采购询价制度

PAGE采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目的询价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务外包等采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分比较供应商报价，选择性价比最优的供应商，实现采购效益最大化。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写采购申请单，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间及预算金额等信息。2.采购申请单需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请单后，对采购项目进行分类整理，并确定询价方式。2.根据采购项目的特点和需求，收集相关市场信息，包括供应商名录、产品价格行情、行业动态等，建立询价信息库。3.制定询价文件，询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、报价要求、交货期要求、售后服务要求等内容。（三）询价发出1.采购部门向符合条件的供应商发出询价文件，询价文件可通过邮件、传真、书面送达等方式发送。2.在询价文件中明确告知供应商询价截止日期、报价方式及相关要求。（四）供应商报价1.供应商应在规定的询价截止日期前，按照询价文件要求，以书面形式或电子文档形式提交报价单。2.报价单应包括产品或服务的名称、规格型号、数量、单价、总价、交货期、售后服务承诺等详细信息，并加盖供应商公章或授权代表签字确认。（五）报价评审1.采购部门收到供应商报价后，组织相关人员对报价进行评审。评审人员应包括采购人员、技术人员、质量人员等，必要时可邀请使用部门人员参与。2.评审人员根据询价文件要求，对供应商报价的完整性、准确性、合理性进行审查，同时评估供应商的信誉、资质、生产能力及售后服务等方面情况。3.对于技术复杂或金额较大的采购项目，可组织供应商进行现场答疑或实地考察，以便更全面地了解供应商情况。（六）确定供应商1.采购部门根据评审结果，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商，并填写供应商选定审批表。2.供应商选定审批表需经采购部门负责人、相关技术部门负责人、财务部门负责人及公司分管领导审批签字后生效。3.采购部门向选定的供应商发出采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、价格、交货期、付款方式等条款。（七）合同签订1.采购订单发出后，采购部门与供应商按照采购订单条款签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、售后服务、违约责任等内容。2.采购合同签订前，需经公司法律部门或法律顾问审核，确保合同条款合法合规，避免法律风险。3.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务。三、询价管理（一）询价人员管理1.参与采购询价的人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购业务流程和市场情况。2.询价人员应严格遵守本制度及公司相关规定，保守询价过程中的商业机密，不得泄露供应商报价等信息。3.定期对询价人员进行培训和考核，提高其业务水平和职业道德素养。（二）供应商管理1.建立供应商档案，对供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等进行详细记录。2.定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会；对于不合格供应商，及时淘汰并停止合作。3.加强与供应商的沟通与合作，建立良好稳定的合作关系，共同推动采购业务的顺利开展。（三）询价文件管理1.询价文件应妥善保管，建立询价文件档案，记录询价项目的相关信息，包括采购申请单、询价文件、供应商报价单、评审记录、供应商选定审批表等。2.询价文件档案应按照公司档案管理规定进行分类、编号、存储，以便查阅和追溯。3.定期对询价文件档案进行整理和归档，确保档案资料的完整性和准确性。四、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购询价活动进行审计监督，检查询价流程是否合规、采购决策是否合理、供应商选定是否公正等。2.公司设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购询价过程中违规行为的举报。对于举报事项，应及时进行调查核实，并根据调查结果严肃处理。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.关注社会舆论和市场反馈，及时发现和纠正采购询价活动中存在的问题，维