询价采购日常管理制度

PAGE询价采购日常管理制度一、总则（一）目的为规范公司询价采购日常管理工作，确保采购活动合法合规、高效有序进行，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有询价采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，确保采购过程公平公正。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员及相关人员应诚实守信，履行合同约定，维护公司信誉。二、询价采购流程（一）采购申请1.需求部门提出：各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计交货时间等信息。2.审批：采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。对于金额较大或重要的采购申请，需经公司领导审批。（二）询价准备1.采购部门接收申请：采购部门收到采购申请表后，进行编号登记，并对申请内容进行初步审核。2.确定采购方式：根据采购金额、物资或服务的性质等因素，确定采用询价采购方式，并制定询价计划。3.组建询价小组：询价小组由采购部门人员、相关技术专家、财务人员等组成，成员应具备相应的专业知识和经验。4.制定询价文件：询价文件应包括采购物资或服务的详细规格、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点、售后服务等内容，同时明确询价报价要求、评审标准等。（三）询价发布1.选择供应商：采购部门通过多种渠道，如供应商名录、行业网站、招标平台等，选择符合要求的潜在供应商，并向其发送询价文件。2.发布询价信息：在规定的时间内，采购部门在公司内部网站、公告栏等显著位置发布询价信息，包括询价文件的获取方式、询价截止时间等。（四）报价接收1.供应商报价：供应商应在询价文件规定的截止时间前，将报价文件密封提交至采购部门。报价文件应包括报价单、技术方案、售后服务承诺等内容。2.报价审核：采购部门对供应商的报价进行审核，检查报价的完整性、准确性、合理性等。对于明显不合理的报价，采购部门有权要求供应商作出解释或重新报价。（五）评审1.组建评审小组：询价小组对供应商的报价文件进行评审。评审小组应按照询价文件规定的评审标准，对供应商的报价、技术方案、售后服务等进行综合评价。2.评审方式：评审方式可采用综合评分法、最低价法等。综合评分法应明确各项评审因素的权重，最低价法应选择报价最低且符合要求的供应商。3.评审记录：评审小组应做好评审记录，包括评审过程、评审结果等。评审记录应妥善保存，以备查阅。（六）确定成交供应商1.推荐成交供应商：评审小组根据评审结果，推荐成交供应商。推荐的成交供应商应符合询价文件的要求，且综合优势明显。2.审批：采购部门将推荐的成交供应商名单提交至公司领导审批。对于金额较大或重要的采购项目，需经公司领导集体决策。3.签订合同：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、售后服务等内容。（七）采购验收1.验收准备：采购部门在采购合同约定的交货时间前，通知相关部门做好验收准备工作。验收部门应制定验收方案，明确验收标准、验收流程等。2.到货验收：供应商交货后，验收部门按照验收方案进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、质量、外观等。对于技术含量较高的物资或服务，可邀请相关技术专家进行验收。3.验收报告：验收合格后，验收部门出具验收报告。验收报告应包括验收情况、验收结论等内容。验收报告经验收人员签字后，提交至采购部门存档。（八）付款根据采购合同约定，采购部门在收到供应商提供的发票及验收报告后，办理付款手续。付款流程应严格按照公司财务制度执行，确保付款安全、准确。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商名录：采购部门应建立供应商名录，收录符合公司采购要求的供应商信息。供应商名录应定期更新，确保信息的准确性和完整性。2.供应商评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等。评估结果应作为供应商选择和合作的重要依据。3.选择标准：选择供应商时，应优先考虑具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、售后服务完善的供应商。同时，应注重供应商的生产能力、技术水平、管理水平等方面的综合实力。（二）供应商合作1.签订合作协议：采购部门与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利义务、合作方式、合作期限等内容。合作协议应作为双方合作的依据，确保双方合作的顺利进行。2.沟通协调：采购部门与供应商应保持密切沟通，及时解决合作过程中出现的问题。对于重大问题，应及时向上级领导汇报，共同协商解决方案。3.监督管理：采购部门应加强对供应商的监督管理，确保供应商按照合作协议履行义务。对于违反合作协议的供应商，采购部门有权采取相应的措施，如警告、罚款、暂停合作、终止合作等。（三）供应商评价与改进1.定期评价：采购部门定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的交货及时性、产品质量、售后服务等方面。评价结果应及时反馈给供应商，并要求供应商针对存在的问题进行改进。2.改进措施：供应商应根据采购部门的评价结果，制定改进措施，明确改进目标、改进计划、责任人等内容。改进措施应及时提交至采购部门备案。3.持续改进：采购部门应跟踪供应商的改进情况，确保供应商持续改进。对于改进效果显著的供应商，采购部门可给予适当的奖励；对于改进不力的供应商，采购部门可采取相应的措施，如减少订单量、取消合作等。四、采购文件管理（一）采购文件分类采购文件包括采购申请表、询价文件、报价文件、评审记录、采购合同、验收报告等。（二）采购文件编号采购文件应进行编号管理，编号应具有唯一性和系统性。编号规则应明确文件类型、年份、月份、顺序号等信息，便于文件的识别和查找。（三）采购文件归档采购部门应定期将采购文件进行归档，归档方式可采用纸质档案和电子档案相结合的方式。纸质档案应按照档案管理要求进行整理、装订、存放；电子档案应按照文件类型、年份、月份等进行分类存储，确保电子档案的安全性和完整性。（四）采购文件查阅1.查阅权限：公司内部人员查阅采购文件应按照规定的权限进行，未经授权不得查阅。查阅采购文件应填写查阅申请表，经相关部门负责人审批后，方可查阅。2.查阅记录：查阅采购文件应做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等。查阅记录应妥善保存，以备查阅。（五）采购文件保管期限采购文件的保管期限应按照国家法律法规及公司档案管理规定执行。一般情况下，采购文件的保管期限为[X]年。保管期限届满后，采购部门应按照档案管理规定进行销毁或存档。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门监督：公司审计部门定期对询价采购活动进行审计，检查采购活动是否符合法律法规、公司制度的要求，是否存在违规行为。2.纪检部门监督：公司纪检部门对询价采购活动进行监督，对采购过程中的违纪行为进行调查处理，维护公司利益和形象。3.采购部门内部监督：采购部门应建立内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，确保采购人员严格遵守公司制度和采购流程。（二）外部监督1.法律法规监督：询价采购活动应接受国家法律法规的监督，确保采购行为合法合规。2.行业协会监督：采购活动应接受行业协会的监督，遵守行业规范和自律准则，维护行业秩序。3.社会监督：采购活动应接受社会公众的监督，及时处理社会公众的投诉和举报，提高采购活动的透明度和公信力。（三）检查与整改1.定期检查：公司定期对询价采购活动进行检查，检查内容包括采购流程执行情况、供应商管理情况、采购文件管理情况等。2.问题整改：对于检查中发现问题，采购部门应及时进行整改，制定整改措施，明确整改责任人和整改