职工食堂采购询价制度

PAGE职工食堂采购询价制度一、总则（一）目的为了规范职工食堂采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证食堂食材的质量安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司职工食堂所有食材及相关物资的采购询价活动。（三）基本原则1.合法性原则采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则对待所有供应商一视同仁，不得歧视或偏袒任何一方，保证采购过程的公平公正。3.质量优先原则在满足质量要求的前提下，选择性价比最优的供应商和产品，确保职工食堂提供的餐饮符合卫生、营养标准。4.公开透明原则采购询价过程应公开透明，接受公司内部监督和员工的监督。二、采购询价流程（一）采购需求确定食堂管理部门应根据职工用餐人数、季节变化以及菜品调整计划等，提前确定采购需求。采购需求应明确食材的品种、规格、数量、质量要求等详细信息。（二）供应商选择与管理1.建立供应商库通过多种渠道收集供应商信息，包括供应商自荐、行业推荐网络搜索等方式，对供应商进行评估和筛选，建立合格供应商库。评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平物流配送等方面2.供应商定期评估每年对供应商进行至少一次全面评估，评估内容包括供应商品质、交货期、价格稳定性、售后服务等方面根据评估结果调整供应商库，对于不符合要求的供应商及时淘汰。（三）询价准备1.询价小组组建由食堂管理部门人员、财务人员、员工代表等组成询价小组，负责采购询价工作。询价小组应具备相关专业知识和经验，熟悉采购流程和市场情况。2.询价文件编制询价小组根据采购需求编制询价文件，询价文件应包括询价函、采购需求明细、报价表、质量标准、交货期要求、售后服务条款等内容供应商按照询价文件要求进行报价（四）询价实施1.向供应商发送询价函询价小组将询价文件发送给合格供应商库中的供应商，邀请其在规定时间内进行报价。2.供应商报价供应商应按照询价文件要求，在规定时间内提交报价文件，报价文件应包括报价表、产品规格说明、质量检验报告、售后服务承诺等内容3.询价文件接收与整理询价小组接收供应商的报价文件，并对其进行整理和分类，确保报价文件的完整性和准确性。（五）报价评审1.评审标准制定询价小组根据采购需求和公司实际情况，制定报价评审标准，评审标准应包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。2.评审过程询价小组对供应商的报价文件进行评审，按照评审标准进行打分或排序，选择综合得分最高或排序最前的供应商作为中标候选人。3.评审结果公示询价小组将评审结果进行公示，公示期为[X]个工作日，接受公司内部员工的监督和反馈。如员工对评审结果有异议，可在公示期内向询价小组提出，询价小组应进行调查和处理。六）合同签订1.中标通知公示期结束后，如无异议，询价小组向中标供应商发出中标通知书中标通知书应明确中标供应商的名称、中标价格、采购合同主要条款等内容。2.合同签订中标供应商与公司按照中标通知书和询价文件的要求签订采购合同采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（七）采购验收1.验收标准制定根据采购合同和质量标准，制定采购验收标准验收标准应明确食材的品种、规格、数量、质量要求、验收方法等内容。2.验收过程采购的食材到货后，食堂管理部门组织询价小组、财务人员、员工代表等相关人员按照验收标准进行验收验收过程应包括对食材的外观、数量、质量、规格等方面的检查，并填写验收报告。3.验收结果处理如验收合格，验收人员在验收报告上签字确认，食材方可入库或使用；如验收不合格，应及时通知供应商进行整改或退换货处理，并记录相关情况。三、采购询价监督与管理（一）内部监督1.公司审计部门定期对职工食堂采购询价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购价格是否合理、采购质量是否符合要求等。2.设立举报邮箱和电话，接受公司员工对采购询价过程中违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查和处理，并将处理结果反馈给举报人。（二）供应商管理1.建立供应商诚信档案，记录供应商的报价、交货期、质量、售后服务等方面的表现。对于诚信度高的供应商，在后续采购中给予优先考虑；对于存在违规行为的供应商，取消其合格供应商资格。