胖东来采购制度手册

PAGE胖东来采购制度手册一、总则（一）目的本采购制度手册旨在规范胖东来公司的采购行为，确保采购活动合法、合规、高效，满足公司运营和发展的需求，同时保障公司利益，维护良好的供应商合作关系。（二）适用范围本制度适用于胖东来公司内所有涉及采购活动的部门、人员及相关业务流程，包括但不限于商品采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保所有采购行为在法律框架内进行。2.公平公正原则对待所有供应商应一视同仁，遵循公平公正的原则进行采购决策，不得偏袒任何一方。3.效益原则在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购资金的使用效益。4.诚信原则与供应商建立诚信合作关系，严格履行采购合同约定，维护公司的信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策层1.采购委员会组成：由公司高层管理人员、财务、法务等相关部门负责人组成。职责：审议重大采购项目的采购策略、预算及合同条款。对采购过程中的重大事项进行决策，确保采购活动符合公司整体利益和战略方向。监督采购部门的工作，定期审查采购绩效。2.总经理职责：全面负责公司采购工作的领导和决策，审批年度采购计划和重大采购项目。协调采购部门与其他部门之间的关系，确保采购工作顺利开展。（二）采购执行部门1.采购部职责：负责制定和执行具体的采购计划，包括采购需求的收集、分析和评估。寻找、筛选、评估和选择合格的供应商，建立和维护供应商数据库。组织采购谈判，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。负责采购订单的下达、跟进和验收，确保采购物资按时、按质、按量交付。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进建议和措施。2.采购专员职责：协助采购经理完成采购任务，具体负责采购项目的实施。与供应商进行日常沟通，收集供应商信息，维护良好的合作关系。负责采购文件的整理、归档和保管，确保采购资料的完整性和准确性。参与采购市场调研，了解市场动态和价格走势，并及时反馈相关信息。（三）其他相关部门1.需求部门职责：准确提出采购需求，包括物资规格型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。协助采购部门进行供应商评估和选择，提供专业意见和建议。参与采购合同的评审，对合同条款提出合理的修改意见。负责采购物资的验收工作，确保所采购物资符合需求部门的要求。2.财务部职责：负责审核采购预算，监督采购资金的使用情况。参与采购合同的评审，对合同付款条款进行审核。负责采购款项的支付结算工作，确保资金支付的准确性和及时性。定期对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持和决策建议。3.法务部职责：审查采购合同的合法性和合规性，确保合同条款符合法律法规要求。为采购活动提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。协助制定采购相关的法律风险防范措施，保障公司合法权益。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务需要，定期或不定期填写采购申请表采购申请表应详细注明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计交货时间、用途等信息，并由部门负责人签字确认。2.紧急采购需求对于紧急采购需求，需求部门应及时与采购部门沟通，并填写紧急采购申请表，说明紧急原因及预计采购时间。采购部门应优先处理紧急采购申请，但仍需按照相关流程进行审批。（二）采购需求审核1.采购部门收到采购申请表后，对需求进行初步审核审核内容包括需求的合理性、准确性、完整性等。如发现问题，采购部门应及时与需求部门沟通，要求其补充或修正相关信息。2.采购部门将审核通过的采购申请表提交给采购委员会或总经理进行审批审批通过后，采购申请表作为采购计划制定的依据。（三）采购计划制定1.采购部门根据审批通过的采购申请表，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划经采购部门负责人审核后，报总经理审批总经理审批通过后的采购计划作为采购活动的执行依据。（四）供应商选择与管理1.供应商寻找与筛选采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。根据采购物资或服务的要求，对潜在供应商进行初步筛选，确定符合基本条件的供应商名单。2.供应商评估采购部门组织相关人员对筛选后的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可以采用实地考察、问卷调查、样品测试、参考其他客户评价等方式进行评估，并填写供应商评估表。