计量器具采购验收制度

PAGE计量器具采购验收制度一、总则（一）目的为加强公司计量器具的采购与验收管理，确保所采购的计量器具符合规定要求，满足公司生产、经营、管理等活动的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有计量器具的采购、验收活动，包括但不限于生产设备配套的计量器具、质量检测用计量器具、能源计量器具以及办公环境中使用的计量器具等。（三）职责分工1.采购部门负责计量器具的采购工作，选择合格的供应商，签订采购合同，并确保采购的计量器具符合合同要求和公司规定。2.质量部门负责制定计量器具的验收标准和验收流程，组织实施计量器具的验收工作，对验收结果进行判定，并出具验收报告。3.使用部门参与计量器具的选型和技术要求制定，负责对采购回来的计量器具进行试用和反馈，配合质量部门完成验收工作。4.财务部门负责审核计量器具采购费用的报销，确保费用支出符合公司财务规定。5.资产管理部门负责建立计量器具台账，对验收合格的计量器具进行资产登记和管理，跟踪计量器具的使用、维护、报废等情况。二、采购管理（一）采购计划1.使用部门根据生产、经营、管理等实际需求，提前制定计量器具采购计划，明确计量器具的名称、规格型号、数量、技术要求、预计采购时间等内容。2.采购计划应提交至采购部门进行汇总和审核，采购部门根据公司资金状况、库存情况等对采购计划进行调整和平衡，确保采购计划的合理性和可行性。（二）供应商选择1.采购部门应建立合格供应商名录，选择具有良好信誉、生产能力和质量保证能力的供应商作为计量器具的采购对象。2.对于新的供应商，采购部门应进行实地考察和评估，了解其生产工艺、质量管理体系、售后服务等情况，收集相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、计量器具型式批准证书等，经审核合格后纳入合格供应商名录。3.采购部门应定期对合格供应商进行评价和考核，根据供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等情况进行打分，对于评价不合格的供应商，应及时清理出合格供应商名录，并停止与其合作。（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同应明确计量器具的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、售后服务等条款。2.采购合同应符合《中华人民共和国民法典》等相关法律法规的规定，确保合同的合法性和有效性。3.采购部门应将采购合同副本及时提交给质量部门、使用部门等相关部门，以便各部门提前做好验收准备工作。三、验收管理（一）验收准备1.质量部门根据计量器具的类型、用途、技术要求等制定详细的验收标准，明确验收项目、验收方法、验收指标等内容。2.使用部门在计量器具到货前，应准备好验收场地、验收工具、测试环境等条件，确保验收工作能够顺利进行。3.采购部门应及时通知供应商计量器具到货时间，并要求供应商提供产品质量证明文件、使用说明书、合格证等相关资料。（二）验收流程1.计量器具到货后，采购部门应及时通知质量部门、使用部门等相关人员进行验收。2.验收人员首先对计量器具的外包装进行检查，查看是否有破损、变形等情况，如有异常应及时记录并拍照。3.拆除外包装后，验收人员按照验收标准对计量器具的外观、规格型号、数量等进行核对，确保与采购合同一致。4.对计量器具进行性能测试和功能验证，按照验收标准的要求进行各项试验和检测，记录测试数据和结果。5.检查计量器具的质量证明文件、使用说明书、合格证等资料是否齐全、真实有效，与实物是否相符。6.验收合格后，验收人员在验收报告上签字确认，并出具验收合格证明。验收不合格的计量器具，应及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（三）验收报告1.质量部门负责编制计量器具验收报告，验收报告应包括计量器具的名称、规格型号、数量、供应商、采购合同编号、验收日期、验收人员、验收项目、验收结果、不合格项及处理意见等内容。2.验收报告应采用统一的格式，内容应真实、准确、完整，验收人员应签字确认。3.验收报告一式多份，分别提交给采购部门、使用部门、资产管理部门、财务部门等相关部门存档。四、计量器具的标识与管理（一）标识管理1.验收合格的计量器具应粘贴合格标识，标识内容应包括计量器具名称、规格型号、编号、校准日期、有效期等信息。2.对于有特殊要求的计量器具，如防爆型计量器具、强检计量器具等，应粘贴相应的特殊标识。3.标识应清晰、牢固、不易褪色，确保在计量器具的使用过程中能够长期保持可见。（二）台账管理1.资产管理部门负责建立计量器具台账，台账应记录计量器具的名称、规格型号、编号、购置日期、供应商、验收情况、使用部门、维护保养记录、校准记录、报废记录等信息。2.计量器具台账应定期更新，确保账物相符。资产管理部门应定期对计量器具台账进行核对和盘点，发现问题及时查明原因并进行处理。（三）校准管理1.计量器具应按照规定的周期进行校准，确保其测量准确性和可靠性。校准工作应由具有相应资质的计量技术机构或校准实验室进行。2.使用部门应提前向资产管理部门提交计量器具校准申请，资产管理部门根据校准周期和实际使用情况安排校准计划，并通知使用部门将计量器具送校。3.校准合格的计量器具应粘贴校准合格标识，并在计量器具台账中记录校准日期和有效期。校准不合格的计量器具，应及时进行维修或报废处理。（四）维护保养管理1.使用部门负责计量器具的日常维护保养工作，制定维护保养计划，明确维护保养内容、维护保养周期、维护保养人员等信息。2.维护保养人员应按照维护保养计划对计量器具进行定期检查、清洁、润滑、调试等工作，确保计量器具的正常运行。3.对于发现的计量器具故障或损坏，维护保养人员应及时进行维修或联系专业维修人员进行处理，并记录维修情况。五、不合格计量器具的处理（一）不合格判定验收过程中发现的计量器具不符合验收标准的情况，应判定为不合格。不合格情况包括但不限于外观缺陷、性能指标不达标、功能故障、资料不全等。（二）处理方式1.退货：对于严重不合格或无法修复的计量器具，采购部门应及时与供应商协商办理退货手续，要求供应商承担退货产生的相关费用。2.换货：对于部分不合格但可以通过更换部件或进行修复解决的计量器具，采购部门应与供应商协商换货事宜，确保更换后的计量器具符合要求。3.补货：对于数量短缺或规格型号不符的计量器具，采购部门应要求供应商及时补货，确保满足公司生产、经营、管理的需求。4.维修：对于一般性故障或缺陷的计量器具，使用部门应安排专业维修人员进行维修，维修后需重新进行验收，确保合格后方可投入使用。（三）记录与跟踪1.质量部门应对不合格计量器具的处理情况进行详细记录，包括不合格情况描述、处理方式、处理时间、处理结果等信息