采购询价工作制度

PAGE采购询价工作制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司采购询价工作流程，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，满足公司生产经营需求。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及物资采购、服务采购等询价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、外包服务等。3.基本原则合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督，确保整个过程透明可查。效益原则：在保证物资和服务质量的前提下，通过合理询价、比较，选择最优供应商，实现采购成本的有效控制，提高公司经济效益。二、询价流程1.需求提出各部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购需求申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交至采购部门。采购部门对各部门提交的采购需求进行汇总整理，初步审核需求的合理性和必要性，对于不符合公司实际需求或存在疑问的需求，及时与需求部门沟通核实。2.询价准备采购人员根据采购需求，确定询价范围，收集潜在供应商信息。潜在供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善等条件。采购人员对收集到的供应商信息进行整理，建立供应商数据库，记录供应商的名称、地址、联系方式、经营范围、产品或服务特点、价格水平、以往合作情况等内容，并定期更新维护。根据采购需求和供应商信息，制定询价文件。询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、质量标准、交货期要求、售后服务条款等内容，确保供应商能够清楚了解采购要求。3.询价发出采购人员通过邮件、传真、电话等方式向选定的潜在供应商发出询价文件，并明确告知询价截止时间。在询价过程中，采购人员应保持与供应商的沟通，解答供应商对询价文件的疑问，确保供应商准确理解采购需求。4.报价接收供应商应在询价截止时间前将报价文件密封提交至采购部门。报价文件应包括报价单、产品规格说明书、质量检验报告、售后服务承诺等内容，确保报价的完整性和真实性。采购人员对供应商提交的报价文件进行登记和签收，检查报价文件的密封情况和完整性，对于不符合要求的报价文件，应及时通知供应商补充或重新提交。5.报价评审采购部门组织相关人员组成评审小组，对供应商的报价进行评审。评审小组成员应包括采购人员、技术人员、质量管理人员、财务人员等，根据各自职责对报价进行综合评估。评审小组首先对报价的有效性进行审查，剔除无效报价，如报价明显高于市场合理价格、报价内容不完整、未按要求提供相关证明文件等。然后，评审小组从价格、质量、交货期、售后服务、商业信誉等方面对有效报价进行综合比较和评估。价格评估应结合市场行情和成本分析，确保采购价格合理；质量评估应依据技术规格要求和质量标准，确保所采购物资或服务符合质量要求；交货期评估应考虑公司生产经营计划，确保按时交货；售后服务评估应关注供应商的售后服务能力和承诺，确保在使用过程中能够得到及时有效的支持；商业信誉评估应参考供应商以往合作情况和行业口碑，确保供应商可靠。评审小组根据综合评估结果，推荐拟选定的供应商，并编写《询价评审报告》，详细说明评审过程、评审结果及推荐理由。6.审批确定《询价评审报告》提交至采购部门负责人审核，采购部门负责人对评审结果进行审核把关，如有异议，可要求评审小组重新评审或补充相关资料。采购部门负责人审核通过后，将《询价评审报告》提交至公司分管领导审批。公司分管领导根据公司整体利益和采购需求，对拟选定的供应商进行最终审批确定。采购部门根据公司分管领导的审批意见，向选定的供应商发出《采购订单》，明确采购物资或服务的具体内容、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，双方签字盖章确认，采购合同正式生效。三、供应商管理1.供应商选择采购部门应按照本制度规定的询价流程，从合格供应商名单中选择供应商进行询价采购。新供应商的引入应进行严格的资质审查和评估，确保其具备良好的信誉和供应能力。对于重要物资或服务的供应商选择，应进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、技术研发能力、售后服务水平等情况，形成考察报告作为供应商选择的参考依据。2.供应商评估采购部门定期对供应商进行评估，评估周期根据实际情况确定，一般为每年一次。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务质量、合同履行情况、商业信誉等方面。采购人员应收集供应商的相关数据和信息，如产品检验报告、交货记录、客户反馈意见等，作为评估的依据。同时，采购人员可通过问卷调查、实地走访等方式，直接了解供应商的经营状况和服务质量。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应停止与其合作。3.供应商激励与约束建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如订单优先、价格优惠、合作期限延长等，以提高供应商的积极性和合作意愿。同时，建立供应商约束机制，对于违反合同约定、提供不合格产品或服务、存在商业欺诈行为等供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作、追究法律责任等，以维护公司的合法权益。四、询价文件管理1.文件编制询价文件应根据采购需求和公司实际情况进行编制，确保文件内容完整、准确、清晰，能够充分表达采购要求，便于供应商理解和响应。询价文件的编制应遵循法律法规和行业标准，不得含有歧视性、排他性条款，保证供应商公平参与竞争。2.文件审核询价文件编制完成后，应提交至采购部门负责人进行审核。采购部门负责人应对询价文件的内容进行全面审查，确保文件符合采购需求和公司利益，避免出现漏洞或错误。审核通过后的询价文件应加盖采购部门公章，并进行编号登记，建立询价文件档案。3.文件保存询价文件档案应妥善保存，保存期限根据公司档案管理规定执行，一般为[X]年。保存的询价文件应包括原始询价文件、供应商报价文件、评审记录、采购订单等相关资料，以便日后查阅和审计。询价文件档案应按照类别和时间顺序进行整理归档，便于快速查找和使用。同时，应建立电子档案备份，确保文件的安全性和可追溯性。五、监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购询价工作进行监督检查，审查询价流程的合规性、采购文件的完整性、评审过程的公正性、采购结果的合理性等内容。采购部门应积极配合内部审计部门的监督检查工作，及时提供相关资料和信息，对于审计发现的问题，应按照要求进行整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。公司设立举报信箱和举报电话，接受公司员工对采购询价工作中违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，如情况属实，依法依规追究相关人员的责任。2.外部审计公司应定期接受外部审计机构的审计，包括财务审计、采购专项审计等。外部审计机构应按照相关法律法规和审计准则，对公司采购询价工作进行全面审计，出具审计