行政采购事前审批制度

PAGE行政采购事前审批制度一、总则（一）目的为规范公司行政采购行为，加强对采购活动的内部控制，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障公司资产安全，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因办公需要进行的行政采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、通讯设备、车辆及相关服务等采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.预算控制原则：采购活动应在公司预算范围内进行，严格控制采购成本，提高资金使用效率。3.公开透明原则：采购过程应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购信息充分披露，竞争机会均等。4.需求导向原则：采购应紧密围绕公司实际需求，确保所采购的物品和服务符合公司业务发展和办公需要。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，加强对采购各环节的监督和管理，防范采购风险。二、审批职责分工（一）采购申请部门1.负责根据本部门实际工作需要，提出行政采购申请，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、用途等信息。2.对采购申请的必要性和合理性负责，确保采购申请符合公司业务发展和办公需求。（二）归口管理部门1.负责对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购申请是否符合公司规定的采购范围、采购需求是否真实合理、预算安排是否合规等。2.根据审核结果，提出审核意见，并将审核通过的采购申请提交至相应审批层级进行审批。（三）财务部门1.负责对采购预算进行审核，确保采购项目在公司预算范围内，并对采购资金的支付进行审核和监督。2.根据采购合同和相关审批文件，办理采购款项的支付手续。（四）审批领导1.根据公司授权和审批流程，对采购申请进行最终审批，决定是否批准采购申请。2.对采购事项的决策负责，确保采购活动符合公司整体利益和战略发展要求。三、采购申请与审批流程（一）采购申请的提出1.各部门根据工作需要，填写《行政采购申请表》（以下简称“申请表”），详细说明采购物品或服务的相关信息。申请表应包括但不限于以下内容：采购部门名称及联系人；采购项目名称；采购物品或服务的规格、型号、数量、质量要求等；采购预算金额及资金来源；采购用途及预计使用时间；拟采用的采购方式（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等）。2.申请表应由采购申请部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）采购申请的初审1.采购申请提交至归口管理部门后，归口管理部门应在[X]个工作日内对采购申请进行初步审核。2.初审内容包括：采购申请是否属于本归口管理部门职责范围；采购需求是否真实合理，是否与部门工作计划和业务发展需求相匹配；采购预算是否在公司下达的预算指标范围内，预算编制是否准确合理；采购方式的选择是否符合相关规定和公司实际情况。3.归口管理部门审核通过后，在申请表上签署审核意见，并提交至相应审批层级进行审批。如审核不通过，应及时与采购申请部门沟通，说明原因，并要求采购申请部门修改完善采购申请。（三）采购申请的审批1.根据公司授权和审批流程，采购申请应按照以下审批层级进行审批：采购预算金额在[X]元以下的，由部门分管领导审批；采购预算金额在[X]元至[X]元之间的，由财务总监审批；采购预算金额在[X]元以上的，由总经理审批。2.审批领导应在收到采购申请后的[X]个工作日内完成审批，并在申请表上签署审批意见。如同意采购申请，应明确批准采购的金额、采购方式等；如不同意采购申请，应说明理由。（四）采购申请的反馈1.审批结果应及时反馈给采购申请部门。如采购申请获得批准，采购申请部门应按照审批意见组织实施采购活动；如采购申请未获得批准，采购申请部门应根据审批意见调整采购计划或重新提出采购申请。2.归口管理部门应跟踪采购申请的审批情况，对审批过程中出现的问题及时协调解决，确保采购申请审批工作顺利进行。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.适用条件：采购项目达到国家规定的公开招标限额标准；采购项目具有明确的技术规格和标准，市场竞争充分；采购项目需要广泛吸引潜在供应商参与竞争，以获取最佳采购效益。2.采购程序：编制招标文件：采购部门根据采购需求编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告：通过指定的媒体或平台发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。发售招标文件：向购买招标文件的潜在供应商发售招标文件，并提供相关答疑服务。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标、评标活动，评标委员会根据评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标：采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用条件：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大。2.采购程序：确定邀请供应商名单：采购部门根据采购项目特点和供应商情况，确定邀请参与投标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。编制招标文件：与公开招标程序相同，编制招标文件。