3.供应商选择根据供应商评估结果，采购部门选择合适的供应商，并与其进行谈判，确定采购价格、交货期、质量标准等合同条款。采购合同经法务部审核、总经理审批后签订。4.供应商管理采购部门建立供应商档案，记录供应商基本信息、评估结果、合作历史等内容，并定期对供应商进行跟踪和评估。对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于不符合要求的供应商及时进行淘汰或整改。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购计划和与供应商签订的合同，下达采购订单采购订单应明确采购物资或服务的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等条款，并经采购部门负责人审核后发送给供应商确认。2.供应商确认采购订单后，采购部门跟踪订单执行情况及时与供应商沟通，了解订单生产进度、发货情况等，确保采购物资按时、按质、按量交付。（六）采购验收1.采购物资到货前，采购部门通知需求部门准备验收工作需求部门应安排专人负责验收，并根据采购合同和相关标准制定验收方案。2.采购物资到货后，需求部门按照验收方案进行验收验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面。验收合格后，需求部门填写验收报告，并签字确认。3.如发现采购物资存在质量问题或其他不符合合同要求的情况，需求部门应及时通知采购部门采购部门负责与供应商协商解决问题，如退货、换货、补货、索赔等。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单付款申请单应注明采购物资或服务的名称、金额、付款方式、付款期限等信息，并附上采购合同、验收报告等相关凭证。2.付款申请单经采购部门负责人、财务部审核后，报总经理审批总经理审批通过后，财务部按照合同约定和公司财务制度进行付款。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估识别可能存在的风险因素，如供应商违约、质量风险、价格波动风险、法律风险等，并评估其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施对于高风险因素，应重点关注并采取有效的防范措施；对于低风险因素，可以适当进行监控和管理。（二）供应商风险管理1.建立供应商风险预警机制通过对供应商的业绩表现进行实时监控，如交货及时性、产品质量稳定性、售后服务响应速度等，及时发现潜在的风险信号。2.对于出现风险的供应商，采购部门应及时采取措施如暂停合作、要求整改、更换供应商等，以降低风险对公司采购活动的影响。（三）质量风险管理1.加强采购物资的质量检验在验收环节严格按照合同要求和质量标准进行检验，确保所采购物资符合质量要求。2.要求供应商提供质量保证文件如质量检验报告、合格证等，并对其进行审核和存档。3.建立质量问题追溯机制对于出现质量问题的采购物资，能够及时追溯到供应商和生产环节，以便采取有效的改进措施。（四）价格风险管理1.关注市场价格动态采购部门定期收集市场价格信息，分析价格走势，为采购决策提供参考。2.与供应商协商价格调整机制在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格波动情况及时调整采购价格，但需确保价格调整的合理性和合法性。3.采用多种采购方式如招标采购、询价采购、竞争性谈判等，通过比较不同供应商的价格和服务，降低采购成本，减少价格风险。（五）法律风险管理1.法务部参与采购合同的起草、审核和签订确保合同条款符合法律法规要求，避免法律纠纷的发生。2.加强对采购人员的法律培训提高采购人员的法律意识和风险防范能力，使其在采购活动中能够自觉遵守法律法规。3.及时关注法律法规的变化对采购制度和流程进行相应调整，确保公司采购活动始终合法合规。五、采购绩效评估（一）评估指标设定1.采购成本指标包括采购价格、采购费用率、采购成本降低率等，用于衡量采购部门在控制采购成本方面的绩效。2.采购质量指标如验收合格率、退货率等，反映采购物资是否符合质量要求。3.采购效率指标如采购周期、订单处理及时率等，评估采购部门完成采购任务的速度和效率。4.供应商管理指标如供应商满意度、供应商投诉率等，体现采购部门与供应商合作关系的管理效果。（二）评估方法1.定期评估采购部门每月或每季度对采购绩效进行自我评估，并填写采购绩效评估报告。2.综合评估采购委员会或总经理定期组织相关部门对采购部门的绩效进行综合评估，评估结果作为采购部门绩效考核和奖惩的依据。（三）评估结果应用1.对于绩效优秀的采购人员和采购部门给予表彰和奖励，如奖金、晋升机会、荣誉证书等，激励其继续保持良好的工作