药监局采购制度

PAGE药监局采购制度一、总则（一）目的为规范药监局采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，确保药品监管工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于药监局机关及所属各单位的采购活动，包括药品、医疗器械、办公用品、设备设施等各类物资和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受内部监督和社会监督，保障各方知情权。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和产品，确保采购性价比。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自义务，维护良好采购秩序。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立药监局采购领导小组，由局领导班子成员及相关部门负责人组成。负责审议采购计划、采购预算、重大采购项目等重要事项，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购具体实施工作。其职责包括：1.根据各部门需求，编制采购计划和预算。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、开标评标等。3.与供应商进行沟通协商，签订采购合同。4.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题。5.整理采购文件和资料，建立采购档案。（三）需求部门各业务部门和使用单位为采购需求提出部门，负责根据工作需要提出采购申请，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并配合采购部门做好采购相关工作。（四）监督部门纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正廉洁，对违规行为进行调查处理。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各需求部门应于每年末根据下一年度工作任务和业务发展需要，编制采购需求计划，详细列出所需采购的物品、服务名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购计划进行汇总、审核和平衡，结合库存情况和资金状况，编制年度采购计划草案。3.年度采购计划草案经采购领导小组审议通过后，报局领导批准实施。（二）采购预算编制1.采购部门根据批准的采购计划，结合市场价格行情和以往采购经验，编制采购预算草案。2.采购预算草案应明确各项采购项目的预算金额，包括采购物品或服务的价款、运输费、安装调试费、税费等所有相关费用。3.采购预算草案经财务部门审核后，报采购领导小组审议通过，并纳入药监局年度预算管理。（三）采购计划与预算调整1.在采购计划执行过程中，因工作任务变化、政策调整等原因确需调整采购计划或预算的，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因和调整内容。2.采购部门对申请进行审核，提出审核意见后报采购领导小组审批。3.经批准的采购计划和预算调整事项，采购部门应及时通知相关部门，并做好相应的调整工作。四、采购方式及程序（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。公开招标限额标准按照国家和地方有关规定执行。2.招标程序：采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在指定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。对报名参加投标的供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购部门从符合相应资格条件的供应商名单中随机选择不少于三家供应商，向其发出投标邀请书。后续招标程序与公开招标基本相同，包括资格审查、开标、评标、定标、签订合同等环节。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，由三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。确定参加谈判的供应商名单，一般不少于三家，并向其发出谈判邀请书。组织谈判活动，谈判小组与供应商进行一轮或多轮谈判，供应商应根据谈判文件要求进行报价和承诺。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门组织专业人员对采购项目进行论证，形成论证意见，说明采用单一来源采购方式的理由和依据。将论证意见报采购领导小组审批，经批准后，采购部门与单一供应商进行协商，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购部门成立询价小组，由三人以上单数组成。询价小组向符合相应资格条件的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标或成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。合同内容应符合招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等采购文件的要求，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应经采购部门负责人审核，重大采购合同还应报采购领导小组审批。审核和审批的重点包括合同条款的合法性、完整性、合理性以及与采购文件的一致性等。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门，并跟踪合同执行情况。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量提供采购物品或服务。需求部门应配合采购部门做好合同履行的监督和验收工作。3.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购物品或服务到货后，需求部门应按照合同约定的验收标准和方法进行验收。验收内容包括数量、规格、质量、性能等方面。2.验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货、整改等措施，直至验收合格为止。3.采购部门应将验收情况及时反馈给财务部门，作为支付货款的依据。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理货款支付手续。付款前，财务部门应对采购合同执行情况、验收报告等进行审核，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于分期付款的采购项目，财务部门应根据合同约定的付款进度，严格控制付款金额和时间，确保资金安全。六、采购监督与管理（一）内部监督1.纪检监察部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购行为是否公正廉洁、采购文件是否齐全规范等。2.采购部门应建立健全内部采购管理制度，加强对采购人员的培训和管理，规范采购操作流程，防范采购风险。3.需求部门应积极配合采购部门和监督部门的工作，对采购过程中的问题及时提出意见和建议，确保采购活动符合需求和规定。（二）供应商管理1.采购部门应建立供应商数据库，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、信用状况等进行记录和管理。2.定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商，选择优质供应商建立长期合作关系。3.加强对供应商的诚信教育，要求供应商遵守法律法规和采购合同约定，诚实守信，提供优质的产品和服务。（三）采购档案管理1.采购部门应负责建立采购档案，对采购活动全过程的文件和资料进行整理、归档和保管。采购档案包括采购计划、采购预