融创地产采购制度

PAGE融创地产采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范融创地产采购活动，确保采购工作的高效、有序进行，保障公司项目的顺利推进，实现采购成本的合理控制，提高公司经济效益，同时保证所采购物资和服务的质量符合公司要求和相关标准。（二）适用范围本制度适用于融创地产各项目公司及下属相关部门涉及的所有采购活动，包括但不限于工程建设、设备采购、材料供应、服务外包等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，通过合理的采购策略和流程控制，实现采购效益最大化。3.质量原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务能够满足公司项目的实际需求和质量标准。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，保障供应商合法权益，杜绝不正当竞争行为。5.廉洁原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，严禁在采购活动中谋取私利，确保采购工作廉洁、透明进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构1.采购决策委员会组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：负责审议重大采购项目的采购策略、预算安排、供应商选择等重要事项，对采购决策提供指导和监督。2.项目采购领导小组组成：针对具体项目设立，由项目负责人担任组长，相关部门负责人为成员。职责：负责项目采购计划的制定、采购流程的审批、采购合同的审核等工作，确保项目采购工作与项目整体目标一致。（二）采购执行部门1.采购部职责：负责制定采购计划，根据项目需求和预算，确定采购物资和服务的种类、数量、规格等要求。组织供应商的开发、筛选、评估和管理，建立供应商数据库，维护良好的合作关系。执行采购流程，包括招标、询价、谈判、合同签订等环节，并确保采购过程的合规性和透明度。跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题，确保物资按时、按质、按量供应。负责采购成本的控制和分析，定期对采购价格、成本进行统计和评估，提出降低成本的建议和措施。2.相关需求部门职责：向采购部提出准确、详细的采购需求，包括技术规格、质量标准、交货时间等要求，并对需求的合理性负责。参与供应商的评估和选择过程，提供专业意见和建议，协助采购部确定合适的供应商。配合采购部进行采购合同的签订、验收等工作，对采购物资和服务的质量进行验收和确认。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求收集与分析相关需求部门应根据项目进度和实际需求，定期收集并整理采购需求信息，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、技术要求、预计交货时间等内容。采购部对各部门提交的采购需求进行汇总和分析，结合项目总体预算和资源状况，评估需求的合理性和可行性。对于不合理或不符合项目实际情况的需求，采购部应及时与需求部门沟通协商，提出调整建议。2.采购计划编制采购部根据需求分析结果，结合库存情况、市场供应状况等因素，编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、采购时间、预计采购金额等内容，并报采购决策机构审批。采购计划应具有一定的前瞻性和灵活性，预留适当的调整空间，以应对项目需求的变化和市场波动。在采购计划执行过程中，如因项目变更、市场变化等原因需要调整采购计划，采购部应及时提出调整申请，经审批后进行相应调整。（二）供应商管理1.供应商开发采购部通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，根据其经营范围、生产能力、产品质量、信誉状况等因素，确定入围供应商名单。采购部组织相关人员对入围供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系运行情况、售后服务能力等，形成考察报告。2.供应商评估与选择根据采购项目特点和需求，制定供应商评估标准，包括产品质量、价格、交货期、售后服务、企业信誉等方面。采购部定期对供应商进行评估，评估方式包括问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等。评估结果应记录在供应商评估档案中。在进行具体采购项目时，采购部根据评估结果，从合格供应商名单中选择合适的供应商参与采购活动。对于重大采购项目，应采用招标等方式，综合比较各供应商的报价、技术方案、服务承诺等因素，选择最优供应商签订采购合同。3.供应商关系维护采购部与供应商保持密切沟通，定期向供应商反馈采购需求变化和项目进展情况，确保供应商能够及时调整生产和供应计划。建立供应商激励机制，对于在产品质量、交货期、售后服务等方面表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优惠政策；对于出现质量问题、交货延迟等违约行为的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作等。定期对供应商进行回访，了解其合作意愿和需求，及时解决合作过程中出现的问题，维护良好的合作关系。（三）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等。对于达到一定金额标准或符合特定条件的采购项目，应按照国家法律法规和公司规定进行招标采购。招标采购应严格按照招标程序进行，包括发布招标公告、资格预审、发售招标文件、开标、评标、定标等环节。询价采购适用于采购金额较小、市场供应较为充足、技术规格较为简单的采购项目。采购部向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价，然后综合比较各供应商报价，选择最低价供应商成交。竞争性谈判采购适用于采购项目技术复杂、有特殊要求或时间紧迫的情况。采购部与不少于三家供应商进行谈判，通过谈判确定供应商及其报价，最终选择最优供应商签订采购合同。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等特殊情况。单一来源采购应按照规定履行审批手续，并在采购文件中说明理由。2.