学校自行采购管理制度

PAGE学校自行采购管理制度一、总则（一）目的为规范学校自行采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，依据国家相关法律法规及行业标准，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的自行采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照规定的程序和方式进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。4.诚信原则：采购当事人应诚实守信，严格履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由学校领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购管理制度、采购计划和采购预算。2.审定采购方式、采购文件和采购合同。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构学校设立采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门应配备专业的采购人员，其职责包括：1.贯彻执行采购管理制度和相关法律法规。2.编制采购计划和采购预算，组织实施采购活动。3.选择供应商，编制采购文件，组织开标、评标、谈判等采购活动。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，组织验收工作。5.整理采购档案资料，进行采购统计分析。（三）采购监督机构学校设立采购监督小组，负责对采购活动进行全程监督。采购监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成，其职责包括：1.监督采购活动是否符合法律法规和学校采购管理制度的规定。2.审查采购文件、采购合同等是否合法合规。3.受理对采购活动的投诉举报，调查处理违规违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。2.采购部门负责汇总各部门采购预算，编制学校年度采购预算草案，报学校财务部门审核。3.学校财务部门根据学校事业发展规划和财力状况，对采购预算草案进行审核，报学校采购领导小组审议通过后，纳入学校年度预算。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照学校预算调整程序办理。（三）预算监督1.学校财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向学校采购领导小组报告预算执行情况。2.采购监督小组负责对采购预算执行情况进行监督，发现问题及时督促整改。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购人应当在省级以上人民政府财政部门指定的媒体上发布招标公告。招标公告应当包括采购项目名称、采购内容及数量、采购预算金额、采购需求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购人应当从省级以上人民政府财政部门建立的供应商库中随机抽取三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购人应当成立谈判小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组应当制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项，并与符合资格条件的供应商进行谈判。谈判小组所有成员应当集中与单一供应商分别进行谈判，并给予所有参加谈判的供应商平等的谈判机会。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购人应当与供应商就采购项目的价格、技术、服务等事项进行协商，达成一致意见后，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购人应当成立询价小组，由采购人的代表和有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组应当向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组根据采购需求，从质量和服务均能满足采购需求的供应商中，按照报价由低到高的顺序确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算金额等进行审核。2.对于金额较大或者重要的采购项目，采购部门应组织相关人员进行论证，并报采购领导小组审批。（三）采购实施1.根据采购审批结果，采购部门选择合适的采购方式，编制采购文件。2.采购文件应包括采购项目名称、采购内容及要求、采购方式、供应商资格条件、投标（报价）文件格式、评标（谈判）标准等内容。(1)公开招标采购文件应按照国家有关规定编制，并在规定时间内发售给潜在投标人。(2)邀请招标采购文件应向被邀请的供应商发出。(3)竞争性谈判采购文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项，并与符合资格条件的供应商进行谈判。(4)单一来源采购文件应与供应商就采购项目的价格、技术、服务等事项进行协商，并签订采购合同。询价采购文件应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。3.采购部门组织发布采购信息，邀请供应商参与采购活动。(1)公开招标采购信息应在省级以上人民政府财政部门指定媒体上发布招标公告。(2)邀请招标采购信息应向被邀请的供应商发出投标邀请书。(3)竞争性谈判采购信息应向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书。(4)询价采购信息应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书。4.采购部门组织开标、评标、谈判、询价等采购活动。(1)公开招标采购活动应按照招标文件规定的时间、地点进行开标、评标。(2)邀请招标采购活动应按照投标邀请书规定的时间、地点进行开标、评标。(3)竞争性谈判采购活动应按照谈判文件规定的程序进行谈判。(4)询价采购活动应按照询价通知书规定的程序进行询价。5.采购部门根据评标（谈判、询价）结果，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）合同签订1.采购部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送学校财务部门、采购监督小组备案。（五）验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格型号等进行检查验收。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程和服务，直至验收合格。（六）付款1.采购部门应根据采购合同约定，及时办理付款手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.学校财务部门应按照财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核，审核通过后办理付款手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和采购文件的要求，不得擅自变更或终止合同。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同约定履行各自的义务。采购部门应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等提供货物、工程和服务。2.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷应按照合同约定的方式解决。如协商不成，可以通过仲裁或诉讼等方式解决。（三）合同变更与终止1.在采购合同履行过程中，因特殊原因需要变更合同内容的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.采购合同履行完毕或因不可抗力等原因需要终止合同的，采购部门应与供应商办理终止合同手续，并清理相关债权债务。（四）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案管理制度，对采购合同及相关资料进行整理、归档、保管。2.采购合同档案应包括采购合同文本、采购文件、投标（报价）文件、评标（谈判、询价）报告、成交通知书、验收报告、付款凭证等资料。3.采购合同档案保管期限按照国家有关规定执行。七、采购监督与管理（一）内部监督1.采购监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否合法、采购合同是否履行等情况。2.学校审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审计采购预算执行情况、采购成本效益情况、采购合同履行情况等。3.学校纪检监察部门应受理对采购活动的投诉举报，严肃查处采购活动中的违规违纪行为。（二）外部监督1.学校应接受财政、审