行政审批局公物采购制度

PAGE行政审批局公物采购制度一、总则（一）目的为规范行政审批局公物采购行为，加强公物采购管理，提高资金使用效益，确保采购活动公正、公平、公开，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于行政审批局机关及下属各事业单位（以下统称“局属各单位”）的公物采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：公物采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，确保所有参与采购的供应商机会均等。3.公开性原则：采购信息应及时、准确地向社会公开，接受公众监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，注重节约资金，提高采购效益。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定和完善公物采购管理制度、流程和标准。组织实施公物采购活动，包括采购计划编制、采购文件制定、供应商选择、合同签订等。对采购项目进行跟踪、协调和验收，确保采购项目顺利完成。建立和管理公物采购档案，妥善保存采购活动相关资料。2.财务部门负责审核采购预算，确保采购资金的合理安排和使用。对采购资金进行支付管理，严格按照合同约定和财务制度办理付款手续。参与采购项目的财务审计和监督，确保资金使用合规。3.需求部门根据工作需要，提出公物采购需求，明确采购物品的规格、数量、质量等要求。配合采购管理部门开展采购活动，提供必要的技术支持和协助。参与采购项目的验收工作，对采购物品的质量和适用性进行评价。4.监督部门负责对公物采购活动进行全程监督，确保采购过程合法合规、公正透明。受理对采购活动的投诉和举报，及时调查处理违规行为。二、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门下一年度工作任务和实际需求，于每年[具体时间]前编制公物采购预算草案，报采购管理部门审核。2.采购管理部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合局属各单位年度工作计划和财务状况，编制局属各单位年度公物采购预算方案，报财务部门审核。3.财务部门对采购预算方案进行审核，重点审核预算的合理性、合规性和资金来源的可靠性。审核通过后，报局领导审批。（二）预算执行1.采购预算一经批准，必须严格执行。各部门应按照批准的预算安排，合理控制采购进度和资金支出，确保采购项目顺利实施。2.因特殊情况需要调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排，经采购管理部门审核、财务部门复核后，报局领导审批。（三）预算监督1.财务部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.采购管理部门应配合财务部门做好采购预算执行情况的监督工作，定期向财务部门报送采购预算执行情况报告。3.监督部门应对采购预算执行情况进行全程监督，对违反预算管理规定的行为进行严肃处理。三、采购计划管理（一）计划编制1.采购管理部门应根据局属各单位年度公物采购预算方案和工作实际需要，于每年[具体时间]前编制年度公物采购计划，明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购时间等内容。2.采购计划应按照采购项目的性质和金额大小进行分类管理，分为集中采购项目和分散采购项目。集中采购项目是指采购金额达到国家或地方规定的集中采购限额标准以上的项目；分散采购项目是指采购金额未达到集中采购限额标准以下的项目。3.采购管理部门应根据采购项目的特点和实际情况，合理确定采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。（二）计划审批1.年度公物采购计划编制完成后，采购管理部门应将采购计划报局领导审批。2.局领导应根据局属各单位工作实际需要和财务状况，对采购计划进行审批，确保采购计划合理、可行。（三）计划执行1.采购管理部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购计划的，采购管理部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及调整后的采购计划安排，经局领导审批后执行。（四）计划监督1.采购管理部门应定期对采购计划执行情况进行检查和分析，及时发现和解决采购计划执行过程中存在的问题。2.监督部门应对采购计划执行情况进行全程监督，对违反采购计划管理规定的行为进行严肃处理。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目：单项或批量采购金额一次性达到[具体金额]万元以上的。工程类采购项目：单项合同估算价在[具体金额]万元以上的。服务类采购项目：单项或批量采购金额一次性达到[具体金额]万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购管理部门应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告，公告期不得少于[具体天数]个工作日。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择[具体数量]家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的[具体比例]。谈判小组应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组应与符合资格条件的供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物、工程和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的[具体比例]。