采购询价定价制度

PAGE采购询价定价制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价定价行为，确保采购活动公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价定价活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询价定价过程中，应平等对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证竞争的公平性。3.公开透明原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，接受公司内部监督，确保采购活动透明化。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。二、询价定价职责分工（一）采购部门1.负责采购项目的询价工作，收集供应商报价信息，组织相关人员对报价进行分析和评估。2.根据询价结果，选择合适的供应商进行谈判，确定最终采购价格和合同条款。3.负责与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况，确保采购任务按时、按质、按量完成。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求等详细信息。2.协助采购部门进行询价工作，提供必要的技术支持和市场信息，参与供应商选择和合同评审。3.对采购物资或服务进行验收，反馈使用过程中的问题，配合采购部门处理供应商的售后服务事宜。（三）财务部门1.参与采购询价定价过程，从财务角度对采购成本进行分析和评估，提供财务意见和建议。2.负责审核采购合同中的价格条款、付款方式等财务内容，确保公司利益不受损害。3.对采购项目的费用支出进行核算和监督，确保资金使用合规、合理。（四）审计部门1.对采购询价定价活动进行审计监督，检查采购程序是否合规，采购行为是否符合公司利益。2.对采购项目的成本效益进行审计评估，提出改进建议，防范采购风险。三、询价流程（一）制定询价计划采购部门根据需求部门提出的采购需求，结合公司库存情况、采购预算等因素，制定询价计划。询价计划应明确询价项目的名称、规格、数量、质量要求、询价时间范围、预计采购时间等内容。（二）选择询价对象1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商选择应遵循公开、公平、公正的原则，优先选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。2.根据询价项目的特点和要求，从供应商数据库中筛选出若干潜在供应商作为询价对象。一般情况下，询价对象不少于三家。对于特殊采购项目，如独家代理产品或技术含量较高的产品，可根据实际情况确定询价对象数量，但应确保询价过程的充分性和竞争性。（三）发出询价函采购部门向选定的询价对象发出询价函。询价函应包含询价项目的详细信息、报价要求、交货时间、付款方式、售后服务等内容，确保供应商能够准确理解询价要求。询价函可采用书面形式或电子形式发送，发送后应及时跟踪确认供应商是否收到。（四）接收报价供应商应在规定的时间内将报价文件回复至采购部门。报价文件应包括报价单、产品规格说明书、质量检验报告、售后服务承诺等相关资料。采购部门在收到供应商报价后，应对报价文件进行初步审核，检查报价内容是否完整、准确，是否符合询价函要求。（五）询价结果分析1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行分析和评估。分析内容包括价格比较、产品质量、交货期、售后服务、供应商信誉等方面。通过综合比较，筛选出价格合理、质量可靠、交货期满足要求、售后服务良好的供应商作为入围供应商。2.对于价格差异较大的报价，采购部门应要求供应商进行解释说明，分析价格差异的原因，判断其合理性。如发现供应商存在恶意报价或不正当竞争行为，应及时采取措施，取消其询价资格，并记录在案。四、定价方法（一）成本加成定价法1.对于一些原材料采购项目或定制化产品采购项目，可采用成本加成定价法。采购部门首先对采购物资或服务的成本进行核算，包括原材料成本、加工成本、运输成本、税费等直接成本，以及管理费用、财务费用、销售费用等间接成本。2.在成本核算的基础上，根据市场行情、行业利润率等因素，确定合理的加成率，计算出采购价格。加成率的确定应参考同行业类似产品或服务的价格水平，结合公司的实际情况进行调整，确保采购价格具有竞争力。