采购询价议价管理制度

PAGE采购询价议价管理制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价议价行为，确保采购活动的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购询价议价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价议价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，提供公平的竞争机会，确保采购过程公正透明。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的询价议价，降低采购成本，提高公司经济效益。4.诚实守信原则：采购人员及供应商应诚实守信，如实提供相关信息，履行合同约定。二、采购询价议价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算、用途等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）询价1.采购部门收到采购申请后，根据采购项目的特点和要求，选择合适的供应商进行询价。2.询价方式可采用电话询价、邮件询价、上门询价等多种方式。询价时应向供应商提供详细的采购需求清单，要求供应商在规定时间内报价。3.采购人员应收集至少三家供应商的报价信息，并对报价进行记录和整理。报价信息应包括供应商名称、报价金额、交货期、质量标准、售后服务等内容。（三）议价1.采购人员对收集到的供应商报价进行分析比较，筛选出价格合理、质量可靠、信誉良好的供应商进行议价。2.议价过程中，采购人员应与供应商就价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行充分沟通和协商，争取达成最优采购方案。3.采购人员可采用谈判、招标、竞争性谈判等方式进行议价。对于金额较大、技术复杂的采购项目，应采用招标或竞争性谈判的方式进行。4.在议价过程中，采购人员应注意保护公司商业机密，不得向供应商透露其他供应商的报价信息或公司的采购底线。（四）审批1.采购人员完成询价议价后，应将采购项目的询价议价情况及拟签订的采购合同提交至采购部门负责人审核。2.采购部门负责人对采购项目的询价议价情况进行审核，重点审核采购价格是否合理、采购条款是否符合公司利益、供应商选择是否合适等内容。3.审核通过后，采购项目提交至公司领导审批。公司领导根据采购项目的重要性和金额大小进行审批决策。（五）签订合同1.经公司领导审批通过后，采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，采购人员应仔细审查合同条款，确保合同内容符合公司要求和法律法规规定。对于重要采购合同，可邀请公司法律顾问进行审核。3.采购合同签订后，采购人员应及时将合同副本提交至相关部门备案，以便跟踪合同执行情况。（六）验收付款1.采购物品或服务到货后，采购部门应组织相关部门进行验收。验收内容包括数量、质量、规格等方面，确保采购物品或服务符合合同要求。2.验收合格后，采购部门应及时办理付款手续。付款时应严格按照合同约定的付款方式和时间进行支付，确保公司资金安全。三、采购询价议价管理职责（一）采购部门职责1.负责制定采购询价议价管理制度，并组织实施。2.负责采购项目的询价议价工作，选择合适的供应商，争取最优采购方案。3.负责与供应商进行沟通和协商，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.负责收集、整理和分析采购信息，为公司采购决策提供参考依据。（二）需求部门职责1.负责提出采购申请，明确采购物品或服务的需求信息。2.参与采购项目的询价议价过程，提供技术支持和质量要求。3.负责采购物品或服务的验收工作，确保符合公司要求。（三）财务部门职责1.负责审核采购项目的预算和付款申请，确保公司资金合理使用。2.协助采购部门进行成本分析和控制，提供财务方面的建议和支持。（四）审计部门职责1.负责对采购询价议价活动进行审计监督，确保采购过程合法合规。2.对采购项目的成本效益进行评估，提出审计意见和建议。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商数据库，收集供应商的基本信息（包括名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书等）、业绩情况、信誉评价等资料。2.根据采购项目的需求，从供应商数据库中筛选出符合要求的供应商进行询价议价。对于新的采购项目，采购部门应通过市场调研、行业推荐、网络搜索等方式寻找潜在供应商，并进行资格审查。3.供应商选择应综合考虑供应商的产品质量、价格、交货期、售后服务、信誉等因素，确保选择的供应商能够满足公司采购需求，并具有良好的合作潜力。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式。采购人员应收集供应商的相关数据和信息，并进行整理和分析，形成供应商评估报告。3.根据供应商评估结果，采购部门对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予更多的合作机会和优惠政策；对于不合格供应商，应及时淘汰，并停止与其合作。（三）供应商激励与约束1.采购部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、增加采购份额、提供优先付款等。2.同时，采购部门应建立供应商约束机制，对于违反合同约定、提供劣质产品或服务的供应商，应采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作、追究法律责任等。五、采购询价议价监督与考核（一）监督机制1.公司内部应建立采购询价议价监督机制，确保采购过程公开、公平、公正。审计部门应定期对采购询价议价活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购价格是否合理、供应商选择是否得当等内容。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购询价议价工作进展情况，接受公司领导的监督和指导。同时，采购部门应设立举报邮箱和电话，接受公司员工对采购询价议价活动的监督和举报。（二）考核制度1.公司应建立采购询价议价考核制度，对采购部门及采购人员的工作进行考核评价。考核内容包括采购任务完成情况、采购成本控制情况、采购质量保障情况、供应商管理情况等方面。2.考核方式可采用定量考核和定性考核相结合的方式。采购部门应定期对采购人员的工作进行自评和互评，审计部门应根据考核结果，对采购部门及采购人员进行奖惩。3.对于在采购询价议价工作中表现优秀的采购部门及采购人员给予表彰和奖励，如颁发奖金、晋升职务等；对于