采购询价比价制度范本

PAGE采购询价比价制度范本一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购询价比价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购质量和效率，保障公司利益。2.适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在询价比价过程中，应平等对待所有供应商，不偏袒任何一方，确保竞争的公平性。公开透明原则：采购信息应及时、准确地公开，接受公司内部监督，保证采购过程的透明度。效益优先原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的询价比价，降低采购成本，提高公司经济效益。二、职责分工1.采购部门负责采购项目的发起，制定采购计划和采购需求。组织实施询价比价工作，收集供应商报价信息，进行初步筛选和比较。与选定的供应商进行商务谈判，签订采购合同。跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。2.需求部门提供准确、详细的采购需求，包括规格、型号、数量、质量要求等。协助采购部门进行供应商考察和评估，参与商务谈判。对采购产品或服务进行验收，反馈使用情况和意见。3.财务部门参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的建议和支持。对采购合同进行审核，确保合同条款符合财务规定。负责采购资金的支付和核算，监督采购成本控制情况。4.审计部门对采购询价比价过程进行审计监督，检查采购行为是否合规。对采购项目进行定期或不定期的审计，评估采购效益。三、询价比价流程1.采购申请需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并提交给采购部门。2.供应商选择采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。对供应商进行初步筛选，选择符合资质要求、信誉良好、具有相关产品或服务供应能力的供应商作为询价对象。3.询价采购部门向选定的供应商发出《询价通知书》，明确采购项目的详细要求、报价截止时间、交货时间、付款方式等内容。供应商应在规定时间内按照询价通知书的要求进行报价，报价应包括产品或服务的单价、总价、交货期、售后服务等详细信息。4.比价采购部门收集各供应商的报价信息，进行整理和分析。对比各供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素，综合评估供应商的优势和劣势。根据比价结果，选择性价比最优的供应商作为推荐对象。5.商务谈判采购部门与推荐的供应商进行商务谈判，进一步协商采购价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。在谈判过程中，采购部门应坚持原则，维护公司利益，同时也要考虑供应商的合理诉求，寻求双方都能接受的解决方案。6.合同签订商务谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同经需求部门、财务部门、审计部门审核通过后，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。7.合同执行与验收采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时履行。需求部门按照合同约定对采购产品或服务进行验收，验收合格后出具《验收报告》。四、询价通知书编制要求1.基本信息询价通知书应包含采购项目的名称、编号、采购单位、采购内容、采购数量、交货时间、交货地点等基本信息。2.技术规格要求详细描述采购产品或服务的技术规格、质量标准、性能要求等，确保供应商能够准确理解采购需求。技术规格要求应符合国家相关标准和行业规范。3.报价要求明确报价的范围，包括产品或服务的单价、总价、运费、税费等。规定报价的格式和内容，要求供应商提供详细的报价清单，包括产品规格、数量、单价、总价、交货期、售后服务等信息。设定报价截止时间，确保供应商有足够的时间准备报价。4.交货要求明确交货时间和交货地点，要求供应商按照合同约定的时间和地点交货。规定交货方式和运输方式，如供应商负责送货上门或采购单位自提等。5.付款方式说明采购项目的付款方式，如预付款、货到付款、验收合格后付款等，并明确付款比例和时间节点。6.售后服务要求要求供应商提供售后服务承诺，包括质保期、维修保养、技术支持等内容。将售后服务条款作为重要的比价因素，确保采购产品或服务能够得到及时、有效的售后保障。7.其他条款根据采购项目的具体情况，可在询价通知书中添加其他相关条款，如保密条款、违约责任、争议解决方式等。五、供应商管理1.供应商资质审核采购部门定期对供应商的资质进行审核，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、行业资质证书等。对新供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况，确保供应商具备提供合格产品或服务的能力。2.供应商评价与考核建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价。评价方式可包括问卷调查、实地考察、数据分析等。根据评价结果对供应商进行考核，分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核不合格的供应商，采购部门应暂停与其合作，并责令其限期整改。3.供应商淘汰与更新对于连续考核不合格或出现严重违规行为的供应商，采购部门应及时将其淘汰出供应商数据库。根据公司业务发展和采购需求变化，定期更新供应商数据库，引入新的优质供应商，保持供应商队伍的竞争力。六、监督与检查1.内部监督审计部门定期对采购询价比价过程进行审计，检查采购行为是否符合本制度规定，是否存在违规操作和不正当利益输送等问题。财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保资金支付合规、合理，防止资金浪费和滥用。公司内部员工有权对采购过程中的违规行为进行举报，公司应及时受理并调查处理。2.外部监督接受政府相关部门、行业协会及社会公众的监督，积极配合有关部门的检查和审计工作。对于涉及重大采购项目或社会关注度较高的采购活动，可邀请外部专家或第三方机构进行评估和监督，确保采购过程的公正、透明。七、违规处理1.对违规行为的界定采购部门及相关人员在采购询价比价过程中，如有以下行为之一，视为违规：未按照本制度规定的流程进行采购，擅自简化或跳过必要环节。与供应商串通，泄露询价信息，谋取不正当利益。收受供应商贿赂或其他不正当利益，影响采购决策。在询价、比价过程中，故意隐瞒或歪曲事实，提供虚假信息。违反合同约定，擅自变更采购条款或降低采购标准。2.违规处理措施对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理：对于情节较轻的违规行为，给予警告、责令改正等处理措施，并要求相关人员作出书面检讨。对于情节严重的违规行为，给予降职、撤职、解除劳动合同