职工餐厅采购询价制度

PAGE职工餐厅采购询价制度一、总则（一）目的为规范职工餐厅采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购质量，保障职工餐厅的正常运营和食品安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司职工餐厅所有食品原材料、调料、餐具及相关用品的采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购询价过程中，应平等对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保询价结果公平公正。3.公开透明原则：采购询价的程序、标准、结果等应向相关人员公开，接受监督。4.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价和比较，降低采购成本，提高经济效益。二、采购询价流程（一）采购申请1.职工餐厅根据日常经营需求，填写采购申请表，详细注明所需采购物品的名称、规格、数量、质量要求等信息。2.采购申请表经餐厅负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）供应商选择1.采购部门根据采购物品的类别和特点，通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商名录。2.对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等进行评估，选择符合要求的供应商进入询价名单。3.定期对供应商进行考核评价，淘汰不合格供应商，确保供应商队伍的稳定性和可靠性。（三）询价准备1.采购人员根据采购申请表，制定询价文件，明确询价的具体要求和标准，包括产品规格、质量标准、交货期、售后服务等。2.将询价文件发送给选定的供应商，要求其在规定时间内报价。（四）询价与报价1.采购人员与供应商进行沟通，解答供应商对询价文件的疑问，确保供应商准确理解询价要求。2.供应商按照询价文件要求，在规定时间内提交报价单，报价单应包含产品名称、规格、数量、单价、总价、交货期等详细信息。3.采购人员对供应商的报价进行整理和记录，形成报价清单。（五）报价评估1.采购人员对各供应商的报价进行比较和分析，评估报价的合理性。2.综合考虑产品质量、交货期、售后服务等因素，对报价较低且符合要求的供应商进行优先考虑。3.对于价格明显偏离市场行情或存在疑问的报价，采购人员应及时与供应商沟通核实。（六）采购决策1.根据报价评估结果，采购人员提出采购建议方案，包括推荐的供应商、采购数量、采购价格等。2.采购建议方案经采购部门负责人审核后，提交至公司相关领导审批。3.公司领导根据审批权限对采购建议方案进行审批，确定最终的采购供应商和采购价格。（七）合同签订1.采购部门根据公司领导的审批意见，与选定的供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（八）采购执行1.供应商按照采购合同约定的时间、地点和要求，将货物送达公司职工餐厅，并提供相关的质量证明文件。2.采购人员负责组织验收工作，对采购货物的数量、质量、规格等进行核对，确保符合合同要求。3.验收合格后，采购人员办理入库手续，将采购货物入库存储。（九）付款结算1.采购人员根据采购合同约定的付款方式和期限，办理付款申请手续。2.付款申请经相关部门审核签字后，提交至财务部门进行付款结算。3.财务部门按照公司财务制度和采购合同约定，及时支付货款给供应商。三、询价文件编制（一）基本信息1.询价文件应包含询价项目名称、编号、询价日期等基本信息。2.明确询价的采购物品清单，包括名称、规格、型号、数量等详细信息，并附上相应的技术要求和质量标准。（二）报价要求1.规定报价的格式和内容，要求供应商提供产品单价、总价、交货期、交货地点、付款方式等详细信息。2.明确报价的有效期，一般为[X]个工作日，并注明逾期报价无效。（三）技术规格1.详细描述采购物品的技术规格和性能要求，如食品原材料的产地、等级、包装要求，餐具的材质工艺标准等。2.如有特殊要求，应在询价文件中明确说明，如食品原材料的农药残留标准、餐具的环保指标等。（四）质量标准1.明确采购物品的质量标准，引用国家相关标准或行业通用标准，如食品原材料应符合食品安全国家标准，餐具应符合卫生标准等。2.对于质量标准有特殊要求的，应在询价文件中详细说明验收方法和验收标准。（五）交货要求1.规定交货期，明确具体的交货日期或交货时间段，并要求供应商注明预计交货时间。2.