苏宁采购管理规章制度

PAGE苏宁采购管理规章制度一、总则（一）目的本规章制度旨在规范苏宁采购管理流程，确保采购活动合法、合规、高效进行，保障公司利益，提高采购质量，降低采购成本，满足公司业务发展需求。（二）适用范围本制度适用于苏宁各部门涉及的所有采购活动，包括但不限于商品采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有供应商平等参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责统一管理公司的采购工作。采购部门应根据公司业务需求，合理设置岗位，明确各岗位职责。（二）采购部门职责1.制定采购计划和预算，根据公司业务需求，及时准确地编制采购计划，并合理安排采购预算。2.供应商管理，建立和维护供应商数据库，对供应商进行评估、选择、考核和管理。3.采购执行，按照采购计划和流程，组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。4.合同管理，起草、审核、签订采购合同，跟踪合同执行情况，及时处理合同变更和纠纷。5.采购成本控制，通过市场调研、谈判等方式，降低采购成本，提高采购效益。6.采购风险管理，识别、评估和应对采购过程中的风险，保障采购活动的顺利进行。（三）其他部门职责1.需求部门负责提出采购需求，明确采购规格、数量、质量等要求，并对采购结果进行验收。2.财务部门负责审核采购预算、支付货款，并对采购成本进行核算和分析。3.法务部门负责审核采购合同，提供法律咨询和支持，确保采购合同合法合规。三、采购流程（一）采购需求提出1.各需求部门根据业务发展需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行汇总和分析，结合公司库存情况和采购预算，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、采购方式等内容，并报相关领导审批。（三）供应商选择与评估1.根据采购计划，采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等。3.组织对供应商进行实地考察，了解供应商的生产能力、质量管理、售后服务等情况。4.建立供应商评估体系，对供应商的价格、质量、交货期、售后服务等方面进行综合评估，确定合格供应商名单。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商，达成一致意见。2.根据谈判结果，起草采购合同，明确双方的权利和义务。3.采购合同经法务部门审核、相关领导审批后，由采购部门与供应商签订。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，下达采购订单，明确采购项目、采购数量、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单经供应商确认后生效，作为采购活动的执行依据。（六）采购执行与跟踪1.供应商按照采购订单要求组织生产和供货，采购部门负责跟踪采购进度，及时协调解决采购过程中出现的问题。2.采购货物到达公司后，需求部门负责组织验收，验收合格后办理入库手续。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经相关领导审批后提交至财务部门。2.财务部门审核付款申请单，按照合同约定支付货款。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。2.招标程序：发布招标公告，公开招标信息。接受供应商报名，对报名供应商进行资格审查。组织开标、评标、定标，确定中标供应商。发布中标公告，与中标供应商签订合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于采购时间紧迫、采购金额较小、技术规格明确的采购项目，采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：成立谈判小组，确定谈判供应商名单。组织谈判，与供应商就采购价格、交货期、质量标准等条款进行协商。确定成交供应商，签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：对于采购金额较小、市场价格比较透明的采购项目，采用询价采购方式。2.询价程序：向多家供应商发出询价函，要求供应商报价。对供应商报价进行比较和分析，选择报价合理的供应商。与选定供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购程序：填写单一来源采购申请表，说明采用单一来源采购的理由。经相关领导审批后，与供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同起草与审核1.采购合同由采购部门负责起草，合同内容应符合法律法规和公司要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同起草完成后，提交至法务部门进行审核，法务部门对合同条款的合法性、完整性进行审查，并提出修改意见。（二）合同签订与备案1.采购合同经法务部门审核、相关领导审批后，由采购部门与供应商签订。2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本提交至相关部门备案，以备查阅。（三）合同执行与变更1.采购合同生效后，双方应按照合同约定履行各自的义务，采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.如因特殊原因需要变更采购合同，应按照合同约定的程序进行，经双方协商一致后签订变更协议，并报相关部门备案。（四）合同终止与结算1.采购合同履行完毕后，双方应按照合同约定进行结算，采购部门负责办理结算手续，并对合同执行情况进行总结和评估。2.如因一方违约导致合同终止，应按照合同约定追究违约方的责任，并办理相关结算手续。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险等。2.建立风险评估指标体系，对风险发生的可能性和影响程度进行量化评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.加强市场调研和分析，及时掌握市场动态，降低市场风险。3.加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，降低供应商风险。4.加强合同管理，严格审核合同条款，并跟踪合同执行情况，降低合同风险。5.加强质量控制，建立质量检验和验收制度，降低质量风险。（三）风险监控与预警1.建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。2.设立风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。七、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部设立采购监督小组，负责对采购活动进行监督检查，确保采购活动合法合规。2.采购监督小组定期对采购计划、采购合同、采购执行情况等进行检查，发现问题及时提出整改意见