行政单位采购制度及流程

PAGE行政单位采购制度及流程一、总则（一）目的为了规范行政单位的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本行政单位内使用财政性资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保证采购活动公平公正。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择最优的供应商和采购方案，确保采购质量和效益。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购管理领导小组1.负责研究制定采购政策、制度和发展规划。2.审议采购预算、采购计划和重大采购项目。3.协调解决采购工作中的重大问题。（二）采购执行部门1.负责具体采购项目的组织实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。2.与供应商进行沟通协调，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。3.整理和归档采购项目资料，建立采购档案。（三）财务部门1.负责审核采购预算，安排采购资金。2.对采购资金的支付进行审核和监督，确保资金安全。3.参与采购项目的验收工作，审核采购项目的财务决算。（四）纪检监察部门1.对采购活动进行全程监督，检查采购行为是否合规。2.受理采购活动中的投诉举报，查处违法违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据本单位工作需要和事业发展规划，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。3.采购预算应与部门预算相衔接，确保采购资金的合理安排。（二）预算审批1.采购预算编制完成后，应报采购管理领导小组审议。2.采购管理领导小组根据单位实际情况和资金状况，对采购预算进行审批。3.经审批后的采购预算应严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。四、采购方式及适用条件（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购用途等内容。2.采购申请表应经部门负责人签字确认后，报采购执行部门。（二）采购审批1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、合规性、预算金额等。2.经审核符合要求的采购项目，报采购管理领导小组审批。采购管理领导小组根据单位实际情况和资金状况，对采购项目进行审批。3.经审批后的采购项目，采购执行部门方可组织实施采购。（三）采购文件编制1.采购执行部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件格式、评标标准等内容。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、交货时间、售后服务等条款，确保采购项目的质量和要求得到明确。（四）采购信息发布1.采购执行部门根据采购方式的不同，通过相应的媒体发布采购信息。公开招标项目应在指定的政府采购信息发布媒体上发布招标公告；邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书。2.采购信息应包括采购项目的名称、编号、采购内容、采购方式、供应商资格要求、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。（五）供应商报名及资格审查1.供应商应在规定的时间内，按照采购文件的要求报名参加采购项目。报名时应提供营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书等相关证明材料。2.采购执行部门对报名供应商的资格进行审查，审查内容包括供应商的资质条件、信誉状况、业绩情况等。经资格审查合格的供应商，方可参加采购项目的投标或谈判。（六）开标评标（谈判）1.采购执行部门按照采购文件规定的时间和地点组织开标评标（谈判）活动。开标时，供应商应按照采购文件的要求提交投标文件。2.评标委员会（谈判小组）由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会（谈判小组）按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，确定中标（成交）供应商。（七）中标（成交）公示1.采购执行部门将中标（成交）供应商的名称、中标（成交）金额、中标（成交）标的等信息在指定的媒体上进行公示，公示期为[X]个工作日。2.公示期间，如有供应商对中标（成交）结果提出质疑，采购执行部门应及时进行调查处理，并将处理结果告知质疑供应商。（八）合同签订1.采购执行部门与中标（成交）供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格金额、交货时间、交货地点、质量要求、售后服务等条款。2.采购合同签订后，应报财务部门备案。财务部门根据采购合同的约定，安排采购资金的支付。（九）验收1.采购项目完成后，采购执行部门应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量、质量、规格型号、技术性能等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收日期、验收结论等内容。（十）付款1.财务部门根据采购合同的约定和验收报告，审核采购项目的付款申请。审核通过后，按照规定的程序办理付款手续。2.采购资金的支付应严格按照财政国库管理制度的有关规定执行，确保资金安全。六、采购监督与管理（一）内部监督1.纪检监察部门对采购活动进行全程监督，检查采购行为是否合规，是否存在违法违纪行为。2.财务部门对采购资金的使用进行监督，确保资金使用合理、安全。3.采购管理领导小组对采购项目进行定期检查和不定期抽查，及时发现和解决采购工作中存在的问题。（二）外部监督1.接受财政部门、审计部门等有关部门的监督检查，积极配合有关部门的工作，如实提供采购活动的相关资料和情况。2.接受社会公众的监督，采购信息应及时公开，采购过程应接受社会监