（二）市场比较定价法1.对于标准化产品或市场竞争较为充分的采购项目，可采用市场比较定价法。采购部门收集市场上同类产品或服务的价格信息，包括不同品牌、不同规格、不同供应商的价格情况。2.通过对市场价格的比较分析，结合公司的采购需求和质量要求，选择价格合理、性价比高的产品或服务作为采购对象。在市场比较定价过程中，应充分考虑产品的质量差异、品牌影响力、售后服务等因素，确保采购价格能够反映产品或服务的实际价值。（三）谈判定价法1.对于一些金额较大、技术复杂、供应商数量有限的采购项目，可采用谈判定价法。采购部门在询价结果分析的基础上，选择几家入围供应商进行谈判。谈判过程中，采购部门应与供应商就价格、质量、交货期、售后服务等条款进行深入沟通和协商。2.通过谈判，争取达成双方都能接受的价格和合同条款。谈判定价应注重策略和技巧，充分了解供应商的成本结构和市场行情，合理运用谈判手段，确保公司利益最大化。在谈判结束后，采购部门应形成谈判记录，明确谈判过程中的主要内容和达成的共识。五、定价审批（一）一般采购项目定价审批1.对于预算金额在[X]元以下的一般采购项目，采购部门根据询价结果和定价方法确定采购价格后，填写《采购定价审批表》，详细说明采购项目名称、规格、数量、供应商名称、报价情况、定价依据、采购价格等内容。2.经需求部门负责人审核签字后，报采购部门负责人审批。采购部门负责人审批通过后，采购项目即可进入合同签订阶段。（二）重大采购项目定价审批1.对于预算金额在[X]元以上的重大采购项目，采购部门在确定采购价格后，除填写《采购定价审批表》外，还应组织相关部门召开采购定价评审会议。评审会议由采购部门负责人主持，需求部门、财务部门、审计部门等相关人员参加。2.采购部门在会议上汇报询价定价情况，包括询价过程、供应商报价分析、定价方法选择及理由等内容。需求部门介绍采购需求的必要性和合理性，财务部门从财务角度对采购价格进行分析和评估，审计部门对采购程序和定价行为的合规性进行审查。3.参会人员对采购价格进行讨论和评审，发表意见和建议。根据评审意见，采购部门对采购价格进行调整和完善。评审会议形成会议纪要，记录会议讨论的主要内容和评审结果。4.《采购定价审批表》经需求部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。公司分管领导审批通过后，采购项目方可进入合同签订阶段。六、合同签订（一）合同起草采购部门根据定价审批结果，与选定的供应商起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同条款应符合法律法规和公司相关规定，确保合同的合法性和有效性。（二）合同审核1.采购合同起草完成后，提交给财务部门和审计部门进行审核。财务部门重点审核合同中的价格条款、付款方式、结算方式等财务内容，确保公司资金安全和财务风险可控。审计部门对合同的合规性、完整性进行审查，检查合同条款是否符合公司利益和相关法律法规要求。2.财务部门和审计部门在审核过程中如发现问题，应及时与采购部门沟通，提出修改意见。采购部门根据审核意见对合同进行修改完善，确保合同内容准确无误。（三）合同签订经财务部门和审计部门审核通过的采购合同，由采购部门负责人与供应商签订。签订合同前，应确保双方对合同条款无异议，并加盖双方公章或合同专用章。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、审计部门等相关部门，以便各部门跟踪合同执行情况。七、监督与考核（一）监督机制1.公司建立采购询价定价监督机制，审计部门定期对采购询价定价活动进行审计检查，重点检查采购程序是否合规、询价对象选择是否合理、定价方法是否得当、合同签订是否规范等内容。2.对于审计检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。采购部门应积极配合审计部门的工作，对存在的问题进行认真整改，确保采购询价定价活动规范有序进行。3.公司内部员工有权对采购询价定价过程中的违规行为进行举报。审计部门接到举报后，应及时进行调查核实，如举报情况属实，应依法依规对相关责任人进行处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）考核指标1.建立采购询价定价考核指标体系，对采购部门的询价定价工作进行考核评价。考核指标包括采购成本控制、采购质量保证、采购效率提升、供应商管理等方面。2.采购成本控制指标主要考核采购价格是否合理，是否达到公司预算要求；采购质量保证指标考核采购物资或服务的质量是否符合合同要求；采购效率提升指标考核询价定价周期是否符合规定，合同签