单一来源采购小组应与供应商进行协商，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购管理部门应成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共[具体人数]人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的[具体比例]。询价小组应向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。五、采购程序（一）采购申请1.各需求部门根据工作需要，填写《行政审批局公物采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、数量、质量要求、采购预算、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《行政审批局公物采购申请表》经部门负责人签字后，报采购管理部门审核。（二）采购审批1.采购管理部门对各需求部门提交的《行政审批局公物采购申请表》进行审核，重点审核采购申请的合理性、必要性和合规性。2.采购申请审核通过后，采购管理部门根据采购项目的性质和金额大小，按照本制度规定的采购方式及适用条件，确定采购方式，并报局领导审批。3.局领导应根据采购管理部门的审核意见和建议，对采购申请进行审批，批准后方可组织实施采购活动。（三）采购实施1.采购管理部门根据批准后的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。采用公开招标方式采购的，采购管理部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标，并按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定组织开标、评标、定标等活动。采用邀请招标方式采购的，采购管理部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择[具体数量]家以上的供应商，并向其发出投标邀请书，按照相关法律法规的规定组织开标、评标、定标等活动。采用竞争性谈判方式采购的，采购管理部门应成立谈判小组，按照本制度规定的程序组织谈判活动，并确定成交供应商。采用单一来源采购方式采购的，采购管理部门应组织成立单一来源采购小组，按照本制度规定的程序与供应商进行协商，并签订采购合同。采用询价方式采购的，采购管理部门应成立询价小组，按照本制度规定的程序向供应商发出询价通知书，并确定成交供应商。2.在采购实施过程中，采购管理部门应严格按照采购文件和采购合同的要求，对采购项目进行跟踪、协调和管理，确保采购项目按时、按质、按量完成。（四）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等内容，并加盖双方公章。2.采购合同签订后，采购管理部门应将采购合同副本送财务部门备案。财务部门应根据采购合同的约定，做好采购资金的支付管理工作。（五）验收付款1.采购项目完成后，采购管理部门应组织需求部门、监督部门等相关人员对采购物品进行验收。验收合格后，验收人员应在《行政审批局公物采购验收单》上签字确认。2.需求部门应根据验收情况，填写《行政审批局公物采购付款申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、数量、质量情况、采购合同编号、已支付金额、本次申请支付金额等内容，并加盖部门公章。3.《行政审批局公物采购付款申请表》经部门负责人签字后，报采购管理部门审核。采购管理部门审核通过后，报财务部门复核。4.财务部门应根据采购合同的约定和验收情况，对《行政审批局公物采购付款申请表》进行复核，复核无误后，按照财务制度的规定办理付款手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购管理部门与成交供应商签订。合同内容应符合法律法规的规定，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购管理部门应对合同条款进行审核，确保合同条款合法、合规、合理。审核通过后，报局领导审批。3.局领导应根据采购管理部门的审核意见和建议，对采购合同进行审批，批准后方可签订采购合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应督促成交供应商按时、按质、按量履行合同义务，确保采购项目顺利完成。2.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织相关人员对采购合同的履行情况进行验收。验收内容包括采购物品的名称、规格、数量、质量、交货时间、交货地点、售后服务等方面。2.验收合格后，验收人员应在《行政审批局公物采购验收单》上签字确认。验收不合格的，采购管理部门应要求成交供应商限期整改，直至验收合格为止。（四）合同付款1.财务部门应根据采购合同的约定和验收情况，按照财务制度的规定办理付款手续。付款时，应严格审核采购合同、发票、验收单等相关凭证，确保付款金额准确无误。2.如因成交供应商原因导致采购合同无法履行或履行不符合约定的，采购管理部门应按照合同约定追究成交供应商的违约责任，并采取相应的措施，确保采购项目不受影响。（五）合同档案管理1.采购管理部门应建立采购合同档案管理制度，妥善保管采购合同及相关资料。采购合同档案应包括采购合同文本、采购申请、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、验收单、付款凭证等。2.采购合同档案应按照档案管理的要求进行分类、整理、归档，并建立电子档案和纸质档案，便于查询和使用。3.采购合同档案的保管期限应按照国家档案管理的规定执行，期满后，应按照档案销毁程序进行销毁。七、采购监督与管理（一）内部监督1.监督部门应定期对公物采购活动进行检查和监督，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.采购管理部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务水平和职业道德素养。3.各需求部门应积极配合监督部门和采购管理部门的工作，如实提供采购活动相关资料，协助做好采购监督和管理工作。（二）外部监督1.采购管理部门应主动接受财政、审计、监察等部门的监督检查，及时整改