档案局政府采购制度

PAGE档案局政府采购制度一、总则（一）目的为了规范档案局政府采购行为，加强政府采购管理，提高财政资金使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，结合档案局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于档案局使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规进行。2.公开透明原则：采购信息应当公开透明，采购过程应当接受社会监督，保障供应商的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，确保所有符合条件的供应商都有机会参与政府采购活动，实现优胜劣汰。4.公正原则：采购活动应当遵循公正的程序和标准，对所有供应商一视同仁，维护市场秩序。5.诚实信用原则：采购当事人应当诚实守信，履行各自的权利和义务，不得隐瞒真实情况、提供虚假材料或采取不正当手段谋取利益。二、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据档案局工作需要和事业发展规划，结合上一年度政府采购执行情况，科学合理地编制本部门年度政府采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、单价及采购金额等详细内容，并按照财政部门要求的格式和时间报送。3.采购预算编制应充分考虑项目的必要性、可行性和效益性，避免盲目采购和重复采购。（二）预算审核与调整1.财务部门负责对各部门报送的政府采购预算进行审核，审核内容包括预算的合理性、合规性以及与档案局整体预算的协调性。2.经审核后的采购预算报档案局领导审批后执行。在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定的程序办理预算调整手续。3.预算调整应说明调整原因及调整金额，并经财务部门审核、档案局领导批准后方可实施。三、采购组织与实施（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。公开招标应按照法定程序发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价应向三家以上的供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：各部门根据工作需要提出采购申请，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并经部门负责人签字确认后报采购部门。2.采购审批：采购部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、可行性、预算金额等进行审核，审核通过后报档案局领导审批。未经审批的采购申请不得实施采购。3.采购实施：采购部门根据批准的采购申请，按照规定的采购方式组织实施采购活动。公开招标：编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标：向符合条件的供应商发出投标邀请书，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判：成立谈判小组，制定谈判文件，与供应商进行谈判，确定成交供应商。单一来源采购：与单一供应商进行协商，签订采购合同。询价：向供应商发出询价通知书，要求供应商报价，比较报价后确定成交供应商。4.合同签订：采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与成交供应商签订政府采购合同。政府采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容，并严格按照合同约定履行各自的义务。5.验收付款：采购项目完成后，采购部门应组织相关人员对采购货物、工程或服务进行验收。验收合格后，财务部门按照合同约定办理付款手续。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应当采用书面形式，由采购部门与供应商双方签字（盖章）确认。合同内容应符合法律法规和招标文件的要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购部门应对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、完整性、准确性以及与采购文件的一致性。审核通过后报档案局领导审批。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、档案管理部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务，确保合同顺利执行。采购部门应及时跟踪合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务，并提供相应的发票和验收报告。3.在合同履行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员对采购货物、工程或服务进行验收。验收人员应按照合同约定的质量标准、技术要求等对采购项目进行检查、测试和评估。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格为止，并按照合同约定追究供应商的违约责任。3.验收报告应作为支付采购资金的依据之一，财务部门在审核验收报告后，按照合同约定办理付款手续。（四）合同归档采购合同履行完毕后，采购部门应将合同文本、验收报告、发票等相关资料整理归档。合同档案应妥善保管，以备查阅。五、采购监督与检查（一）内部监督1.档案局成立政府采购监督小组，负责对政府采购活动进行全程监督。监督小组由财务、审计、纪检等部门人员组成，定期对政府采购项目进行检查和评估。2.采购部门应建立健全内部管理制度，规范采购流程，加强对采购人员的培训和管理，确保采购活动合法合规进行。3.财务部门应加强对政府采购资金的管理和监督，严格按照合同约定和财政资金支付规定办理付款手续，确保资金使用安全、规范、有效。（二）外部监督1.政府采购活动应接受财政部门、审计部门、纪检监察部门等相关部门的监督检查。档案局应积极配合相关部门的监督检查工作，如实提供有关资料和情况。2.对于政府采购活动中发现的违法违规行为，档案局应依法依规进行处理，并及时整改。同时，应将处理结果向相关部门报告。六、采购信息管理（一）信息发布1.采购部门应按照规定的渠道和方式发布政府采购信息，包括采购公告、中标（成交）公告、合同公告等。信息发布应及时、准确、完整，确保供应商和社会公众能够及时获取采购信息。2.政府采购信息应在档案局官方网站、财政部门指定的政府采购信息发布媒体等平台上发布。（二）档案管理1.采购部门应建立政府采购档案管理制度，对采购活动中形成的各类文件、资料进行分类整理、归档保存。政府采购档案应包括采购申请、采购文件、投标文件、评标报告、合同文本、验收报告等。2.政府采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，并妥善保管，以备查阅。七、采购人员管理（一）人员配备采购部门应根据工作需要配备相应数量的采购人员，采购人员应具备良好的政治素质、职业道德和业务能力。（二）培训与考核1.采购部门应定期组织采购人员参加业务培训，