行政机关物资采购制度

PAGE行政机关物资采购制度一、总则（一）目的为了规范行政机关物资采购行为，加强物资采购管理，提高资金使用效益，保证采购物资的质量，满足行政机关履行职能的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于行政机关各部门及所属单位的物资采购活动，包括办公用品、办公设备、家具、耗材、服务等各类物资的采购。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则通过公平竞争，选择优质的供应商和采购项目，确保采购质量和效益。4.效益优先原则在保证采购质量的前提下，注重节约资金，提高采购效益。二、采购计划管理（一）需求调研各部门应定期对物资需求进行调研，结合工作实际，合理预测物资需求数量、规格、型号等，并填写物资需求申请表。申请表应详细说明物资的用途、预计使用时间、数量、质量要求等信息。（二）计划编制物资需求申请表经部门负责人审核后，提交给采购管理部门。采购管理部门汇总各部门的需求信息，结合库存情况，编制年度物资采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、采购预算、采购时间等内容。（三）计划审批年度物资采购计划报行政机关分管领导审批后实施。对于重大采购项目，需报行政机关主要领导审批。采购计划一经批准，应严格执行，不得随意变更。如因特殊情况需要调整采购计划，应按规定程序重新审批。三、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围符合下列情形之一的物资采购，应当采用公开招标方式：（1）采购货物、服务单项或批量金额达到规定标准以上的；（2）采用公开招标方式采购具有明显优势的。2.招标程序（1）采购管理部门制定招标方案，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。（2）发布招标公告，公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、报名时间、地点、开标时间、地点等信息。（3）接受投标人报名，对投标人的资格进行审查，确定合格投标人名单。（4）组织开标、评标，评标委员会按照评标标准进行评标，推荐中标候选人。（5）发布中标公告，公示中标结果，无异议后向中标人发出中标通知书。（二）邀请招标1.适用范围符合下列情形之一，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序（1）采购管理部门确定邀请招标的供应商名单，名单应不少于三家。（2）向邀请的供应商发出投标邀请书，邀请书内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标时间、地点、开标时间、地点等信息。（3）接受供应商投标，对投标文件进行评审，确定中标候选人。（4）发布中标公告，公示中标结果，无异议后向中标人发出中标通知书。（三）竞争性谈判1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序（1）采购管理部门制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、商务条款、谈判程序等内容。（2）确定参加谈判的供应商名单，名单应不少于三家。（3）组织谈判，谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交报价文件和技术方案。（4）确定成交供应商，谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）单一来源采购1.适用范围符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序（1）采购管理部门填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、采购理由等信息。（2）报行政机关分管领导审批，重大采购项目需报行政机关主要领导审批。（3）与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序（1）采购管理部门制定询价文件，明确询价项目的技术规格、商务条款、询价程序等内容。（2）确定询价供应商名单，名单应不少于三家。（3）向询价供应商发出询价通知书，要求供应商在规定时间内提交报价文件。（4）比较各供应商的报价，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。四、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商信息库，收集供应商的基本信息、资质证书、业绩情况、产品质量等资料。2.对申请进入供应商信息库的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、生产许可证、产品质量检测报告等。3.经审查合格的供应商，纳入供应商信息库，并定期进行评估和更新。（二）供应商评价1.建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。2.评价方式包括实地考察、问卷调查、数据分析、用户反馈等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予优先合作机会；对于不合格供应商，及时淘汰出供应商信息库。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励、优先合作等激励措施。2.建立供应商约束机制，对违反合同约定、提供不合格产品或服务的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、取消合作资格等约束措施。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应进行合同审核，审核内容包括合同条款的合法性、完整性、准确性、合理性等。审核通过后，方可签订合同。（二）合同履行1.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的交货进度、产品质量等信息。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求履行合同义务，按时交货，提供合格的产品或服务。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，采购管理部门应按照合同约定和法律法规的规定，办理相关手续。（四）合同验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关人员对采购物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量标准、技术性能等。2.验收合格后，采购管理部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目名称、验收时间、验收人员、验收结论等内容。（五）合同付款1.采购合同应明确付款方式和付款时间。付款方式应符合国家有关法律法规和财务制度的规定。2.采购管理部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应审核供应商提交的发票、验收报告等相关资料。六、采购监督与审计（一）内部监督1.建立采购监督机制，采购管理部门应定期对采购活动进行自查，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.行政机关内部审计部门应定期对采购项目进行审计，审计内容包括采购项目的