行政机构采购制度

PAGE行政机构采购制度一、总则（一）目的为规范行政机构采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障行政机构各项工作的顺利开展，依据相关法律法规，结合本行政机构实际情况，制定本采购制度。（二）适用范围本制度适用于本行政机构内各部门、各下属单位及相关项目涉及的各类物资、服务、工程等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受内部监督和社会公众监督，保障各参与方的知情权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公正合理。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由行政机构主要领导担任组长，各相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购的具体执行工作。采购执行部门应具备专业的采购人员，熟悉采购业务流程和法律法规，负责采购项目的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选择、采购合同签订与执行等工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，配合采购执行部门开展采购工作，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责采购预算的审核、资金支付管理，对采购项目进行财务核算和监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性以及采购资金的使用效益。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门工作任务和业务发展需要，在每年规定时间内编制采购预算，明确采购项目名称、规格、数量、预计采购金额等内容。2.采购预算应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，结合行政机构年度工作计划和财务状况进行编制，确保采购预算的科学性和合理性。（二）预算审批采购预算编制完成后，经部门负责人审核签字后，报财务部门进行汇总审核，再提交采购领导小组审议批准。采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况确需调整采购预算的，应按照规定程序办理审批手续。（三）预算执行与监控1.采购执行部门应按照批准的采购预算组织实施采购活动，严格控制采购成本，确保采购项目在预算范围内完成。2.财务部门应建立采购预算执行监控机制，定期对采购预算执行情况进行分析和通报，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，防止超预算采购现象的发生。四、采购需求管理（一）需求提出1.各需求部门应根据实际工作需要，在充分调研论证的基础上，提出明确、合理的采购需求。采购需求应包括采购项目的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、服务标准、交货时间、交货地点等内容。2.对于涉及重大、复杂或专业性较强的采购项目，需求部门应组织相关专家进行论证，确保采购需求的科学性和合理性。（二）需求审核1.采购执行部门收到需求部门提交的采购需求后，应进行初步审核，重点审核采购需求的完整性、准确性、合规性等内容。对于不符合要求的采购需求，应及时与需求部门沟通并提出修改意见。2.采购执行部门审核通过后，将采购需求提交财务部门进行预算审核。财务部门根据采购需求和预算情况，对采购项目的资金来源、预算额度等进行审核，确保采购项目具备资金保障。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目。2.采购执行部门应按照相关法律法规和招标程序要求，编制公开招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。招标文件应在规定的媒体上发布招标公告，吸引符合条件的供应商参与投标。3.开标、评标应按照招标文件规定的程序和标准进行，确保评标过程的公平、公正、公开。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购人根据评标委员会的推荐意见确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。2.采购执行部门应根据采购项目的特点和需求，从符合相应资格条件的供应商中选择不少于三家的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的基本情况、投标截止时间、开标时间及地点等内容。3.邀请招标的开标、评标程序与公开招标基本相同，采购人根据评标结果确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。2.采购执行部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，人数为三人以上单数。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等内容。3.谈判小组与供应商进行谈判，在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。2.采购执行部门应组织相关人员对单一来源采购项目进行论证，形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。采购执行部门根据论证意见，填写单一来源采购审批表，报采购领导小组审批。经采购领导小组批准后，采购执行部门与单一来源供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.采购执行部门应根据采购项目的需求，向不少于三家的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。供应商应在规定时间内将报价文件密封送达采购执行部门。3.采购执行部门对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。六、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购项目的基本情况、采购需求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。采购文件应根据采购项目的特点和需求进行编制，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）采购文件编制要求1.采购文件的编制应遵循相关法律法规和行业标准要求，语言严谨规范，避免出现歧义或模糊不清的表述。2.采购需求应明确、具体，技术规格和质量要求应符合国家相关标准和行业规范，确保供应商能够准确理解采购项目的要求。3.评标标准应科学合理，能够客观、公正地评价供应商的投标文件，保证评标结果的公正性和合理性。4.合同条款应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量验收、付款方式、违约责任等内容，确保合同的顺利履行。（三）采购文件审核与发布采购文件编制完成后，应提交采购执行部门负责人进行审核，审核通过后报采购领导小组审批。采购文件经审批后，应按照规定的方式和渠道进行发布，确保供应商能够及时获取采购文件。七、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购执行部门应建立供应商资格审查制度，对参与本行政机构采购活动的供应商进行资格审查。供应商资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.采购执行部门应定期更新供应商资格审查标准和流程，确保资格审查工作的科学性和公正性。对于新参与采购活动的供应商，应要求其提供完整的资格证明文件，并进行实地考察或背景调查，以确保供应商具备履行采购合同的能力和信誉。（二）供应商名录管理1.采购执行部门应建立供应商名录，将通过资格审查的供应商纳入名录管理。供应商名录应包括供应商名称、联系方式、经营范围、资质等级、业绩情况等信息，并定期进行更新和维护。2.采购执行部门应根据供应商的业绩表现、信誉状况等因素，对供应商名录进行动态管理。对于表现优秀的供应商，应给予优先采购待遇；对于出现违规行为或信誉不佳的供应商，应及时从供应商名录中剔除，并限制其参与本行政机构的采购活动。（三）供应商评价与考核1.采购执行部门应建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价和考核。评价与考核结果应作为供应商选择、采购合同续签、供应商名录调整等工作的重要依据。2.供应商评价与考核应采用定性与定量相结合的方式进行，通过设立评价指标体系，对供应商的各项表现进行综合评价。评价指标体系应包括质量指标、交货期指标、服务指标、价格指标等内容，确保评价结果客观、公正。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行部门应按照采购文件和中标（成交）供应商的投标（响应）文件内容，与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。2.采购合同应包括合同编号、采购项目名称、采购内容、合同金额、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。合同条款应符合法律法规和采购文件的要求，避免出现模糊不清或歧义的表述。3.采购合同签订前，采购执行部门应将合同草案提交财务部门、审计部门等相关部门进行审核，确保合同条款符合财务、审计等方面的要求。审核通过后，采购执行部门与中标（成交）供应商签订采购合同，并报采购领导小组备案。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购执行部门应及时跟踪合同履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交付货物或提供服务，并保证货物或服务的质量符合合同要求。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，双方应按照法律法规和合同约定的程序办理相关手续。采购执行部门应及时将合同变更、解除等情况通知财务部门、审计部门等相关部门，并进行相应的账务处理和审计监督。（三）合同验收1.采购项目完成后，需求部门应按照合同约定的质量标准和验收程序对采购物品或服务进行验收。验收合格后，需求部门应出具验收报告，并签字确认。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、验收内容、验收标准、验收结果等内容。2.对于大型或复杂的采购项目，采购执行部门应组织相关专家或专业机构进行验收。验收过程中，应严格按照合同约定的标准和程序进行，确保验收结果的准确性和公正性。如验收不合格，采购执行部门应要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格为止。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理采购资金的支付手续。付款前，财务部门应审核合同履行情况、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、手续齐全。2.采购合同付款方式应根据采购项目的特点和实际情况进行约定，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款等方式。财务部门应严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款，不得擅自改变付款条件或提前付款。九、采购监督与审计（一）内部监督1.采购执行部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督管理。采购执行部门负责人应定期对采购工作进行检查和指导，及时发现和解决采购过程中存在的问题。2.审计部门应定期对采购项目进行审计监督，审查采购程序的合法性、合规性以及采购资金的使用效益。审计部门有权调阅采购项目的相关文件、资料，对采购人员及相关供应商进行询问和调查，确保采购活动依法依规进行。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，严格审核采购预