自行采购内控管理制度

PAGE自行采购内控管理制度一、总则（一）目的为加强公司自行采购管理，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法合规、公开透明、高效有序，保障公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在日常经营活动中自行开展的采购业务，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和性价比高的产品或服务，确保公司利益最大化。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。5.内部控制原则：建立健全采购内部控制机制，规范采购流程，防范采购风险。二、采购职责分工（一）采购决策部门公司成立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会成员包括公司高层管理人员、相关部门负责人等。采购决策委员会职责如下：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购计划、预算、采购方式等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门采购执行部门负责具体采购业务的实施，包括采购计划制定、供应商选择、采购合同签订与执行等。采购执行部门应明确采购岗位设置及职责分工，确保采购工作有序开展。采购执行部门职责如下：1.根据公司需求，编制采购计划，报采购决策部门审批。2.收集供应商信息，建立供应商库，组织供应商评选和采购谈判。3.起草、签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.负责采购项目的验收工作，确保采购物资或服务符合要求。5.整理、归档采购文件和资料。（三）需求部门需求部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。需求部门职责如下：1.根据公司业务需要，准确提出采购需求，包括物资规格、数量、质量要求、服务内容等。2.协助采购执行部门进行供应商选择和采购谈判。3.参与采购项目的验收工作，提供技术支持和质量反馈。（四）监督部门公司内部审计部门、纪检监察部门等作为监督部门，负责对采购活动进行监督检查，确保采购行为合规、公正。监督部门职责如下：1.制定采购监督检查计划，定期或不定期对采购活动进行检查。2.审查采购项目的合规性、合法性，对发现的问题提出整改意见。3.受理采购活动中的投诉举报，进行调查处理。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计采购时间等信息，并经部门负责人审核签字。2.《采购申请表》提交至采购执行部门，采购执行部门对采购申请进行初步审核，判断是否符合公司采购政策和预算安排。（二）采购计划编制1.采购执行部门根据采购申请，结合公司库存情况、市场供应情况等，编制采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的具体内容、采购方式、采购时间安排、预算金额等。2.采购计划报采购决策部门审批。采购决策部门应从公司战略、业务需求、成本效益等方面对采购计划进行评估，审批通过后方可实施。（三）供应商选择与管理1.供应商信息收集：采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商自荐（如通过公司官网、电话、邮件等方式）、行业推荐、市场调研、供应商数据库查询等。2.供应商筛选与评估：采购执行部门对收集到的供应商信息进行筛选，确定潜在供应商名单。然后，根据公司制定的供应商评估标准，对潜在供应商进行实地考察、资质审核、业绩评价、信誉调查等评估工作，综合评估供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务、技术实力、财务状况等方面的情况，确定合格供应商名单。3.供应商库建立：采购执行部门将合格供应商信息录入供应商库，建立动态管理的供应商数据库。供应商库应包括供应商基本信息、联系方式、经营范围、产品目录、价格信息、评估记录等内容。4.供应商日常管理：采购执行部门定期对供应商进行跟踪评估，了解供应商的经营状况、产品质量、交货情况等，及时发现和解决供应商存在的问题。对于不符合要求的供应商，采购执行部门应及时采取措施，如警告、暂停合作、取消资格等。（四）采购方式确定1.根据采购物资或服务的特点、金额大小、市场供应情况等因素，采购执行部门确定合适的采购方式。采购方式主要包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。2.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购执行部门应按照国家有关法律法规和公司招标管理制度，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。3.竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。采购执行部门应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。4.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购执行部门应提供充分的理由和相关证明材料，报采购决策部门审批后，与单一供应商进行谈判采购。（五）采购合同签订1.采购执行部门根据采购谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确采购物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容完整、准确、合法。2.采购合同经采购执行部门负责人审核后，提交公司法律部门进行合法性审查。法律部门应重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险，对合同条款提出修改意见并出具法律意见书。3.采购合同经法律部门审查通过后，报公司授权代表签字盖章。采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。（六）采购项目实施与验收1.采购项目实施：采购执行部门按照采购合同约定，跟踪采购项目的实施进度，协调供应商按时、按质、按量提供物资或服务。需求部门应积极配合采购执行部门，提供必要的协助和支持，确保采购项目顺利实施。2.验收：采购项目完成后，采购执行部门组织需求部门等相关人员进行验收。验收应按照合同约定的质量标准和验收程序进行，对采购物资或服务的数量、质量、规格、性能等进行全面检查。验收合格后，验收人员应签署验收报告。对于验收不合格的采购项目，采购执行部门应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或重新提供物资或服务，直至验收合格。（七）采购付款1.采购执行部门根据采购合同约定和验收情况，填写《付款申请表》，详细说明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式、付款时间等信息，并附上采购合同、验收报告等相关证明材料。2.《付款申请表》经采购执行部门负责人审核签字后，提交财务部门。财务部门对付款申请进行审核，重点审核采购项目的真实性、合同执行情况、付款金额是否符合合同约定等。审核通过后，报公司领导审批。3.公司领导审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。财务部门应及时记录采购付款情况，确保财务数据准确、完整。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析采购过程中可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。2.针对识别出的风险因素，采购执行部门应评估其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商；在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度；建立供应商违约预警机制，及时发现和处理供应商违约迹象。2.质量风险：在采购合同中明确质量标准和验收条款；加强采购过程中的质量监督，要求供应商提供质量检验报告等相关证明材料；对采购物资或服务进行严格验收，确保质量符合要求。3.价格风险：加强市场调研，了解市场价格动态，合理确定采购价格；与供应商进行充分谈判，争取有利的价格条款；采用多种采购方式，如招标采购、竞争性谈判采购等，通过竞争降低采购价格。4.合同风险：加强合同管理，严格按照合同签订流程签订采购合同；对合同条款进行认真审核，确保合同内容合法、完整、准确；建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。5.法律风险：加强法律法规学习，提高采购人员的法律意识；在采购活动中严格遵守法律法规要求，确保采购行为合法合规；对于重大采购项目，及时咨询公司法律部门或专业律师，防范法律风险。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购执行部门应建立健全内部监督机制，加强对采购过程的自我监督和管理。采购执行部门应定期对采购工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题。2.监督部门应定期或不定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。监督部门应及时发现和纠正采购活动中存在的违规行为，对相关责任人进行严肃处理。（二）审计监督公司内部