采购招标制度及流程

PAGE采购招标制度及流程一、总则（一）目的为规范公司采购招标活动，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购招标项目，包括但不限于物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购招标活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准。2.公平公正原则：对待所有潜在供应商，不偏袒、不歧视，确保竞争环境公平公正。3.公开透明原则：采购招标信息应公开透明，接受公司内部及相关部门监督。4.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低化，提高公司经济效益。二、采购招标组织架构及职责（一）采购招标领导小组1.组成人员：由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理等。2.职责审批采购招标制度、流程及重大采购招标项目方案。对采购招标过程中的重大事项进行决策。监督采购招标活动的执行情况。（二）采购招标工作小组1.组成人员：由采购部门、相关技术部门、财务部门等人员组成。2.职责负责采购招标项目的具体实施，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标评标等。对供应商进行资格审查、实地考察等。负责采购合同的起草、签订及执行跟踪。整理采购招标相关资料，建立采购档案。（三）采购招标监督小组1.组成人员：由公司内部审计部门、纪检部门等人员组成。2.职责监督采购招标活动是否符合法律法规、公司制度及流程要求。对采购招标过程中的违规行为进行调查处理。受理供应商及公司内部员工对采购招标活动的投诉举报。三、采购招标流程（一）采购需求提出1.使用部门根据工作需要，填写《采购申请表》详细说明采购物资、工程或服务的名称、规格型号、数量、技术要求、交货时间等内容。经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.采购部门对采购需求进行汇总整理分析采购需求的合理性、必要性及紧迫性。对于重大采购项目，组织相关部门进行论证。（二）采购方式确定1.根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，确定采购方式公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目。竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购方式的审批公开招标、邀请招标方式需报采购招标领导小组审批。竞争性谈判、单一来源采购方式需报采购招标领导小组及公司管理层审批。（三）招标文件编制1.采购部门根据确定的采购方式，编制招标文件公开招标和邀请招标项目的招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术标准和要求、投标文件格式等内容。竞争性谈判文件：应包括谈判邀请书、谈判供应商须知、谈判程序、合同条款及格式、技术标准和要求、响应文件格式等内容。单一来源采购文件：应包括采购邀请书、采购供应商须知、采购程序、合同条款及格式、技术标准和要求、响应文件格式等内容。2.招标文件编制要求内容应完整、准确、清晰，不得含有倾向性、歧视性条款。明确采购项目的技术规格、质量标准、验收要求等。规定投标文件的编制要求、格式及提交方式。确定评标标准和方法。（四）招标公告发布1.公开招标项目在公司官网、相关行业网站、政府采购平台等媒体上发布招标公告。招标公告应包括招标项目名称及编号、招标人名称及地址、招标项目内容及要求、投标人资格要求、获取招标文件的时间及方式、投标截止时间及开标时间地点等内容。2.邀请招标项目向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。投标邀请书内容与招标公告基本一致。（五）供应商资格审查1.采购部门对报名参加投标的供应商进行资格审查要求供应商提供营业执照、税务登记证（或三证合一营业执照）、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明、财务状况等相关证明材料。对供应商的经营状况、信誉情况、技术能力、售后服务能力等进行调查了解。2.资格审查合格的供应商，采购部门向其发放招标文件告知供应商招标文件的领取方式、投标截止时间、开标时间及地点等重要信息。（六）投标文件接收与开标1.采购部门在投标截止时间前接收供应商的投标文件对投标文件进行登记、编号，检查投标文件的密封情况。不符合要求的投标文件，采购部门有权拒收。2.开标在规定的开标时间和地点，采购部门组织开标会议。开标会议由采购招标工作小组主持，邀请采购招标监督小组及相关部门人员参加。开标时，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件主要内容等。（七）评标1.评标委员会组成评标委员会由采购招标工作小组成员及相关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。专家应从公司专家库或政府采购专家库中随机抽取。2.评标原则评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，遵循公平、公正、科学、择优的原则。评标过程应严格保密，评标委员会成员不得私下接触投标人，不得收受投标人的财物或其他好处。3.评标方法综合评分法：对投标文件的商务部分、技术部分、价格部分等进行综合评审，按照得分高低确定中标候选人。最低价评标法：在满足招标文件实质性要求的前提下，以投标报价最低的投标人作为中标候选人。4.评标程序评标委员会成员对投标文件进行详细评审，对投标文件中的商务条款、技术条款、价格条款等进行逐一核对、比较。评标委员会成员可以要求投标人对投标文件中的有关内容进行澄清或说明，但澄清或说明不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。评标委员会成员根据评标标准和方法，对各投标人的投标文件进行打分或排序，推荐中标候选人。（八）中标候选人确定与公示1.采购招标工作小组根据评标委员会推荐的中标候选人，确定中标人中标人应满足招标文件的实质性要求，且投标报价合理、技术方案可行、售后服务承诺良好等。采购招标工作小组将中标结果报采购招标领导小组审批。2.中标结果公示在公司官网、相关媒体等平台上对中标结果进行公示，公示期不得少于三个工作日。公示期内，接受公司内部及社会公众的监督，如有异议，可向采购招标监督小组提出。（九）合同签订1.采购部门与中标人签订采购合同合同内容应与招标文件及投标文件一致，明确双方的权利、义务及违约责任等。合同签订前，采购部门应将合同文本提交至公司法律部门进行审核，确保合同合法合规。2.合同履行跟踪采购部门负责对采购合同的履行情况进行跟踪，及时掌握合同执行进度。如发现中标人未按照合同约定履行义务，采购部门应及时采取措施，要求中标人限期整改或承担违约责任。（十）验收1.采购项目完成后，使用部门负责组织验收根据采购合同及招标文件要求，对采购物资、工程或服务的质量、数量、规格等进行验收。验收合格后，使用部门填写《验收报告》，经部门负责人签字确认后提交至采购部门。2.采购部门对验收情况进行审核审核验收报告的真实性、完整性，检查验收结果是否符合合同要求。如发现验收不合格，采购部门应及时与中标人沟通协商，要求其采取补救措施或承担相应责任。四、采购招标档案管理（一）采购招标档案的收集与整理1.采购招标工作小组负责在采购招标活动结束后，及时收集、整理相关档案资料。2.档案资料应包括采购申请表、采购方式审批文件、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告等。（二）采购招标档案的保管与查阅1.采购招标档案由采购部门指定专人负责保管，确保档案的安全、完整。2.建立采购招标档案查阅登记制度，严格控制档案查阅范围。3.因工作需要查阅采购招标档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅。五、监督与检查（一）采购招标监督小组定期对采购招标活动进行监督检查1.检查采购招标活动是否符合法律法规、公司制度及流程要求。2.检