采购文件编制根据采购方式和采购项目需求，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购需求说明、技术规格要求、报价文件格式、合同条款等内容，确保采购文件能够准确传达采购项目要求，为供应商报价和参与采购活动提供明确依据。对于招标采购项目，采购文件应按照招标文件编制规范进行编制；对于询价采购项目，采购文件应简洁明了，突出采购需求和报价要求；对于竞争性谈判采购项目，采购文件应详细说明谈判要点和评审标准。3.采购报价与评审采购部向选定的供应商发出采购文件，要求其在规定时间内提交报价文件。供应商应按照采购文件要求，详细填写报价明细、技术方案、售后服务承诺等内容。采购部组织相关人员对供应商报价文件进行评审和比较。评审过程中，应综合考虑报价、质量、交货期、售后服务等因素，确保选择最优供应商。对于招标采购项目，应按照评标标准进行评标，确定中标候选人；对于询价采购项目，应选择最低价且符合采购要求的供应商成交；对于竞争性谈判采购项目，应根据谈判结果确定成交供应商。4.采购合同签订采购部根据评审结果，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。在签订采购合同前，采购合同文本应提交公司相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求和公司利益。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章，正式签订采购合同。（四）采购验收1.验收准备采购部在采购合同约定的交货期前，通知相关需求部门和质量检验部门做好验收准备工作。需求部门应组织专业人员熟悉采购物资或服务的技术要求和验收标准，制定验收方案。质量检验部门应配备相应的检验设备和人员，确保具备对采购物资或服务进行质量检验的能力。2.到货验收供应商按照采购合同约定的时间和地点交货后，采购部应及时通知需求部门和质量检验部门进行到货验收。验收人员应按照验收方案和合同要求，对采购物资的数量、规格、型号、外观等进行检查，并对采购服务的内容和质量进行评估。对于需要进行质量检验的采购物资，质量检验部门应按照相关标准和规范进行检验，出具检验报告。检验合格的物资或服务方可办理入库手续或投入使用；检验不合格的，采购部应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或更换货物，直至验收合格。3.验收记录与报告验收过程中，验收人员应详细记录验收情况，包括验收时间、地点、验收人员、验收内容、验收结果等信息，并形成验收记录。验收记录应由验收人员签字确认后存档。验收结束后，需求部门应编写验收报告，总结验收情况，对验收合格的采购项目表示确认，对验收过程中发现的问题提出处理建议。验收报告经相关部门负责人审核后报采购部备案。（五）采购付款1.付款申请采购合同履行完毕且验收合格后，供应商应按照合同约定提交付款申请文件，包括发票、验收报告、付款申请单等。付款申请单应详细填写采购合同编号、采购物资或服务名称、金额、付款方式、付款期限等内容。采购部对供应商提交的付款申请文件进行审核，核实采购合同履行情况、验收结果、发票真实性等信息。审核无误后，采购部填写《付款审批表》，提交公司财务部门进行付款审批。2.付款审批财务部门收到《付款审批表》后，按照公司财务管理制度和资金预算安排，对付款申请进行审批。审批内容包括采购项目的合规性、资金支付的合理性、发票的合法性等。对于金额较大的采购项目，财务部门应报公司高层管理人员审批。经审批通过后，可以办理付款手续。3.付款执行财务部门根据审批结果，按照采购合同约定的付款方式和期限，及时向供应商支付货款。付款方式包括支票支付、银行转账、电子支付等。在付款过程中，财务部门应做好付款记录，确保付款信息准确无误。同时，应妥善保管付款凭证，以备后续查询和审计。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.市场风险关注市场价格波动、原材料供应短缺等因素对采购成本和供应稳定性的影响。评估市场竞争态势变化对供应商选择和采购价格的影响。2.供应商风险对供应商的信誉状况、经营能力、财务状况等进行持续评估，识别供应商违约风险。关注供应商所在行业的政策法规变化、技术创新等因素对其供应能力的影响。3.合同风险审查采购合同条款的完整性、准确性和合法性，识别合同履行过程中可能出现的风险。评估合同执行过程中的风险，如供应商交货延迟、质量不符合要求、合同变更等情况。4.内部管理风险检查采购流程的执行情况，是否存在流程漏洞、违规操作等问题。评估采购人员的专业能力、职业道德水平，识别因人员因素导致的采购风险。（二）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，定期收集市场价格信息，分析价格走势，为采购决策提供参考。与供应商协商签订价格调整条款或采用套期保值等方式，降低市场价格波动风险。优化采购计划，合理安排采购时间和数量，避免因原材料供应短缺导致项目延误。2.供应商风险应对加强供应商管理，定期对供应商进行评估和考核，淘汰不合格供应商。与重要供应商建立战略合作伙伴关系，共同应对市场风险和行业变化。要求供应商提供履约担保或增加备用供应商，以降低供应商违约风险。3.合同风险应对完善采购合同条款，明确双方权利义务，避免合同纠纷。加强合同执行过程的跟踪和监督，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。建立合同变更管理制度，规范合同变更流程，确保合同变更的合法性和合理性。4.内部管理风险应对加强采购流程培训和监督，确保采购人员严格按照流程操作。建立采购绩效评估体系，对采购人员的工作业绩进行考核，激励采购人员提高工作质量和效率。加强内部审计和监督，定期对采购活动进行审计检查，发现问题及时整改。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部内部监督采购部应建立内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，检查采购流程的执行情况是否符合规定，采购文件的编制、评审、合同签订等环节是否规范。采购部内部应设立专人负责采购监督工作，对采购项目进行全程跟踪和监督，及时发现并纠正采购过程中出现的问题。2.公司内部审计监督公司审计部门定期对采购活动进行审计检查，审查采购项目的合规性、采购成本的合理性、采购合同的执行情况等。通过审计监督，发现采购工作中存在的问题和风险，提出改进建议和措施，促进采购工作规范、高效运行。（二）外部审计与监督1.接受政府监管部门检查融创地产应积