机关新型采购人制度

PAGE机关新型采购人制度一、总则（一）目的为了规范机关采购行为，提高采购效率，保证采购质量，加强廉政建设，根据相关法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定本新型采购人制度。（二）适用范围本制度适用于本机关内部各部门及所属单位的采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保障各参与方的知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与竞争，择优选取。4.公正诚信原则：采购决策应公正，各方应诚实守信，履行各自职责。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善采购管理制度、流程和标准。审核采购计划，监督采购活动执行情况。协调处理采购过程中的争议和问题。2.需求部门提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。参与采购评审工作，提供专业意见。配合采购管理部门完成采购合同签订、验收等工作。3.财务部门负责采购资金的预算安排、支付管理和财务核算。对采购项目的资金使用情况进行监督检查。4.监督部门对采购活动进行全过程监督，确保采购行为合法合规、公正廉洁。受理对采购活动的投诉举报，依法依规进行调查处理。二、采购计划管理（一）采购需求提出1.需求部门应根据工作需要，提前编制采购需求计划。采购需求应明确、具体、合理，符合法律法规和行业标准要求。2.采购需求计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、预算金额、采购时间等内容。（二）采购计划审核1.采购管理部门收到需求部门提交的采购需求计划后，应进行审核。审核内容包括采购需求的合理性、合规性、必要性以及预算的准确性等。2.对于重大采购项目或涉及金额较大的采购需求，采购管理部门应组织相关部门进行联合评审，充分听取各方意见，确保采购计划科学合理。（三）采购计划调整1.在采购执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购管理部门收到调整申请后，应进行审核。审核通过后，对采购计划进行相应调整，并通知相关部门。三、采购方式选择（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式。公开招标应通过法定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.公开招标应按照法定程序进行，包括招标公告发布、资格预审、招标文件编制、投标、开标、评标、中标公示等环节。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应进行公示，公示无异议后，与供应商签订采购合同，并将采购情况报相关部门备案。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应成立询价小组，向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。四、采购文件编制（一）招标文件编制1.公开招标和邀请招标项目应编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、采购需求、投标文件格式等内容。2.招标文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、商务条款、评标标准等要求，确保供应商能够准确理解采购需求。（二）谈判文件编制1.竞争性谈判项目应编制谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判程序、合同草案条款、技术规格、谈判文件格式等内容。2.谈判文件应根据采购项目的特点和需求，合理设置谈判程序和评标标准，确保谈判过程公平公正。（三）询价文件编制1.询价项目应编制询价文件。询价文件应包括询价通知书、采购需求、报价表、合同条款及格式等内容。2.询价文件应明确采购项目的规格、数量、质量要求、价格要求等，便于供应商准确报价。（四）采购文件审核1.采购管理部门负责组织对采购文件进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。2.对于重大采购项目或涉及金额较大的采购文件，采购管理部门应组织相关部门进行联合审核，确保采购文件符合要求。五、采购评审管理（一）评审小组组建1.采购评审应成立评审小组。评审小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评审专家应从财政部门设立的专家库中随机抽取，特殊项目经批准可以直接确定。（二）评审程序1.评审小组应按照采购文件规定的评审程序和评标标准进行评审。评审过程应客观、公正、公平，不得偏袒任何一方。2.评审小组应认真审阅供应商的投标文件或响应文件，对供应商的技术方案、商务条款、价格等进行综合评审，并出具评审意见。（三）评审结果确定1.评审小组根据评审结果，按照采购文件规定的定标方法确定成交供应商。成交供应商应符合采购需求、质量和服务相等且报价最低（或综合得分最高）的原则。2.采购管理部门应将评审结果通知所有参与采购活动的供应商，并发布成交公告。（四）评审监督1.监督部门应对采购评审活动进行全程监督，确保评审过程合法合规、公正廉洁。2.评审小组成员应遵守评审纪律，不得泄露评审信息，不得与供应商私下接触，不得收受供应商的财物或其他利益。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购人与成交供应商应在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保双方权利义务明确。（二）合同履行1.采购人和供应商应按照采购合同约定履行各自义务。采购人应及时支付货款，供应商应按时、按质、按量交付货物或提供服务。2.在合同履行过程中，如发生争议或纠纷，双方应按照合同约定的争议解决方式进行处理。（三）合同变更与终止1.采购合同履行过程中，如需变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分。2.如因不可抗力或其他原因导致采购合同无法履行或部分无法履行，双方应协商终止合同，并按照合同约定承担相应责任。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购人应组织相关部门对供应商交付的货物或提供的服务进行验收。验收内容包括数量、质量、规格、性能等方面。2.验收合格后，采购人应出具验收报告。验收报告应作为支付货款的依据之一。七、采购资金管理（一）预算安排1.财务部门应根据采购计划，合理安排采购资金预算。采购资金预算应纳入本机关年度预算管理。2.采购资金预算应明确采购项目的资金来源、金额、支付方式等内容，确保采购资金落实到位。（二）资金支付1.采购人应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时向供应商支付货款。2.财务部门应严格审核采购资金支付申请，确保支付凭证齐全、合规，支付金额准确无误。（三）财务核算1.财务部门应按照国家财务会计制度的规定，对采购资金进行财务核算。采购资金应单独核算，确保资金使用情况清晰、准确。2.财务部门应定期对采购资金使用情况进行统计分析，为采购管理提供决策依据。八、采购监督管理（一）内部监督1.监督部门应加强对采购活动的内部监督，建立健全监督机制，定期对采购项目进行检查和评估。2.采购管理部门、需求部门、财务部门等应各司其职，相互配合，形成内部监督合力，确保采购活动规范有序进行。（二）外部监督1.采购活动应接受财政、审计、监察等部门的外部监督。采购管理部门应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供采购资料和信息。2.对于外部监督部门提出的意见和建议，采购管理部门应认真整改落实，不断完善采购管理制度和流程。（三）