机关内零星采购制度

PAGE机关内零星采购制度一、总则（一）目的为加强机关内零星采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，确保采购活动合法、合规、公正、透明，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关各部门及所属单位在日常工作中发生的金额较小、频次较高的零星采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备耗材、小型维修服务、印刷服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有潜在供应商平等参与竞争的权利。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求资金使用效益最大化。4.公开性原则：除涉及国家秘密、商业秘密等特殊情况外，采购信息应尽量公开，接受内部监督和社会监督。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作任务和实际需求，合理编制本部门的零星采购预算，明确采购项目、数量、金额等内容。2.采购预算应细化到具体的采购项目和用途，确保预算的准确性和可执行性。（二）预算审批1.部门采购预算由部门负责人审核后报财务部门。2.财务部门对各部门采购预算进行汇总审核，并结合机关整体财务状况提出调整意见，报机关领导审批。3.经审批后的采购预算应严格执行，原则上不得突破。如因特殊情况需要调整预算，应按照规定程序重新报批。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《零星采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、申请理由等内容。2.《零星采购申请表》由部门负责人签字确认后，提交至机关采购管理部门。（二）采购审批1.采购管理部门收到《零星采购申请表》后，对采购申请的必要性、合规性进行审核。2.对于金额较小的采购申请（具体金额标准由机关根据实际情况确定），采购管理部门可直接审批；对于金额较大或情况较为复杂的采购申请，采购管理部门应提交机关领导审批。（三）采购实施1.采购管理部门根据审批通过的采购申请，按照以下方式组织实施采购：询价采购：对于市场上货源充足、价格透明的一般性商品或服务，采购管理部门通过向多家供应商询价，选择报价合理、信誉良好的供应商进行采购。定点采购：对于已确定的定点供应商提供的商品或服务，采购管理部门在定点供应商范围内进行采购。定点供应商应通过公开招标或其他公平竞争方式确定，并签订定点采购协议。单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采用单一来源采购方式的，采购管理部门应按照规定程序进行审批，并在采购过程中做好记录。2.在采购过程中，采购管理部门应与供应商充分沟通，明确采购要求、交货时间、质量标准等事项，并要求供应商提供报价单、发票等相关资料。3.采购管理部门应根据采购项目的特点和实际情况，合理选择采购方式，确保采购活动的顺利进行。（四）合同签订1.采购项目确定供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交至机关法务部门进行合法性审查。经审查通过的合同文本，由采购管理部门与供应商签订。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送财务部门备案。（五）验收付款1.采购项目到货后，采购管理部门应组织相关人员按照采购合同约定的质量标准进行验收。验收合格的，由验收人员在《零星采购验收单》上签字确认；验收不合格的，采购管理部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。2.采购管理部门应在验收合格后及时办理付款手续。付款时，采购管理部门应根据采购合同约定的付款方式，填写付款申请单，并附采购合同、发票、验收单等相关资料，报财务部门审核。3.财务部门对付款申请单及相关资料进行审核无误后，按照规定程序办理付款手续。四、供应商管理（一）供应商选择与准入1.建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、信誉情况等资料。2.采购管理部门应通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从供应商信息库中选择符合要求的供应商参与机关零星采购活动。3.新供应商准入应提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明等相关资料，并填写《供应商准入申请表》。采购管理部门对新供应商的资质、信誉、业绩等情况进行审核，审核通过后纳入供应商信息库。（二）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价和考核。评价和考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.采购管理部门应根据供应商评价和考核结果，对供应商进行分类管理。对于评价和考核结果为优秀的供应商，在同等条件下优先选择；对于评价和考核结果为不合格的供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。3.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如优先采购、增加采购份额等；对违反合同约定或出现其他不良行为的供应商，给予相应的处罚，如扣除保证金、暂停合作、取消准入资格等。五、采购监督与审计（一）内部监督1.机关纪检监察部门负责对零星采购活动进行全程监督，重点监督采购过程中的合规性、公正性、廉洁性等情况。2.采购管理部门应定期向纪检监察部门报送零星采购工作情况，接受纪检监察部门的监督检查。3.各部门应积极配合纪检监察部门的监督工作，如实提供相关资料和信息。（二）审计监督1.机关审计部门负责对零星采购活动进行审计监督，重点审计采购预算执行情况、采购流程合规性、采购合同履行情况、资金使用效益等方面。2.审计部门应定期或不定期对零星采购项目进行审计，并出具审计报告。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行