融信招标采购管理制度

PAGE融信招标采购管理制度一、总则（一）目的为规范融信公司招标采购活动，加强对招标采购过程的管理与监督，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，提高采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于融信公司及所属各部门、各项目公司涉及的各类货物、工程和服务的招标采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开公平公正原则：招标采购信息应公开透明，所有潜在供应商享有平等参与竞争的机会，评标过程应公正、客观。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购方式和程序，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：参与招标采购活动的各方应诚实守信，严格履行合同约定。二、职责分工（一）招标采购管理部门1.负责制定和完善公司招标采购管理制度及流程。2.组织实施公司年度招标采购计划及预算编制工作。3.负责招标采购项目的策划、组织、协调和监督，包括招标公告发布、招标文件编制、开标评标、合同签订等环节。4.建立和维护供应商库，对供应商进行资格审查、评价和管理。5.负责处理招标采购过程中的投诉和争议。（二）需求部门1.根据公司业务需求，提出招标采购申请，明确采购项目的规格、数量、技术要求、交货期等详细内容。2.参与招标文件的编制，提供技术支持和需求解释。3.负责采购合同的执行和验收工作。（三）财务部门1.参与招标采购项目预算的审核，提供财务方面的意见和建议。2.负责招标采购项目资金的安排和支付管理。3.对招标采购项目的成本进行核算和分析，监督采购资金的使用情况。（四）法务部门1.审查招标采购相关文件和合同，确保其符合法律法规要求，防范法律风险。2.为招标采购活动提供法律咨询和支持，处理法律纠纷。三、招标采购流程（一）采购申请需求部门根据业务需要，填写《招标采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、预计交货期或服务期限等内容，并提交至招标采购管理部门。（二）采购审批1.招标采购管理部门对采购申请进行初步审核，核实申请内容的完整性和合理性。2.根据公司规定的审批权限，将采购申请提交相应层级的领导审批。3.审批通过后，招标采购管理部门下达《招标采购任务书》，明确采购项目的具体要求和任务安排。（三）招标采购策划1.招标采购管理部门组建项目采购团队，负责具体的招标采购工作。2.采购团队根据采购项目的特点和要求，制定招标采购方案，包括采购方式选择、评标方法确定、时间进度安排等。3.根据招标采购方案，编制招标文件，明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。（四）招标公告发布1.根据招标采购方案，在公司内部网站、相关行业媒体、公共资源交易平台等渠道发布招标公告，公开采购项目信息，邀请潜在供应商参与投标。2.招标公告应明确采购项目的基本情况、报名时间、地点、方式及要求等内容。（五）供应商报名及资格审查1.潜在供应商在规定时间内按照招标公告要求进行报名，提交报名资料。2.采购团队对报名供应商进行资格审查，核实其营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等相关信息，确定符合要求的供应商名单。（六）招标文件发售1.向资格审查合格的供应商发售招标文件，并收取相应的费用。2.招标文件发售过程中，应向供应商提供必要的解释和说明，确保供应商对招标文件内容有充分的理解。（七）投标文件编制与提交1.供应商按照招标文件要求编制投标文件，内容应包括技术方案、商务报价、售后服务承诺等。2.在规定的投标截止时间前，供应商将投标文件密封送达指定地点。（八）开标评标1.招标采购管理部门组织开标会议，当众开启投标文件，宣读供应商名称、投标报价、交货期或服务期限等主要内容。2.组建评标委员会，评标委员会由公司内部相关部门人员及技术、经济等方面的专家组成。3.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。4.评标过程应严格保密，评标委员会成员不得泄露评标情况和相关信息。（九）中标通知1.根据评标结果，招标采购管理部门向中标供应商发出《中标通知书》，同时将中标结果通知未中标供应商。2.《中标通知书》应明确中标项目的名称、规格、数量、中标金额、交货期或服务期限等内容。（十）合同签订1.中标供应商与公司按照《中标通知书》的要求，在规定时间内签订采购合同。2.合同签订前，法务部门对合同条款进行审查，确保合同合法合规、明确双方权利义务。3.采购合同应明确采购项目的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等内容。（十一）合同执行与验收1.需求部门按照采购合同要求，跟踪供应商的合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.采购项目完成后，需求部门组织相关人员进行验收，填写《验收报告》。验收合格的，办理结算手续；验收不合格的，按照合同约定处理。四、采购方式（一）公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，以获取最优的采购价格和质量。（二）邀请招标对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目。3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，可以采用竞争性谈判方式采购。由采购团队与不少于三家的供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商。（四）单一来源采购1.只能从唯一供应商处采购的。2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可以采用单一来源采购方式。采购团队与单一供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。（五）询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。采购团队向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。五、供应商管理（一）供应商库建立1.招标采购管理部门负责建立和维护公司供应商库，收录各类货物、工程和服务供应商的基本信息。2.供应商库应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、信誉评价等内容。（二）供应商资格审查1.对申请加入供应商库的供应商进行资格审查，审查内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、安全生产许可证、业绩证明、财务状况、信誉状况等。2.对于重要采购项目的供应商，可进行实地考察，了解其生产经营情况、质量管理水平、售后服务能力等。（三）供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价和考核，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.根据评价结果，对供应商进行相应的奖惩措施，如增加或减少采购份额、暂停合作、取消供应商资格等。（四）供应商淘汰与更新1.对于评价结果不合格或者出现严重违规行为的供应商，及时从供应商库中淘汰。2.定期对供应商库进行清理和更新，补充优质供应商，淘汰不符合要求的供应商，保持供应商库活力。六、招标采购文件管理（一）文件编制1.招标文件、投标文件、采购合同等招标采购文件应按照公司规定的格式和内容要求进行编制。2.文件编制过程中，应确保内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或漏洞。（二）文件审核1.招标采购管理部门负责对招标文件进行审核，确保文件符合法律法规要求和采购项目实际需要。2.法务部门对招标文件和采购合同进行法律审核，防范法律风险。3.需求部门对招标文件中涉及的技术要求和业务需求进行审核，确保文件满足实际使用要求。（三）文件存档1.招标采购活动结束后，相关文件应及时进行整理和存档，建立电子和纸质档案。2.档案内容应包括采购申请、审批文件、招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告等资料。3.档案保存期限应符合公司规定和法律法规要求，以便查阅和追溯。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购文件的完整性、采购合同的执行情况等。2.招标采购管理部门应建立内部监督机制，对采购过程中的各个环节进行自我监督和检查，及时发现和纠正问题。