行政采购制度管理规定

PAGE行政采购制度管理规定一、总则（一）目的为加强公司行政采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部行政采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、维修维护、物业服务、会议服务、印刷服务等各类行政采购事项。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的参与机会。4.诚信原则：采购双方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策小组，由公司高层管理人员组成，负责审议重大采购事项，包括采购预算、采购政策、采购合同等。采购决策小组应定期召开会议，对采购工作进行指导和监督。（二）采购执行部门公司指定行政部门作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。行政部门应设立采购岗位，配备专业的采购人员，负责采购计划制定、供应商选择、采购合同签订、采购订单执行、采购验收等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并配合采购部门进行采购工作。2.财务部门：负责审核采购预算、采购合同，监督采购资金的支付和使用，确保采购资金的安全和合理使用。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等，防范采购风险。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购金额、采购时间等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，确认采购需求的合理性和必要性，签字后提交行政部门。（二）采购审批1.行政部门收到采购申请后，对采购申请进行初步审核，包括采购需求的合规性、采购预算的合理性等。2.对于金额较小的采购申请（具体金额标准由公司根据实际情况确定），行政部门采购人员直接进行采购；对于金额较大的采购申请，行政部门采购人员应提交采购决策小组进行审批。3.采购决策小组根据采购申请的内容，进行审议并做出审批决定。审批通过的采购申请，由行政部门采购人员组织实施采购；审批不通过的采购申请，行政部门应及时通知需求部门说明原因，并要求需求部门重新调整采购申请。（三）采购实施1.制定采购计划：行政部门采购人员根据审批通过的采购申请，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购责任人等，并报部门负责人审核。2.选择供应商：采购人员通过多种渠道选择供应商，包括供应商推荐、网络搜索、行业协会推荐、招标采购等方式。对供应商进行资格审查，评估供应商的信誉、资质、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，选择合适的供应商。3.采购谈判：采购人员与选定的供应商进行采购谈判，就采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、售后服务等条款进行协商，达成一致意见后签订采购合同。4.签订采购合同：采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应报财务部门和审计部门备案。5.采购订单执行：采购人员根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品或服务的具体要求和交货时间等信息。供应商应按照采购订单的要求组织生产和供应，确保按时、按量、按质交货。6.采购跟踪与催货：采购人员应定期跟踪采购订单的执行情况，及时掌握供应商的生产进度、质量状况、交货情况等信息。如发现供应商存在问题或可能影响交货的情况，应及时与供应商沟通协调，采取相应的措施进行解决，确保采购任务的顺利完成。（四）采购验收1.验收准备：采购物品或服务到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括组建验收小组、制定验收方案、准备验收工具等。2.验收实施：采购物品或服务到货后，验收小组按照验收方案对采购物品或服务进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、外观等方面，确保采购物品或服务符合采购合同的要求。3.验收报告：验收完成后，验收小组应填写《采购验收报告》，详细记录验收情况，包括验收时间、验收地点、验收人员、采购物品或服务的名称、规格、数量、质量状况、验收结果等信息。验收报告应由验收小组成员签字确认。4.验收结果处理：如验收合格，验收小组应在《采购验收报告》上签字确认，并通知行政部门办理付款手续；如验收不合格，验收小组应及时通知行政部门与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至验收合格为止。（五）采购付款1.付款申请：行政部门采购人员根据采购合同和采购验收报告，填写《付款申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、采购金额、已付款金额、本次申请付款金额、付款方式等信息，并提交财务部门审核。2.付款审核：财务部门收到付款申请后，对付款申请进行审核，包括采购合同的执行情况、采购验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核通过后，财务部门签字确认，并报公司领导审批。3.付款审批：公司领导根据财务部门的审核意见，对付款申请进行审批。审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家法律法规及相关行业标准的要求，制定招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.招标采购应成立评标委员会，评标委员会由公司内部相关人员和外部专家组成。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人，报采购决策小组确定中标供应商。（二）竞争性谈判采购1.对于采购项目具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.竞争性谈判采购应成立谈判小组，谈判小组由公司内部相关人员和外部专业人员组成。谈判小组应与符合资格条件的供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对其谈判文件进行澄清、说明或者补正。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（三）询价采购1.对于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价采购应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应成立谈判小组，谈判小组应与供应商进行谈判，协商确定采购价格和其他合同条款。谈判结束后，谈判小组应将谈判结果报采购决策小组审批。审批通过后，采购人应与供应商签订采购合同。五、采购预算管理（一）预算编制1.行政部门应根据公司年度工作计划和实际需求，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目、采购金额、采购时间等内容，并报财务部门审核。2.财务部门应根据公司年度经营目标和财务状况，对采购预算进行审核，确保采购预算的合理性和可行性。审核通过后的采购预算报采购决策小组审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、政策变化、公司业务调整等原因需要调整采购预算，采购部门应及时提出预算调整申请，并说明调整的原因、调整的金额、调整的时间等信息。2.预算调整申请应报财务部门审核，财务部门审核通过后报采购决策小组审批。审批通过后的预算调整申请，采购部门应按照调整后的预算组织采购活动。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商选择标准，包括供应商的信誉、资质、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。2.采购部门应通过多种渠道选择供应商，包括供应商推荐、网络搜索、行业协会推荐、招标采购等方式。对供应商进行资格审查，评估供应商的信誉、资质、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，选择合适的供应商。（二）供应商评价1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面的情况。2.采购部门应根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对于评价优秀的供应商，给予优先合作的机会；对于评价不合格的供应商，应及时淘汰。（三）供应商激励与约束1.采购部门应建立供应商激励机制，对于合作良好的供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、延长付款期限、提供培训支持等。2.采购部门应建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定的供应商，应按照合同约定追究其违约责任，如扣除货款、暂停合作、终止合同等。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，识别采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、交货期风险等。2.采购部门应根据风险识别和评估结果，对采购风险进行分类和分级，确定风险的严重程度和影响范围。（二）风险应对措施1.针对不同类型和级别的采购风险，采购部门应制定相应的风险应对措施，如加强供应商管理、签订详细的采购合同、建立质量检验制度、加强价格监控、建立交货期预警机制等。2.采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整风险应对措施，确保风险得到有效控制。（三）风险监控与预警1.采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控，及时发现风险变化情况。2.采购部门应建立风险预警机制，当采购风险达到预警标准时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取相应的措施进行应对。八、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况、采购资金的使用情况等，防范采购风险。2.公司财务部门应加强对采购资