苏州大学设备采购制度

PAGE苏州大学设备采购制度一、总则（一）目的为规范苏州大学设备采购行为，加强设备采购管理，提高设备采购资金使用效益，保证设备质量，满足学校教学、科研和管理等工作的需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于苏州大学各学院（部）、部门及直属单位使用学校预算资金进行的设备采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：设备采购活动必须遵守国家法律法规和学校的相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，保证公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在满足学校需求的前提下，充分考虑资金使用效益，合理控制采购成本。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能优良的设备，确保设备能够满足教学、科研和管理工作的实际需要。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立设备采购工作领导小组，负责对重大设备采购事项进行决策。领导小组由学校领导、相关职能部门负责人等组成，其主要职责包括：1.审议设备采购的重大政策、制度和规划。2.审批年度设备采购预算。3.研究决定重大设备采购项目的采购方式、采购结果等。（二）采购执行机构1.招标采购部门负责组织实施公开招标、邀请招标等采购活动。其职责包括：制定招标采购文件。发布招标采购信息。组织开标、评标、定标等工作。与中标供应商签订采购合同。整理、归档招标采购资料。2.分散采购部门负责组织实施除招标采购以外的其他采购方式，如竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。其职责包括：制定分散采购方案。组织采购谈判、询价等活动。确定成交供应商并签订采购合同。整理、归档分散采购资料。3.使用部门根据教学、科研和管理工作需要，提出设备采购申请。参与设备采购的技术参数论证和选型工作。负责设备的验收、使用和维护等工作。（三）监督机构学校设立设备采购监督小组，负责对设备采购活动进行全程监督。监督小组由学校纪检监察部门、审计部门等人员组成，其主要职责包括：1.监督采购政策、制度和程序的执行情况。2.受理对采购活动的投诉和举报。3.对采购活动中的违规行为进行调查处理。三、采购预算管理（一）预算编制1.使用部门应根据教学、科研和管理工作的实际需要，在每年规定时间内编制本部门下一年度设备采购预算。2.设备采购预算应包括设备名称、规格型号、数量、预算金额等详细信息，并说明采购理由和预期效益。3.各部门编制的设备采购预算经本部门负责人审核后，报学校财务部门和设备采购管理部门汇总。（二）预算审核与批复1.学校财务部门和设备采购管理部门对各部门上报的设备采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、必要性、可行性等。2.审核后的设备采购预算报学校设备采购工作领导小组审批。3.学校设备采购工作领导小组批准后的设备采购预算由学校财务部门下达给各部门。（三）预算执行与调整1.各部门应严格按照批准的设备采购预算执行，不得擅自调整预算。2.如因特殊原因需要调整设备采购预算，使用部门应提出书面申请，说明调整理由和调整金额，经本部门负责人审核后，报学校财务部门和设备采购管理部门审核。3.学校财务部门和设备采购管理部门审核同意后，报学校设备采购工作领导小组审批。经批准后的预算调整申请由学校财务部门下达给各部门。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到下列标准之一的货物和服务采购项目，应当采用公开招标方式：单项或批量采购预算金额一次性达到200万元以上的。采购项目总预算金额在300万元以上的。3.采用公开招标方式采购的，招标采购部门应按照相关法律法规和学校规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的货物和服务采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，招标采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等工作。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的货物和服务采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物和服务采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关人员进行论证，并报学校设备采购工作领导小组批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向三家以上供应商发出询价单，供应商报价后，采购部门根据报价情况确定成交供应商。五采购程序（一）采购申请1.使用部门根据教学、科研和管理工作需要，填写《苏州大学设备采购申请表》，详细说明设备名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由、预期效益等内容，并经本部门负责人审核签字。