校园计算机软件采购制度

PAGE校园计算机软件采购制度一、总则（一）目的为规范校园计算机软件采购行为，确保所采购软件符合学校教学、科研及管理需求，保障软件质量和使用安全，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院因教学、科研、管理等工作需要进行的计算机软件采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.需求导向原则：以满足学校实际工作需求为出发点，科学合理确定软件采购的种类、数量和功能要求。3.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能稳定、功能满足需求且具有良好售后服务的软件产品。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有潜在供应商有平等的参与机会。5.效益原则：在保证软件质量和功能的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。二、采购需求确定（一）需求调研1.各部门、各学院根据教学、科研、管理等工作实际，定期开展软件需求调研。调研内容包括现有软件使用情况、存在的问题、业务发展对软件功能的新要求等。2.需求调研可采用问卷调查、座谈会、实地走访等多种方式进行，广泛征求师生及相关工作人员的意见和建议。（二）需求分析与论证1.对调研收集到的需求信息进行整理、分析，形成详细的软件需求文档。需求文档应明确软件的功能要求、性能指标、安全要求、兼容性要求等。2.组织相关领域专家、技术人员及业务人员对需求文档进行论证。论证内容包括需求的合理性、可行性、技术实现难度、成本效益等。根据论证意见对需求文档进行修改完善，确保需求准确、清晰、合理。（三）需求审批1.经论证通过的软件需求文档提交学校相关部门进行审批。审批部门应从学校整体发展战略、资金预算、资源配置等方面进行综合考量，对需求的必要性和可行性进行最终审核。2.对于涉及金额较大、影响范围较广的软件采购需求，需提交学校领导办公会审议通过后方可实施。三、采购方式选择（一）公开招标1.符合下列情形之一的软件采购项目，应当采用公开招标方式：采购金额达到学校规定的公开招标限额标准以上的。采购项目技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。2.公开招标应按照以下程序进行：编制招标文件：招标文件应包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。发布招标公告：通过学校官网、政府采购指定媒体等渠道发布招标公告，公告内容应包括招标项目名称、招标内容、投标人资格要求、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间和开标时间及地点等。出售招标文件：按照招标公告规定的时间、地点向潜在投标人出售招标文件，并提供相关答疑服务。开标、评标：按照招标文件规定的时间和地点组织开标，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标过程应记录并存档。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，提出评标报告，并推荐中标候选人。定标：招标人根据评标委员会提出的评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。中标人确定后，招标人应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应按照以下程序进行：选择邀请对象：从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。编制招标文件：招标文件的编制要求与公开招标相同。发售招标文件：向被邀请的供应商发售招标文件，并提供相关答疑服务。开标、评标：开标、评标程序与公开招标相同，但评标委员会成员人数应为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。定标：招标人根据评标委员会提出的评标报告和推荐的中标候选人确定中标人。中标人确定后，招标人应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有被邀请未中标的投标人。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应按照以下程序进行：成立谈判小组：谈判小组由学校相关部门代表、技术专家、经济专家等组成，成员人数应为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判文件应明确谈判项目的技术要求、价格要求、服务要求等实质性内容。确定邀请参加谈判的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组与各供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的软件采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照以下程序进行：填写单一来源采购申请表：采购人应填写单一来源采购申请表，说明采购项目的名称、采购内容、采购金额、采用单一来源采购方式的原因等，并附相关证明材料。组织论证：学校相关部门组织专家对单一来源采购申请进行论证。论证内容包括采购项目的必要性、只能从唯一供应商处采购的原因、拟采购软件的市场价格等。论证专家应出具论证意见，明确是否同意采用单一来源采购方式。审批：经论证通过的单一来源采购申请提交学校相关部门进行审批。审批部门应根据论证意见和学校实际情况进行审核，对于涉及金额较大的单一来源采购项目，需提交学校领导办公会审议通过后方可实施。签订采购合同：采购人应与单一来源供应商签订采购合同，合同内容应明确采购软件的名称、规格、数量、价格、服务要求及违约责任等。（五）询价1.