明确交货地点，即公司职工餐厅指定的收货地点，并要求供应商负责货物的运输和装卸。（六）售后服务1.要求供应商提供售后服务承诺，包括产品质量保证期限、退换货政策、维修保养服务等内容。2.如果采购物品需要安装调试或培训服务，应在询价文件中明确要求供应商提供相应的服务内容和费用标准。（七）其他条款1.询价文件还可包括其他条款，如知识产权归属、保密条款、违约责任等，以保障双方的合法权益。2.明确询价文件的解释权归属，以及对供应商提出疑问的答复方式和时间期限。四、供应商管理（一）供应商资质审核1.要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证明文件复印件，并加盖公章。2.审核供应商的经营范围是否涵盖采购物品，确保其具备合法经营资格。3.对于食品原材料供应商，要求提供食品生产许可证或食品经营许可证，并审核其有效期和经营范围。供应商实地考察1.定期对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、生产设备、仓储物流等情况。2.实地考察人员应填写考察报告，并提交至采购部门存档。考察报告应包括供应商的基本情况、考察内容、存在问题及改进建议等方面信息。供应商考核评价1.建立供应商考核评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行考核评价。2.考核评价结果分为优秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四个等级。3.根据考核评价结果，对供应商进行相应的奖惩措施，如优秀供应商给予优先合作机会、增加采购量或给予一定的价格优惠；不合格供应商则进行警告、限期整改，直至淘汰。供应商信息管理1.建立供应商信息档案，详细记录供应商的基本信息和考核评价情况，包括供应商名称、地址、联系人、联系电话、资质证明文件、考察报告、考核评价结果等内容。2.定期更新供应商信息档案，确保档案信息的准确性和完整性。3.对供应商信息进行保密管理规定，防止供应商信息泄露给无关人员。五、询价记录与档案管理（一）询价记录管理1.采购人员应详细记录每次询价活动的全过程，包括采购申请、供应商选择、询价文件编制、询价与报价、报价评估、采购决策等环节的相关信息。2.询价记录应包括询价文件、供应商报价单、报价评估报告、采购合同等相关文件资料，并按照时间顺序进行整理和归档保存。3.询价记录应妥善保管，保存期限不少于[X]年，以便日后查阅和审计。（二）档案管理要求1.建立专门的采购询价档案管理制度，明确档案管理的职责和流程，并指定专人负责档案管理工作。2.采购询价档案应分类存放，便于查找和使用。档案分类可按照采购项目类别、时间顺序等进行划分。3..定期对采购询价档案进行整理和清查，确保档案的完整性和准确性。对于损坏、丢失的档案，应及时进行补充和修复。（三）档案查阅与借阅规定1.公司内部人员如需查阅采购询价档案，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容，经相关部门负责人审批后，方可查阅。2.查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。查阅完毕后，应及时归还档案。3.如因工作需要借阅采购询价档案，借阅人员应填写借阅申请表，经公司分管领导审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上批注、污损，确保档案的安全和完整。借阅期满后，应按时归还档案。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对职工餐厅采购询价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、询价记录是否完整准确、采购决策是否合理等。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司纪检监察部门负责对采购询价活动中的违规违纪行为进行调查处理，维护采购秩序的公正性和严肃性。（二）供应商监督1.鼓励供应商对采购询价活动中的违规行为进行监督举报，设立专门的举报邮箱和举报电话，并向供应商公开。2.对于供应商的举报，应及时进行调查核实，如举报属实，应依法依规对相关责任人进行处理，并采取措施防止类似问题再次发生。（三）定期检查1.采购部门定期对采购询价制度的执行情况进行自查自纠，并形成自查报告。自查报告应包括制度执行情况、存在问题及改进措施等内容。2.公司定期组织对职工餐厅采购询价制度的执行情况进行全面检查，检查内容包括采购询价流程的规范性、供应商管理的有效性、询价记录档案的完整