2.《苏州大学设备采购申请表》提交给学校设备采购管理部门。（二）采购审批1.学校设备采购管理部门对使用部门提交的《苏州大学设备采购申请表》进行初审，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、可行性等。2.初审通过后，学校设备采购管理部门将《苏州大学设备采购申请表》提交给学校财务部门审核预算。3.学校财务部门审核通过预算后，将《苏州大学设备采购申请表》提交给学校设备采购工作领导小组审批。4.学校设备采购工作领导小组批准后的《苏州大学设备采购申请表》返回给学校设备采购管理部门。（三）采购实施1.根据采购方式的不同，招标采购部门或分散采购部门按照相关规定组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购部门应严格按照采购程序和采购文件的要求进行操作，确保采购活动的公开、公平、公正。3.采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。（四）验收1.设备到货后，使用部门应及时组织验收。验收人员应包括使用部门相关人员、设备采购管理部门人员等。2.验收人员应按照采购合同和相关标准对设备的数量、规格、型号、质量等进行检查，填写《苏州大学设备验收报告》。3.验收合格的设备，使用部门应办理入库手续；验收不合格的设备，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换设备或退还货款等。（五）付款1.设备验收合格后，使用部门应填写《苏州大学设备付款申请表》，经本部门负责人审核签字后，提交给学校财务部门。2.学校财务部门根据采购合同和验收报告，审核《苏州大学设备付款申请表》，并按照学校财务制度办理付款手续。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标或成交供应商确定后，及时与供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送学校设备采购管理部门、财务部门等备案。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。2.在合同履行过程中，如出现合同变更、解除等情况，采购部门应及时与供应商协商，并签订相关补充协议或变更协议。（三）合同验收1.设备到货后，采购部门应按照采购合同的要求组织验收。2.验收合格的设备，采购部门应出具验收报告；验收不合格的设备，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商更换设备或退还货款等。（四）合同付款1.采购部门应按照采购合同的约定，及时办理付款手续。2.在付款过程中，采购部门应审核供应商提交的付款申请和相关凭证，确保付款金额准确无误。（五）合同档案管理1.采购部门应建立采购合同档案，对采购合同及其相关文件进行整理、归档和保管。2.采购合同档案应包括采购合同副本、采购申请、采购审批文件、验收报告、付款凭证等资料。3.采购合同档案应按照学校档案管理规定进行保管，保管期限为[具体期限]年。七、采购监督与检查（一）内部监督1.学校设备采购监督小组负责对设备采购活动进行全程监督，确保采购活动合法合规。2.采购部门应建立健全内部监督制度，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。3.学校财务部门应加强对设备采购资金的管理和监督，确保资金使用合理、安全。（二）外部监督1.学校应接受国家有关部门和社会各界的监督，对采购活动中的违规行为及时进行整改。2.采购部门应主动接受供应商和其他相关方的监督，及时处理投诉和举报。（三）定期检查1.学校设备采购管理部门应定期对设备采购活动进行检查，检查内容包括采购程序执行情况、采购合同履行情况、采购资金使用情况等。2.检查结束后，学校设备采购管理部门应撰写检查报告，对检查中发现的问题提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（四）专项检查1.针对设备采购活动中的重大问题或群众反映强烈的问题，学校设备采购管理部门应组织专项检查。2.专项检查应制定详细的检查方案，明确检查内容、检查方法、检查时间等，确保检查工作的顺利进行。3.专项检查结束后，学校设备采购管理部门应撰写专项检查报告，对检查结果进行通报，并提出处理意见和建议。八、违规处理（一）对采购部门的处理1.采购部门在设备采购活动中存在违规行为的，学校设备采购管理部门应责令其限期整改，并视情节轻重给予警告、通报批评等处理。2.对违规情节严重的采购部门，学校设备采购管理部门应暂停其采购活动，并依法依规追究相关人员的责任。（二）对使用部门的处理1.使用部门在设备采购申请过程中存在违规行为的，学校设备采购管理部门应责令其限期整改，并视情节轻重给予警告、通报批评等处理。2.对违规情节严重的使用部门，学校设备采购管理部门应暂停其设备采购申请资格，并依法依规追究相关人员的责任。（三）对供应商的处理1.供应商在设备采购活动中存在违规行为的，学校采购部门应视情节轻重给予警告、罚款、列入不良供应商名单