行政单位公物采购制度

PAGE行政单位公物采购制度一、总则（一）目的为了规范行政单位公物采购行为，加强对公物采购活动的管理和监督，提高财政资金使用效益，保障行政单位工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级行政单位使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：公物采购活动必须严格遵守国家有关法律法规和政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购活动应遵循公正、公平的原则，保障所有参与采购活动的供应商平等竞争，不得偏袒任何一方。3.公开性原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，确保采购活动的公开、公正、公平。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，应合理控制采购成本，提高财政资金使用效益。二、采购管理机构及职责（一）采购管理委员会1.组成：由行政单位负责人、财务部门负责人、采购部门负责人等组成。2.职责审议批准采购管理制度、采购计划和采购预算。研究决定重大采购项目的采购方式、采购程序和中标（成交）供应商。协调解决采购活动中的重大问题。（二）采购部门1.职责负责编制采购计划和采购预算，组织实施采购活动。建立和管理供应商库，负责供应商的资格审查和日常管理。负责采购文件的编制、发布和解释，组织开标、评标、谈判等采购活动。负责采购合同的签订、履行和验收，处理采购合同纠纷。负责采购档案的整理、归档和保管。（三）财务部门1.职责负责审核采购预算和采购资金支付申请，确保采购资金的合理使用。负责采购资金的核算和管理，监督采购资金的支付情况。参与采购合同的审核，对采购资金的支付条款进行把关。（四）监督部门1.职责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况和采购制度的落实情况。受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。定期对采购活动进行审计，提出改进意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门应根据行政单位的工作需要和事业发展规划，结合上一年度采购执行情况，编制年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并按照财政部门的要求进行细化和分类。3.采购预算编制完成后，应报采购管理委员会审议批准，并报财政部门备案。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织实施采购活动，不得擅自调整采购预算。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序报采购管理委员会审议批准，并报财政部门备案。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监督和管理，确保采购资金的专款专用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况之一的，可以申请调整采购预算：国家政策发生重大变化，导致采购项目的需求发生重大变化的。行政单位的工作任务发生重大调整，导致采购项目的需求发生重大变化的。因不可抗力因素，导致采购项目无法按照原计划实施的。其他需要调整采购预算的情形。2.采购预算调整申请应包括调整的原因、调整的内容、调整的金额等，并按照规定的程序报采购管理委员会审议批准。3.采购预算调整批准后，采购部门应及时调整采购计划和采购合同，并报财政部门备案。四、采购方式及程序（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。3.公开招标程序采购部门编制招标文件，报采购管理委员会审议批准。采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。获取招标文件的潜在供应商应按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标活动，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序采购部门确定邀请招标的供应商名单，报采购管理委员会审议批准。采购部门向被邀请的供应商发出投标邀请书。被邀请的供应商应按照投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定的时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标活动，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序采购部门编制谈判文件，报采购管理委员会审议批准。采购部门发布谈判公告，邀请潜在供应商参加谈判。获取谈判文件的潜在供应商应按照谈判文件的要求编制响应文件，并在规定的时间内提交响应文件。采购部门成立谈判小组，与供应商进行谈判。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序采购部门提出单一来源采购申请，报采购管理委员会审议批准。采购部门与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。采购部门与供应商签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序采购部门编制询价文件，报采购管理委员会审议批准。采购部门向有关供应商发出询价单。供应商应在规定的时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。采购部门向成交供应商发出成交通知书，并与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，按照招标文件、投标文件和谈判文件的要求，与中标（成交）供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，应报采购管理委员会备案，并送财务部门一份。（二）合同履行1.采购部门应督促中标（成交）供应商按照采购合同的约定履行义务，及时支付采购资金。2.中标（成交）供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供货物、工程和服务。3.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，应按照规定的程序报采购管理委员会审议批准，并签订补充合同。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员对采购项目进行验收。2.验收人员应按照采购合同的约定和相关标准，对采购项目的质量、数量、规格型号等进行验收。3.验收合格的采购项目，验收人员应签署验收报告；验收不合格的采购项目，采购部门应要求中标（成交）供应商限期整改，整改合格后重新验收。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同的约定，及时支付采购资金。2.采购资金支付申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料，经采购部门审核后，报财务部门审批。3.财务部门应严格按照财政资金支付管理规定，办理采购资金支付手续，确保采购资金的安全、规范使用。六、采购监督与检查（一）内部监督1.采购管理委员会应定期对采购活动进行监督检查，确保采购活动的合法合规。2.采购部门应建立健全内部监督管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购行为。3.财务部门应加强对采购资金的核算和管理，监督采购资金的支付情况，确保采购资金的专款专用。4.监督部门应加强对采购活动的全程监督，检查采购程序的执行情况和采购制度的落实情况，受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查和处理。（二）外部监督1.行政单位应主动接受财政部门、审计部门、监察部门等有关部门的监督检查，及时整改存在的问题。2.采购活动应接受社会监督，采购信息应公开透明，采购过程应接受社会公众的监督。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件、投标文件、谈判文