职业学校物品采购制度

PAGE职业学校物品采购制度一、总则（一）目的为规范职业学校物品采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于职业学校各类教学设备、办公用品、实验耗材、后勤物资等物品的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会，不偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下充分考虑成本效益，实现资源的优化配置。4.诚信原则：采购方和供应商应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校成立采购领导小组，由学校领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，对采购工作进行决策和监督。（二）采购执行部门1.总务处：负责学校办公用品、后勤物资等一般性物品的采购工作。2.教务处：负责教学设备、实验耗材等与教学相关物品的采购工作。（三）职责分工1.采购领导小组制定采购政策和制度。审批采购计划和预算。监督采购过程和合同执行情况。2.采购执行部门根据学校需求编制采购计划。组织实施采购活动，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等。负责采购物品的验收、入库、保管和发放等工作。3.财务部门审核采购预算和资金支付。对采购资金进行核算和管理。4.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性和采购资金的使用效益。三、采购计划与预算（一）采购计划编制1.各部门应根据教学、科研、管理等工作的实际需要，每年定期编制下一年度的采购计划。采购计划应详细列出采购物品的名称、规格、数量、预算金额等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后报采购执行部门汇总审核。采购执行部门对各部门的采购计划进行综合平衡和审核，形成学校年度采购计划草案，报采购领导小组审批。（二）采购预算编制与管理1.采购预算应根据采购计划和学校财务状况进行编制，确保采购资金的合理安排。采购预算应明确采购项目的资金来源、金额、支付方式等内容。2.采购预算经学校财务部门审核后报采购领导小组审批。采购预算一经批准，必须严格执行，不得随意调整。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用公开招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的，但采用公开招标方式费用占政府采购项目总价值的比例过大的除外。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判：是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的货物或者服务，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，但采用单一来源采购方式须符合相关规定。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序（一）采购申请各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物品的名称、规格、数量、用途、预算金额等内容，并经本部门负责人签字审核后提交采购执行部门。（二）采购审批采购执行部门收到采购申请表后对其进行初步审核，并根据采购金额大小分别报采购领导小组或学校领导审批。采购金额较小的由采购执行部门负责人审批；采购金额较大的由采购领导小组审批；涉及重大采购项目的由学校领导集体研究决定。（三）采购实施1.公开招标采购程序采购执行部门发布招标公告，公告内容包括采购项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。通过资格预审确定合格投标人名单，并向其发售招标文件。组织开标、评标活动，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，并向中标人发出中标通知书。2.**邀请招标采购程序**在符合条件的供应商范围内确定邀请对象，向其发出投标邀请书。投标邀请书内容与招标公告基本相同。其他程序与公开招标采购程序类似。3.竞争性谈判采购程序成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件，并向符合资格条件且不少于三家的供应商发出谈判邀请书。谈判小组与各供应商分别进行谈判，谈判过程中可以对谈判文件进行实质性变动，并以书面形式通知所有参加谈判的供应商。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。**4.单一来源采购程序**采购执行部门提出单一来源采购申请，并说明采用单一来源采购方式的理由。采购领导小组或学校领导对申请进行审核批准。采购执行部门与供应商就采购价格、技术规格、售后服务等内容进行协商谈判，签订采购合同。5.询价采购程序采购执行部门向不少于三家的供应商发出询价通知书，询价通知书包括采购项目名称、规格型号要求、数量及交货时间、地点等内容，并要求供应商在规定时间内报价。采购执行部门对各供应商的报价进行比较和评审，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商，并向其发出成交通知书。（四）合同签订采购项目确定中标或成交供应商后，采购执行部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品的名称、规格、数量质量、价格、交货时间、地点、付款方式、售后服务等条款，确保双方权利和义务明确。采购合同签订后，应报学校财务部门备案。（五）验收1.采购执行部门应组织相关人员对采购物品进行验收。验收人员应严格按照采购合同和相关标准对采购物品的数量、质量规格型号等进行检查核对，确保采购物品符合要求。2.验收合格的采购物品应及时办理入库手续；验收不合格的采购物品，采购执行部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货退货等措施，直至验收合格为止。（六）付款1.采购物品验收合格后，采购执行部门应根据采购合同约定及时办理付款手续。付款申请应附采购合同发票、验收报告等相关凭证，并经采购执行部门负责人审核后报财务部门审核支付。2.财务部门应按照学校财务管理制度和采购合同约定，及时足额支付采购款项，确保供应商合法权益。六、供应商管理（一）供应商选择1.采购执行部门应建立供应商库，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式从供应商库中选择合格供应商。供应商应具备良好的商业信誉、较强的经济实力、可靠的产品质量和完善的售后服务体系。2.采购执行部门应定期对供应商进行评估和考核，评估考核主要包括以下内容供应商的产品质量状况、交货期、价格水平、售后服务质量、商业信誉等。根据评估考核结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会；对于表现较差的供应商进行警告、限期整改或淘汰处理。（二）供应商信息管理1.采购执行部门应建立供应商信息档案，记录供应商的基本情况、联系方式、经营范围、产品目录、报价记录、合同执行情况等信息。供应商信息档案应及时更新维护，确保信息的准确性和完整性。2.采购执行部门应定期对供应商信息进行分析和总结，为采购决策提供参考依据。七、采购监督与审计（一）采购监督1.采购领导小组负责对采购活动进行全过程监督，检查采购程序的合规性、采购合同的执行情况等及时发现和纠正采购过程中存在的问题。2.学校纪检监察部门对采购活动进行纪律监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，维护采购工作秩序。3.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金专款专用，合理使用，防止资金浪费和挪用现象发生。（二）采购审