2.定期收集供应商和员工对采购询价制度的意见和建议，不断完善采购询价制度和流程。四、采购询价相关人员职责（一）食堂管理部门职责1.负责确定采购需求，编制采购计划，并提交询价小组进行询价。2.协助询价小组进行供应商选择和管理，参与询价文件编制、报价评审、合同签订等工作。3.组织采购验收工作，确保采购食材的质量安全。4.负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的相关问题。（二）询价小组职责1.按照本制度规定的流程组织采购询价活动，确保采购过程公开、公平、公正。2.编制询价文件，制定报价评审标准，对供应商的报价文件进行评审。3.负责采购合同的签订和执行监督，确保合同条款得到有效履行。4.定期向公司汇报采购询价工作情况，接受公司的监督和指导。（三）财务人员职责1.参与询价文件编制和报价评审工作，提供财务专业意见和建议。2.负责审核采购合同的财务条款，确保合同金额、付款方式等符合公司财务规定。3.对采购成本进行核算和分析，为公司采购决策提供财务数据支持。（四）员工代表职责1.参与询价小组，代表员工对采购询价过程进行监督。2.收集员工对食堂食材质量和价格的意见和建议，反馈给询价小组。3.协助食堂管理部门组织采购验收工作，参与验收过程，确保验收结果符合员工需求。五、采购询价文件格式（一）询价函[公司名称]职工食堂采购询价函尊敬的供应商：您好！感谢您对[公司名称]职工食堂采购工作的关注和支持。根据我公司职工食堂的实际需求，现邀请贵公司参与本次采购询价活动。请您仔细阅读以下询价文件，并按照要求进行报价。1.采购项目职工食堂食材及相关物资采购2.采购需求明细详见附件《采购需求明细清单》3.报价要求（1）请您按照询价文件要求填写报价表，并注明产品规格、数量、单价、总价等信息。（2）报价应包含产品价格、运输费、税费等所有费用，为一次性报价，不得更改。（3）请在报价表上加盖公司公章，并于[报价截止日期]前将报价文件密封送达或邮寄至我公司指定地址。4.质量标准所提供的产品应符合国家相关质量标准和行业规范，具备相应的质量检验报告。5.交货期要求请在接到我公司订单后[交货期限]内将货物送达指定地点，并确保按时交货。6.售后服务条款（1）供应商应提供良好的售后服务，对于产品质量问题应及时响应并处理。（2）在质保期内，如因产品质量问题导致的损失，供应商应承担相应责任并负责退换货或维修。7.联系方式询价单位：[公司名称]联系人：[联系人姓名]联系电话：[联系电话]联系地址：[公司地址]附件：采购需求明细清单[询价日期]（二）采购需求明细清单采购项目品种规格数量质量要求食材大米[具体品牌、型号][X]斤面粉[具体品牌、型号][X]斤食用油[具体品牌、型号][X]升肉类猪肉、牛肉、羊肉等[X]斤新鲜、无注水、无病害蔬菜类各类蔬菜[X]斤新鲜、无农药残留超标调料类盐巴、酱油、醋等[X]瓶/袋符合国家食品安全标准相关物资餐具餐盘、碗筷等[X]套质量合格、无破损卫生纸卷纸、抽纸等[X]提质量合格、卫生达标（三）报价表采购项目品种规格数量单价总价产品规格说明质量检验报告食材大米[具体品牌、型号][X]斤[X]元[X]元[详细规格说明][质量检验报告编号及出具单位]面粉[具体品牌、型号][X]斤[X]元[X]元[详细规格说明][质量检验报告编号及出具单位]食用油[具体品牌、型号][X]升[X]元[X]元[详细规格说明][质量检验报告编号及出具单位]肉类猪肉、牛肉、羊肉等[X]斤[X]元[X]元[详细规格说明][质量检验报告编号及出具单位]蔬菜类各类蔬菜[X]斤[X]元[X]元[详细规格说明][质量检验报告编号及出具单位]调料类盐巴、酱油、醋等[X]瓶/袋[X]元[X]元[详细规格说明][质量检验报告编号及出具单位]相关物资餐具餐盘、碗筷等[X]套[X]元[X]元[详细规格说明][质量检验报告编号及出具单位]卫生纸卷纸、抽纸等[X]提[X]元[X]元[详细规格说明][质量检验报告编号及出具单位]（四）质量标准文件1.国家相关食品安全标准文件，如《食品安全国家标准食品中污染物限量》《食品安全国家标准食品添加剂使用标准》等。2.行业规范文件，如《餐饮服务食品安全操作规范》《农产品质量安全法》等。3.公司内部制定的质量标准文件，明确对各类食材和相关物资的具体质量要求，如食材的新鲜度标准、物资的材质标准等。（五）交货期要求文件1.采购合同中明确规定的交货期限条款，注明具体的交货日期范围。2.对于紧急采购需求，另行制定的紧急交货期要求文件，明确供应商应在接到订单后的最短时间内完成交货。（六）售后服务条款文件1.售后服务承诺