科研院所集中采购制度

PAGE科研院所集中采购制度一、总则（一）目的为了加强科研院所集中采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本科研院所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本科研院所范围内的各类集中采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行。2.公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平公正，确保所有符合条件的供应商都有机会参与竞争。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构成立集中采购领导小组，由科研院所领导、相关部门负责人等组成。负责审议集中采购的重大事项，包括采购政策、采购计划、采购方式的确定等，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行机构设立集中采购办公室，作为采购执行机构，负责具体组织实施集中采购活动。其职责包括：1.制定集中采购工作流程和操作规范。2.编制采购计划，组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.负责供应商的资格审查、选择和管理。4.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。5.整理、归档采购文件和资料，建立采购档案。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等，配合采购执行机构开展采购活动。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务管理，对采购资金的使用情况进行监督。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购资金的使用效益等。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应根据科研项目进展、业务发展需要等，提前编制年度采购计划和月度采购计划。采购计划应详细列出采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后，报采购执行机构汇总平衡。采购执行机构根据科研院所整体工作安排和资金状况，对采购计划进行审核和调整，形成集中采购计划草案。3.集中采购计划草案经采购决策机构审议通过后，正式下达执行。（二）采购计划的调整采购计划一经下达，原则上不得随意调整。如因特殊原因确需调整采购计划的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，经本部门负责人、采购执行机构负责人审核后，报采购决策机构审批。四、采购方式及程序（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额标准]以上的。工程类采购项目，单项合同估算价达到[具体金额标准]以上的。服务类采购项目，单项或批量采购金额达到[具体金额标准]以上的。3.公开招标程序：采购执行机构编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。在规定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。组织开标、评标活动，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标程序：采购执行机构根据采购项目特点和供应商信息，确定邀请投标的供应商名单，并向其发出投标邀请书。被邀请供应商按照投标邀请书要求，编制投标文件并提交投标。采购执行机构组织开标、评标活动，确定中标候选人。发布中标公告，向中标供应商发出中标通知书，并签订采购合同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判程序：采购执行机构成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案条款等。确定参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请书。组织谈判活动，谈判小组与供应商逐一进行谈判，要求供应商提交最后报价。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购执行机构与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购程序：采购执行机构组织专业人员对采购项目进行论证，形成论证意见，说明采用单一来源采购方式的理由和必要性。将论证意见报采购决策机构审批。采购执行机构与单一来源供应商就采购价格、技术规格、服务要求等进行协商，达成一致后签订采购合同。采购合同签订后，采购执行机构应将采购项目的名称、采购金额、采购方式、单一来源供应商等信息在科研院所内进行公示，公示期不得少于五个工作日。（五）询价1.询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价程序：采购执行机构成立询价小组，询价小组由采购人代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组编制询价文件，明确询价项目的技术规格、数量、质量要求等内容。确定被询价的供应商名单，并向其发出询价通知书。被询价供应商按照询价通知书要求，一次性报出不得更改的价格。询价小组对供应商的报价进行比较，确定成交供应商，并向其发出成交通知书。采购执行机构与成交供应商签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购执行机构应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同文本应使用国家有关部门制定的示范文本或科研院所统一制定的合同文本。合同签订前，采购执行机构应将合同草案提交法律顾问进行合法性审查。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购执行机构和供应商应按照合同约定履行各自的义务。采购执行机构应及时支付采购资金，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等交付货物、工程或提供服务。2.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，采购执行机构和供应商应按照法律法规和合同约定办理相关手续，并签订补充协议或变更协议。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购执行机构应组织相关部门和人员对采购项目进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号，工程的建设质量、进度，服务的内容、标准等。2.验收合格后，采购执行机构应出具验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、验收依据、验收标准、验收情况、验收结论等内容。（四）合同付款1.采购资金的支付应按照采购合同约定的付款方式和时间进行。采购执行机构应在收到供应商提供的合法有效的发票及相关验收文件后，按照规定程序办理付款手续。2.财务部门应加强对采购资金支付的审核和管理，确保采购资金支付的合法性、合规性和准确性。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购执行机构应建立供应商资格审查制度，对参与本科研院所集中采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。2.采购执行机构应定期更新供应商信息库，对供应商资格进行动态管理。（二）供应商选择1.采购执行机构应根据采购项目的特点和需求，从供应商信息库中选择合适的供应商参与采购活动。选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、服务水平、信誉等因素。2.对于重要采购项目或金额较大的采购项目，采购执行机构可以组织相关人员对供应商进行实地考察，了解供应商的生产经营情况、质量管理情况等。（三）供应商评价采购执行机构应建立供应商评价制度，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价。评价结果作为供应商后续参与采购活动的重要依据。对于评价不合格的供应商，采购执行机构应暂停其参与采购活动，直至其整改合格。七、采购监督与审计（一）内部监督1.采购决策机构应对采购活动进行监督指导，检查采购政策的执行情况、采购程序的合规性等。2.采购执行机构应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。3.相关部门应按照职责分工，对采购活动进行监督。需求部门应配合采购执行机构做好采购项目的实施和