采购跟单管理制度流程

PAGE采购跟单管理制度流程一、总则（一）目的为了规范公司采购跟单工作流程，确保采购任务的顺利完成，保障公司生产经营活动的正常进行，提高采购效率，降低采购成本，特制定本制度流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购跟单工作，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购等各类采购业务。（三）职责分工1.采购部门负责采购订单的下达、跟踪和协调，确保供应商按时、按质、按量交货。与供应商保持密切沟通，及时解决采购过程中出现的问题。定期对采购跟单工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。2.需求部门负责提出采购需求，明确采购物品的规格、型号、数量、质量要求等。协助采购部门进行供应商的选择和评估。参与采购合同的评审，对采购物品的交付时间、质量标准等提出意见。3.质量部门负责对采购物品的质量进行检验和验收，确保符合公司质量要求。参与供应商质量体系的评估和审核，提出质量改进建议。4.财务部门负责采购资金的预算和支付管理，审核采购合同和付款申请。对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。二、采购计划与预算（一）采购需求预测1.需求部门应根据公司生产经营计划、销售订单、库存状况等因素，定期对采购需求进行预测，并提交采购需求预测报告。2.采购需求预测报告应包括采购物品的名称、规格、型号、数量、需求时间等详细信息。（二）采购计划制定1.采购部门根据需求部门提交的采购需求预测报告和公司实际情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、采购时间、采购方式、预算金额等内容。3.采购计划应经相关部门审核后，报公司领导审批。（三）采购预算编制1.财务部门根据采购计划，编制采购预算。2.采购预算应包括采购物品的预算金额、采购费用、运输费用等所有相关费用。3.采购预算应经公司领导审批后，作为采购资金控制的依据。三、供应商选择与管理（一）供应商开发1.采购部门应根据公司采购需求，通过多种渠道开发潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息、资质证明、业绩情况等资料。（二）供应商评估1.采购部门组织相关部门对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制能力、价格水平、交货期、售后服务等方面。2.评估方式可采用实地考察、样品检验、供应商问卷调查、数据分析等多种方法。3.根据评估结果，建立供应商评估档案，对供应商进行分类管理。（三）供应商选择1.根据采购物品的特点和需求，从合格供应商名单中选择合适供应商。2.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。（四）供应商管理1.采购部门应定期对供应商进行跟踪和评估，及时了解供应商的生产经营状况、质量控制情况、交货期等信息。2.对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和合作机会；对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。3.采购部门应建立供应商信息管理系统，及时更新供应商的基本信息、评估结果、合作记录等内容。四、采购订单管理（一）采购订单下达1.采购部门根据采购计划和供应商选择结果，向选定的供应商下达采购订单。2.采购订单应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准等内容。3.采购订单应经采购部门负责人审核后，加盖公司公章或合同专用章，并发送给供应商。（二）采购订单跟踪1.采购跟单人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度、质量控制情况、交货期等信息。2.对于采购订单执行过程中出现的问题，如供应商交货延迟、质量不合格等情况，采购跟单人员应及时与供应商沟通协调，督促供应商采取措施解决问题。3.采购跟单人员应定期向采购部门负责人汇报采购订单的执行情况，及时反馈问题和解决结果。（三）采购订单变更1.如果采购订单执行过程中需要变更采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准等内容，采购部门应及时与供应商协商，并签订采购订单变更协议。2.采购订单变更协议应明确变更的内容、双方的权利和义务、变更后的交货期等信息。3.采购订单变更协议应经采购部门负责人审核后，加盖公司公章或合同专用章，并发送给供应商。（四）采购订单关闭1.当采购订单执行完毕，采购物品已全部交货、验收合格且款项已支付完毕后，采购订单应予以关闭。2..采购跟单人员应及时整理采购订单的相关资料，包括采购合同、采购订单、送货单、验收报告、发票等，并存档保管。五、采购物品验收（一）验收准备1.质量部门应根据采购物品的特点和质量要求，制定验收标准和验收方案。2.采购跟单人员应在采购物品到货前，通知质量部门做好验收准备工作。3.质量部门应准备好验收所需的工具、仪器、设备等。（二）验收实施1.采购物品到货后，采购跟单人员应及时通知质量部门进行验收。2.质量部门按照验收标准和验收方案对采购物品进行验收，包括外观检查、数量核对、质量检验等。3.验收过程中，如发现采购物品存在质量问题或数量不符等情况，质量部门应及时填写验收不合格报告，并通知采购部门和供应商。（三）验收结果处理1.如果采购物品验收合格，质量部门应填写验收合格报告，并通知采购部门办理入库手续。2.如果采购物品验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施解决问题，如补货、换货、退货等。3.供应商应在规定的时间内对验收不合格的采购物品进行处理，处理结果应经质量部门确认。六、采购付款管理（一）付款申请1.采购部门应在采购物品验收合格后，根据采购合同和发票等相关资料，填写付款申请单。2.付款申请单应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、采购合同编号、发票号码、付款金额等内容。3.付款申请单应经采购部门负责人、财务部门审核后，报公司领导审批。（二）付款审批1.财务部门应根据公司财务制度和采购合同，对付款申请进行审核，审核内容包括付款金额、付款方式、付款时间等。2.公司领导应根据公司资金状况和采购合同执行情况，对付款申请进行审批。3.付款申请经审批通过后，财务部门应按照审批意见办理付款手续。（三）付款方式1.公司采购付款方式主要包括支票付款、银行转账付款、电汇付款等。2.采购部门应根据采购合同和供应商要求，选择合适的付款方式，并在付款申请单中注明。3.财务部门应按照付款方式的规定，及时办理付款手续，确保付款安全、准确、及时。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、交货期风险、付款风险等。2.风险识别可采用问卷调查、数据分析、案例分析等多种方法。（二）风险评估1.采购部门应组织相关部门对识别出的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，确定风险等级和风险优先级。（三）风险应对1.根据风险评估结果，采购部门应制定相应的风险应对措施，包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于高风险事件，应采取风险规避措施，如更换供应商、调整采购计划等；对于中风险事件，应采取风险降低措施，如加强供应商管理、增加检验频次等；对于低风险事件，可采取风险接受措施，并密切关注风险变化情况。八、采购绩效评估（一）评估指标1.采购部门应建立采购绩效评估指标体系，包括采购成本、采购质量、采购交货期、采购效率、供应商管理等方面的指标。2.采购成本指标可包括采购价格、采购费用、采购成本降低率等；采购质量指标可包括验收合格率、退货率等；采购交货期指标可包括按时交货率、交货延迟率等；采购效率指标可包括采购周期、订单处理时间等；供应商管理指标可包括供应商满意度、供应商投诉率等。（二）评估方法1.采购绩效评估可采用定期评估和不定期评估相结合的方法，定期评估可每月、每季度或每年进行一次，不定期评估可根据实际情况随时进行。2.评估方法可采用数据分析、问卷调查、现场检查、供应商评价等多种方法。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，采购部门应及时总结经验教训