发售招标文件：向被邀请供应商发售招标文件，并提供相关答疑服务。开标、评标：与公开招标程序相同，组织开标、评标活动，确定中标供应商。（三）竞争性谈判1.适用条件：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购程序：成立谈判小组：由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成谈判小组，负责与供应商进行谈判。制定谈判文件：谈判小组根据采购需求制定谈判文件，明确谈判的程序、内容、要求等。确定邀请供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况对采购需求、技术规格等进行调整。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.适用条件：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：提出申请：采购部门填写《单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因、采购项目的基本情况、拟采购的货物或服务的名称、规格、数量、预算金额等。论证审核：组织相关专家对单一来源采购申请进行论证，审核采购项目是否符合单一来源采购的适用条件。论证专家应不少于三人，且应具有相关专业知识和经验。审批：经论证审核通过的单一来源采购申请，按照公司审批流程进行审批。签订合同：与单一来源供应商签订采购合同，明确采购项目的内容、价格、服务要求、付款方式等条款。（五）询价1.适用条件：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购程序：成立询价小组：由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成询价小组，负责与供应商进行询价。确定被询价供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商向其发出询价通知书。询价：询价小组向被询价供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。被询价供应商应一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购申请获得批准后，采购部门应按照审批意见组织实施采购活动，并与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。3.采购合同应由采购部门负责人签字，并加盖公司合同专用章。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、归口管理部门等相关部门备案。（二）合同执行1.采购部门应按照采购合同约定，跟踪供应商的合同履行情况，确保供应商按时、按质、按量提供货物或服务。2.如供应商在合同履行过程中出现违约行为，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以纠正，并按照合同约定追究其违约责任。3.采购部门应定期对采购合同的执行情况进行检查和总结，及时发现和解决合同执行过程中存在的问题，确保采购合同的顺利履行。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款或解除合同，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面变更协议或解除合同协议。2.合同变更或解除协议应报原审批领导批准，并送财务部门、归口管理部门等相关部门备案。3.合同变更或解除后，采购部门应及时清理相关债权债务，确保公司利益不受损失。六、采购验收管理（一）验收标准1.采购货物或服务的验收应按照采购合同约定的质量标准、技术规格、数量要求等进行。2.如采购合同未约定验收标准，应按照国家相关标准、行业标准或企业内部标准进行验收。（二）验收程序1.采购货物到货前，采购部门应通知相关部门和人员做好验收准备工作。2.采购货物到货后，采购部门应组织相关部门和人员按照验收标准进行验收。验收人员应包括采购部门、使用部门、质量检验部门等相关人员。3.验收过程中，验收人员应认真核对采购货物的名称、规格、数量、质量等信息，检查货物是否符合验收标准。如发现问题，应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以解决。4.验收合格后，验收人员应填写《行政采购验收单》（以下简称“验收单”），详细记录采购货物的验收情况，并签字确认。验收单应包括但不限于以下内容：采购项目名称；采购合同编号；供应商名称；验收日期；验收货物的名称、规格、数量、质量情况；验收结论（合格或不合格）。（三）验收结果处理1.验收合格的采购货物，采购部门应及时办理入库手续，并通知财务部门支付采购款项。2.验收不合格的采购货物，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以更换或处理。如供应商拒绝承担责任，采购部门应按照合同约定追究其违约责任，并及时向公司领导报告。3.验收过程中发现的问题应及时记录和反馈，采购部门应会同相关部门分析原因，总结经验教训，采取有效措施加以改进，防止类似问题再次发生。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对行政采购活动进行审计监督，检查采购活动是否符合本制度规定的审批流程、采购方式、合同管理、验收管理等要求。2.审计部门应重点关注采购活动的合法性、合规性、真实性和效益性，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.公司应积极接受政府有关部门、社会公众等外部监督，配合相关部门的检查和审计工作。2.对于外部监督检查中发现的问题，公