编办采购管理制度

PAGE编办采购管理制度一、总则（一）目的为加强编办采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于编办机关及所属事业单位的各类采购活动，包括货物采购、工程采购和服务采购。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受监督，保障采购活动的公正性和公平性。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质供应商，确保采购质量，降低采购成本。4.诚实信用原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立编办采购领导小组，负责对重大采购事项进行决策。采购领导小组由编办主要领导、分管领导及相关部门负责人组成。其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批年度采购预算和采购计划。3.决策重大采购项目的采购方式、采购文件和中标供应商。4.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构设立编办采购办公室，作为采购执行机构，负责具体采购活动的组织实施。采购办公室的职责包括：1.贯彻执行采购政策、制度和流程。2.编制年度采购预算和采购计划。3..组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。4.审核采购文件，签订采购合同。5.协调采购项目的验收工作。6.整理和归档采购文件。（三）采购监督机构编办纪检监察部门负责对采购活动进行监督检查，确保采购活动合法合规、公正公平。其职责包括：1.监督采购政策、制度和流程的执行情况。2.受理采购活动中的投诉举报。3.查处采购活动中的违规违纪行为。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购办公室应根据编办工作需要和财力状况，编制年度采购预算。采购预算应明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。2.采购预算编制应遵循“量入为出、收支平衡”的原则，确保采购预算的合理性和可行性。3.采购预算应经编办财务部门审核，并报采购领导小组审批。（二）预算执行1.采购办公室应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。2.因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报采购领导小组审批。3.编办财务部门应加强对采购预算执行情况的监督检查，确保采购资金的合理使用。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如遇下列情况，可申请调整采购预算：（1）国家政策调整或不可抗力因素导致采购项目变更。（2）因工作需要增加或减少采购项目。（3）其他确需调整采购预算的情况。2.采购预算调整申请应经采购办公室审核，并报采购领导小组审批。四、采购计划管理（一）计划编制1.采购办公室应根据编办工作需要和采购预算，编制年度采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划编制应遵循“统筹兼顾、突出重点”的原则，确保采购计划的科学性和合理性。3.采购计划应经财务部门审核，并报采购领导小组审批。（二）计划执行1.采购办公室应严格按照批准的采购计划组织采购活动，确保采购项目按时完成。2.因特殊情况需要调整采购计划的，应按照规定程序报采购领导小组审批，并及时通知相关部门。（三）计划监督1.编办采购领导小组应加强对采购计划执行情况的监督检查，确保采购计划的有效执行。2.采购办公室应定期向采购领导小组报告采购计划执行情况，及时解决采购计划执行过程中出现的问题。五、采购方式管理（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购办公室应按照规定程序发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标和定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购办公室应按照规定程序发布投标邀请书，编制招标文件，组织开标、评标和定标等活动。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购办公室应按照规定程序成立谈判小组，制定谈判文件，组织谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购办公室应按照规定程序组织论证，确定单一来源采购供应商，并报采购领导小组审批。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购办公室应按照规定程序成立询价小组，确定被询价的供应商名单，向其发出询价通知书让其报价，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购办公室应根据采购项目的特点和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、交货时间、交货地点、售后服务等内容。3.采购文件应经采购办公室负责人审核，并报采购领导小组审批。（二）采购文件发布1.采购办公室应按照规定程序发布采购文件，确保潜在供应商能够及时获取采购文件。2.采购文件发布后，如需要对采购文件进行澄清或修改的，采购办公室应在规定时间内发布澄清或修改公告，并以书面形式通知所有潜在供应商。（三）采购文件保存1.采购办公室应妥善保存采购文件，保存期限按照国家有关规定执行。2.采购文件保存期满后，应按照规定程序进行销毁。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定中标供应商后或者成交供应商后，采购办公室应按照规定程序与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、售后服务等内容。3.采购合同应经采购办公室负责人审核，并报采购领导小组审批。（二）合同履行1.采购办公室应监督采购合同的履行情况，确保中标供应商或成交供应商按照合同约定履行义务。2.中标供应商或成交供应商如需要变更合同内容的，应按照规定程序报采购办公室审批，并签订补充合同。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购办公室应组织相关部门对采购项目进行验收。验收内容包括采购项目的数量验收质量验收、技术验收等。2.验收合格后，采购办公室应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格、数量、质量、验收情况等内容。（四）合同付款1.采购办公室应按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购项目的付款手续编办财务部门应加强对采购项目付款的审核，确保采购资金的安全。2.采购项目付款时，应提供采购合同、验收报告、发票等相关凭证。八、采购监督与检查（一）内部监督1.编办纪检监察部门应加强对采购活动的内部监督，确保采购活动合法合规、公正公平。2.采购办公室应定期对采购活动进行自查自纠，及时发现和解决采购活动中存在的问题。（二）外部监督1.编办采购活动应接受财政、审计、监察等部门的外部监督。2.采购办公室应积极配合财政、审计、监察等部门的监督检查工作，如实提供采购活动的相关资料。（三）投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向编办采购办公室提出质疑。采购办公室应在规定时间内作出答复。2.供应商对采购办公室的答复不满意或者采购办公室未在规定时间内作出答复的，可以向编办纪检监察部门投诉。纪检监察部门应在规定时间内作出处理决定。九、采购档案管理（一）档案收集1.采购办公室应负责采购档案的收集工作，确保采购档案资料的完整性和准确性。2.采购档案资料应包括采购预算、采购计划、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等。（二）档案整理1.采购办公室应按照档案管理的要求，对采购档案资料进行整理和分类。2.采购档案资料应按照年度、采购项目等进行分类，建立档案目录，便于查阅和管理。档案保管1.采购办公室应妥善保管采购档案资料，确保档案资料的安全和完整。2.采购档案资料应存放在专门的档案柜中，并有专人负责保管。（四）档案查阅1.编办内部人员因工作需要查阅采购档案资料的，应填写查阅申请表，经采