采购的软件规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应按照以下程序进行：成立询价小组：询价小组由学校相关部门代表、技术人员等组成，成员人数应为三人以上单数。确定被询价的供应商名单：从符合相应资格条件的供应商中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价：询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商：采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。四、采购流程（一）采购计划编制1.根据需求审批结果，各部门、各学院编制软件采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、采购方式、采购时间安排等内容。2.采购计划提交学校相关部门进行审核。审核部门应从学校整体工作安排、资金预算、资源配置等方面对采购计划进行审核，确保采购计划合理可行。（二）采购文件编制1.根据采购方式和采购需求，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制过程中，应充分征求学校相关部门、技术专家、法律专家等的意见和建议，确保采购文件内容准确、完整、合法合规。（三）采购公告发布1.对于采用公开招标、邀请招标方式的采购项目，应按照规定在学校官网、政府采购指定媒体等渠道发布采购公告。采购公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、采购方式、投标人资格要求、获取采购文件的时间和方式、投标截止时间和开标时间及地点等内容。2.对于采用竞争性谈判、单一来源采购、询价方式的采购项目，应向符合相应资格条件的供应商发出采购邀请书或询价通知书，明确采购项目的相关要求和供应商应提交的响应文件内容。（四）供应商选择与采购文件获取1.潜在供应商应按照采购公告、采购邀请书或询价通知书的要求，在规定时间内获取采购文件，并按照采购文件的要求编制响应文件。2.采购人应按照规定对供应商的资格进行审查，确保参与采购活动的供应商符合相应资格条件。对于不符合资格条件的供应商，应拒绝其参与采购活动。（五）开标、谈判、询价等采购活动组织1.按照采购文件规定的时间和地点组织开标、谈判、询价等采购活动。采购活动应严格按照规定的程序进行，确保采购过程公平、公正、公开。2.在采购活动过程中，应做好记录工作，包括采购文件的发放、供应商响应文件的接收、开标、谈判、询价过程中的各项记录等。记录应真实、准确、完整，并妥善保管。（六）评标、定标1.评标委员会或谈判小组按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的响应文件进行评审和比较，提出评标报告或谈判结果，并推荐中标候选人或成交供应商。2.采购人根据评标报告或谈判结果，按照规定确定中标人或成交供应商，并向其发出中标通知书或成交通知书。（七）合同签订1.中标人或成交供应商应在规定时间内与采购人签订采购合同。采购合同应明确采购软件的名称、规格、数量、价格、服务要求、交货时间、验收标准、违约责任等内容。2.采购合同签订后，应报学校相关部门备案。备案部门应审核合同内容是否符合采购文件要求和学校相关规定，确保合同合法有效。五、验收管理（一）验收准备1.采购合同签订后，采购人应组织成立验收小组。验收小组应由学校相关部门代表、技术人员、使用人员等组成，成员人数应为三人以上单数。2.验收小组应根据采购合同和采购文件的要求，制定详细的验收方案。验收方案应明确验收内容、验收标准、验收方法、验收时间安排等。（二）验收实施1.供应商应按照采购合同约定的时间、地点和方式交付软件产品。交付时，应提供软件产品的相关资料，如产品说明书、使用手册、软件授权证书等。2.验收小组按照验收方案对软件产品进行验收。验收内容包括软件的功能、性能、兼容性、安全性等方面是否符合采购合同和采购文件的要求。验收过程中，应做好记录工作，包括验收时间、验收地点、验收人员、验收内容、验收结果等。（三）验收报告1.验收结束后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括验收基本情况、验收依据（采购合同、采购文件等）、验收内容、验收标准、验收方法、验收结果、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认。2.验收报告一式多份，分别由采购人、供应商、学校相关部门留存。对于验收合格的软件产品，采购人应按照采购合同约定支付款项；对于验收不合格的软件产品，采购人应要求供应商限期整改或退换货，直至验收合格为止。六、售后服务管理（一）售后服务要求1.采购合同应明确软件供应商的售后服务内容、服务期限、服务响应时间等要求。售后服务内容应包括软件安装调试、培训、故障排除、软件升级等。2.软件供应商应按照采购合同约定提供优质、及时的售后服务。服务响应时间应符合合同要求，对于紧急故障应在规定时间内到达现场进行处理。（二）售后服务监督与评价1.采购人应建立售后服务监督机制，对软件供应商的售后服务情况进行跟踪和监督。定期收集师生及相关工作人员对软件售后服务的意见和建议，及时反馈给软件供应商，并要求其进行改进。2.采购人应定期对软件供应商的售后服务进行评价。评价内容包括服务质量（服务响应时间、故障解决率等）、服务态度、服务费用等方面。评价结果应作为后续采购活动中选择供应商的重要参考依据。（三）售后服务费用支付1.对于采购合同中约定的售后服务费用，采购人应按照合同约定的方式和时间进行支付。支付时，应要求软件供应商提供相应的服务发票和服务报告等证明材料。2.如软件供应商未按照采购合同约定提供售后服务或售后服务质量不符合要求，采购人有权扣除相应的售后服务费用，并要求软件供应商承担违约责任。七、监督与责任追究（一）监督管理1.学校相关部门应加强对校园计算机软件采购活动的监督管理。监督内容包括采购需求确定、采购方式选择、采购程序执行、合同签订、验收管理、售后服务等环节。2.建立健全采购活动投诉处理机制，对于师生及相关工作人员对采购活动提出的投诉，应及时