部根据采购需求申请表，结合市场价格行情和历史采购数据，编制采购预算，填写《基建工程采购预算表》，明确采购项目的预算金额、资金来源等。2.采购预算表经采购部负责人审核签字后，提交给财务部门进行审核。3.财务部门根据公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，审核通过后报公司采购领导小组审批。（三）采购计划制定1.采购部根据采购需求和采购预算，结合供应商供货能力和交货周期，制定采购计划，填写《基建工程采购计划表》，明确采购项目的采购时间、采购批次、采购方式等。2.采购计划表经采购部负责人审核签字后，提交给相关部门和采购领导小组备案。（四）采购文件编制1.采购部根据采购需求和采购计划，编制采购文件，包括招标文件、询价文件、谈判文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准、报价要求等。2.采购文件编制完成后，经采购部负责人审核签字，提交给相关部门和法务部门进行审核。3.法务部门对采购文件的合法性和有效性进行审查，提出修改意见。采购部根据审核意见对采购文件进行修改完善。（五）供应商选择1.采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法经营资质、良好的信誉、较强的供货能力和质量保证能力。2.根据采购文件的要求，采购部从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，向其发出采购邀请，邀请供应商参与采购活动。3.供应商应在规定时间内提交报价文件和相关证明材料。采购部对供应商的报价文件进行评审，按照评标标准进行打分，选择得分最高的供应商作为中标候选人。4.对于重大采购项目，采购部可组织成立评标委员会，评标委员会由工程管理部门、采购部、财务部门、审计部门、法务部门等相关人员组成。评标委员会按照评标标准对供应商的报价文件进行评审，确定中标供应商，并出具评标报告向采购领导小组汇报。（六）采购合同签订1.采购部与中标供应商协商签订采购合同，采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经采购部负责人审核签字后，提交给法务部门进行审查。3.法务部门对采购合同的合法性和有效性进行审查，提出修改意见。采购部根据审核意见对采购合同进行修改完善，确保采购合同的条款符合法律法规和公司要求。4.采购合同经公司法定代表人或授权代表签字盖章后生效。（七）采购合同执行1.采购部负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。2.供应商交货前，采购部应通知工程管理部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。3.供应商交货时，采购部、工程管理部门、质量检验部门等相关人员按照采购合同和相关标准进行验收，填写《基建工程采购验收单》。验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，按照采购合同的约定处理。（八）采购付款1.采购部根据采购合同的约定和验收情况提出付款申请，填写《基建工程采购付款申请表》，详细说明采购项目的名称、合同编号、采购金额已支付金额、本次申请付款金额等。2.采购付款申请表经采购部负责人审核签字后，提交给财务部门进行审核。3.财务部门根据采购合同的约定和公司财务制度，对采购付款申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。4.公司领导审批通过后，财务部门按照审批意见办理付款手续。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术复杂或有较多潜在供应商的基建工程项目采购。（二）邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术复杂或潜在供应商数量有限的基建工程项目采购。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的基建工程项目采购；或者招标后没有供应商投标或者没有合格标的，以及重新招标未能成立上基建工程项目采购。（四）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价然后在报价的基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格繁多、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的基建工程项目采购。（五）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的基建工程项目采购；或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的基建工程项目采购；或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套性的要求需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的基建工程项目采购。五、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应商垄断、原材料供应短缺等。2.质量风险：供应商提供的物资或服务不符合质量要求，影响工程质量。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同执行过程中出现纠纷等。4.法律风险：采购活动违反法律法规，导致法律纠纷和经济损失。5.人员风险：采购人员违规操作、受贿索贿等。（二）风险评估1.采购部定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对：建立市场价格监测机制及时掌握市场价格动态；与多家供应商建立合作关系分散采购风险；储备一定数量的常用物资，应对原材料供应短缺。2.质量风险应对：加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件；增加检验检测环节，对采购物资进行严格检验；建立质量追溯机制，对不合格产品进行及时处理。3.合同风险应对：加强采购合同管理，明确合同条款，避免合同漏洞；建立合同执行跟踪机制，及时解决合同执行过程中出现的问题；加强与供应商的沟通协调，维护良好的合作关系。4.法律风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识；建立法务审查机制，对采购文件和采购合同进行严格审查；聘请专业律师为采购活动提供法律咨询和法律支持。5.人员风险应对：加强对采购人员的职业道德教育，建立廉洁自律制度；加强内部监督，对采购人员的行为进行定期检查；建立举报机制，鼓励员工对采购人员的违规行为进行举报。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司审计部门定期对基建工程采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的执行情况以及采购资金的使用情况等。2.公司纪检监察部门对采购人员的廉洁自律情况进行监督检查，防止采购人员出现违规违纪行为。3.采购部应定期对采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）外部监督1.接受政